乡镇档案管理制度

乡镇档案管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、下属事业单位及各村（社区）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。乡镇档案工作实行集中统一管理，由乡镇综合档案室负责对各类档案进行集中收集、整理、保管和利用。2.真实性原则。档案应如实反映乡镇各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则。全面收集和整理乡镇在工作活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.规范性原则。档案管理工作应遵循国家有关档案管理的法律法规和标准规范，确保档案管理工作的规范化、标准化。5.服务性原则。档案管理工作应围绕乡镇中心工作，积极主动地为乡镇各项工作提供优质高效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室乡镇设立综合档案室，配备专职档案管理人员，负责乡镇档案的日常管理工作。综合档案室的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定乡镇档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管和统计乡镇机关各部门、下属事业单位及各村（社区）的档案资料，确保档案的齐全完整和安全。3.对收集的档案资料进行分类、编目、装订、上架等整理工作，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅利用。4.积极开展档案信息资源开发利用工作，为乡镇各项工作提供档案资料查询、借阅等服务，充分发挥档案的作用。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.负责组织乡镇档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质和管理水平。7.做好档案管理设施设备的维护和管理工作，确保档案管理工作的正常开展。（二）各部门及村（社区）档案管理人员乡镇机关各部门、下属事业单位及各村（社区）应明确一名档案管理人员，负责本部门（单位）档案的收集、整理、移交等工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门（单位）在工作活动中形成的各种文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交乡镇综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供相关档案资料。4.接受综合档案室的业务指导，积极参加档案业务培训，不断提高自身的档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇党委、政府及各部门在履行职能活动中形成的各种文件、会议记录、工作计划、总结、报表、统计资料、合同协议、调研报告、简报等纸质文件材料。2.乡镇机关各部门、下属事业单位及各村（社区）在工作中形成的照片、录音、录像、光盘等声像档案材料。3.乡镇在基本建设、重大活动、重点项目等工作中形成的图纸、图表、文件、验收报告等专门档案材料。4.乡镇干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等个人档案材料。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门（单位）应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案形成部门（单位）应在文件材料形成后及时整理，按照档案管理要求进行分类、装订，定期移交综合档案室。3.对于重要文件材料，应一式两份，一份留存本部门（单位）备查，一份移交综合档案室。4.声像档案材料应在活动结束后及时整理归档，确保图像清晰、声音完整，并注明拍摄时间、地点、人物、事由等相关信息。5.专门档案材料应按照相关行业标准和规范进行整理归档，确保档案的专业性和系统性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.纸质档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。对每份文件进行编号，编制文件目录。按照分类方案进行排列，装订成册。填写档案盒封面、盒脊等信息，将整理好的档案装入档案盒。2.声像档案的整理按照载体形式、年度、内容等进行分类。对每张照片、每盘录音录像带等进行编号，编制声像档案目录。填写声像档案说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等相关信息。将声像档案存储在专用的存储设备中，并进行备份。3.专门档案的整理按照专门档案的行业标准和规范进行分类、编号、编目等整理工作。建立专门档案数据库，实现电子档案与纸质档案的同步管理。四、档案的保管（一）保管场所乡镇综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的齐全完整和安全。如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取措施进行修复和处理。2.对电子档案应进行定期备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。3.严格遵守档案查阅利用制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。4.做好档案库房的安全保卫工作，配备必要的消防器材，确保档案库房的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从乡镇工作的实际需要出发，准确判定档案的价值，确保既不丢失有价值的档案，又不保存已失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立由乡镇分管领导、综合档案室负责人及相关业务人员组成的档案鉴定小组，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的价值。2.对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值。对于已失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册。（四）销毁程序1.档案销毁清册经档案鉴定小组审核、乡镇分管领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅利用范围1.本乡镇机关工作人员因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅本乡镇档案的，须经乡镇分管领导批准。3.涉及个人隐私等特殊情况查阅档案的，须经本人申请，所在部门（单位）负责人同意，综合档案室审核后报乡镇分管领导批准。（二）查阅利用手续1.查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出档案，须经乡镇分管领导批准，并办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。（三）利用服务1.综合档案室应积极主动地为档案利用者提供优质高效的服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。2.对于重要档案资料的查阅利用，综合档案室可根据实际情况，安排专人协助查阅，并做好相关记录。3.鼓励档案管理人员开展档案信息资源开发利用工作，通过编写档案参考资料、专题汇编等形式，为乡镇各项工作提供决策依据和参考。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步建立乡镇档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化档案的采集1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案。扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保电子档案清晰可读。2.对声像档案进行数字化转换，存储在电子存储设备中，并建立相应的目录数据库。3.对专门档案中的电子文件，应按照相关标准和规范进行整理和转换，纳入档案管理信息系统。（三）档案管理信息系统的功能1.档案录入功能。实现档案的基本信息、文件内容等的录入，建立档案数据库。2.档案检索功能。提供多种检索方式，方便用户快速准确地查找所需档案。3.档案借阅管理功能。记录档案的借阅情况，实现借阅流程的自动化管理。4.档案统计分析功能。对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.系统安全管理功能。设置用户权限，确保档案信息的安全保密。（四）数据备份与维护1.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。2.安排专人负责档案管理信息系统的日常维护和管理，及时处理系统故障和数据问题，确保系统的正常运行。八、档案人员职责与培训（一）档案人员职责1.档案管理人员应热爱档案工作，遵守档案管理法律法规和职业道德规范，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅利用等日常管理工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身的业务素质和管理水平，掌握档案管理的新技术、新方法。4.保守档案机密，维护档案的安全和完整，不得擅自泄露档案内容。（二）培训计划1.制定年度档案人员培训