政府采购活动管理制度

政府采购活动管理制度总则一、目的为规范公司的政府采购活动，加强对政府采购行为的管理和监督，提高政府采购资金的使用效益，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各单位的政府采购活动。政府采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。三、管理原则1.公开、公平、公正原则：政府采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益。2.诚实信用原则：政府采购当事人应当遵循诚实信用原则，履行各自的义务，不得有欺诈、串通、滥用职权等行为。3.依法采购原则：政府采购活动应当依法进行，遵守法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性规定。4.效益原则：政府采购活动应当注重经济效益和社会效益，提高政府采购资金的使用效益，促进经济社会的发展。四、管理机构及职责1.公司成立政府采购领导小组，负责公司政府采购活动的领导和决策。政府采购领导小组由公司总经理任组长，分管采购的副总经理任副组长，相关部门负责人为成员。2.公司采购管理部门负责公司政府采购活动的具体组织和实施，履行以下职责：（1）制定公司政府采购工作计划和预算；（2）组织实施公司政府采购活动，包括发布采购信息、接收投标文件、组织开标、评标、定标等；（3）签订政府采购合同，督促合同履行；（4）负责政府采购档案的管理；（5）其他与政府采购活动有关的职责。3.公司财务部门负责公司政府采购资金的管理和核算，履行以下职责：（1）编制公司政府采购资金预算；（2）审核政府采购资金支付申请，办理政府采购资金支付手续；（3）对政府采购资金的使用情况进行监督和检查；（4）其他与政府采购资金管理有关的职责。4.公司审计部门负责对公司政府采购活动的审计和监督，履行以下职责：（1）对公司政府采购活动的合法性、合规性进行审计；（2）对公司政府采购合同的履行情况进行监督；（3）对公司政府采购资金的使用情况进行审计；（4）其他与政府采购审计有关的职责。五、采购方式1.公开招标：采购金额达到规定标准的货物、工程和服务，应当采用公开招标方式。公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.邀请招标：符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，确定最终供应商的采购方式。4.单一来源采购：符合下列情形之一的货物、工程和服务，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式。询价是指采购人向有关供应商发出询价通知书，让其报价，然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的采购方式。六、采购程序1.采购计划的编制与审批（1）各部门根据工作需要，提出采购申请，填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（2）采购管理部门对各部门的采购申请进行汇总，编制公司的采购计划，经政府采购领导小组审批后，下达给各采购实施部门。2.采购信息的发布（1）采用公开招标方式的，采购管理部门应当在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应当包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、地点等。（2）采用邀请招标方式的，采购管理部门应当向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应当包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、地点等。（3）采用竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式的，采购管理部门应当根据采购项目的特点和需要，采取适当的方式发布采购信息。3.供应商的资格审查（1）采购管理部门应当对供应商的资格进行审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书等。（2）对于重要的采购项目，采购管理部门还可以对供应商的资信状况、生产能力、技术水平等进行实地考察。4.投标文件的接收与评审（1）采购管理部门应当按照规定的时间和地点接收供应商的投标文件，并对投标文件的密封性进行检查。（2）采购管理部门应当组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（3）评标委员会应当按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，提出书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。5.中标结果的确定与公告（1）采购管理部门应当根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（2）采购管理部门应当在指定的媒体上公告中标结果，公告内容应当包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、中标供应商名称、中标金额、交货时间、地点等。6.合同的签订与履行（1）中标供应商应当在中标通知书规定的时间内，与采购管理部门签订政府采购合同。政府采购合同应当采用书面形式，合同内容应当包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、地点、质量标准、价款、付款方式、违约责任等。（2）采购管理部门应当对政府采购合同的履行情况进行监督，督促中标供应商按照合同约定履行义务。7.验收与结算（1）采购项目到货后，采购管理部门应当组织相关部门对采购项目进行验收，验收内容包括采购项目的数量、规格、质量等。（2）验收合格后，采购管理部门应当向财务部门提交验收报告和发票等相关资料，财务部门应当按照合同约定办理付款手续。采购管理一、采购预算管理1.各部门应当根据工作需要，编制本部门的采购预算，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购管理部门应当对各部门的采购预算进行汇总，编制公司的采购预算，经政府采购领导小组审批后，下达给各采购实施部门。3.采购管理部门应当对采购预算的执行情况进行监督和检查，及时发现和解决预算执行中存在的问题。二、采购计划管理1.采购管理部门应当根据公司的采购预算和工作需要，制定公司的采购计划，经政府采购领导小组审批后，下达给各采购实施部门。2.采购实施部门应当按照采购计划的要求，组织实施采购活动，确保采购活动的顺利进行。3.采购管理部门应当对采购计划的执行情况进行监督和检查，及时调整采购计划，确保采购计划的合理性和有效性。三、供应商管理1.采购管理部门应当建立供应商档案，对供应商的基本情况、资质证书、业绩等进行记录和管理。2.采购管理部门应当对供应商的信用状况进行评估，建立供应商信用评价体系，对供应商的信用等级进行评定，并根据供应商的信用等级，确定供应商的供货资格和供货比例。3.采购管理部门应当对供应商的供货质量、交货期等进行监督和检查，及时发现和解决供应商供货中存在的问题。4.采购管理部门应当定期对供应商进行考核，根据考核结果，对供应商进行奖惩和淘汰。四、采购合同管理1.采购管理部门应当按照规定的程序和要求，与中标供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应当明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、数量、规格、技术要求、交货时间、地点、质量标准、价款、付款方式、违约责任等。3.采购管理部门应当对政府采购合同的履行情况进行监督和检查，及时发现和解决合同履行中存在的问题。4.采购管理部门应当建立政府采购合同档案，对政府采购合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和管理。五、采购验收管理1.采购项目到货后，采购管理部门应当组织相关部门对采购项目进行验收，验收内容包括采购项目的数量、规格、质量等。2.验收合格后，采购管理部门应当填写《采购验收报告》，并由验收人员签字确认。3.采购管理部门应当将《采购验收报告》和发票等相关资料提交给财务部门，财务部门应当按照合同约定办理付款手续。六、采购结算管理1.财务部门应当按照合同约定的付款方式和期限，办理采购项目的付款手续。2.财务部门应当对采购项目的付款申请进行审核，确保付款申请的真实性、合法性和合理性。3.财务部门应当建立采购项目付款台账，对采购项目的付款情况进行记录和管理。监督与检查一、内部监督1.公司内部审计部门应当对公司的政府采购活动进行定期审计和专项审计，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.公司采购管理部门应当对公司的政府采购活动进行日常监督和检查，发现问题及时进行处理，并向公司领