政府采购业务管理制度

政府采购业务管理制度总则一、目的为规范公司的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购效率，保障公司的合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司及所属各单位的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。三、基本原则1.公开、公平、公正原则：政府采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，维护国家利益、社会公共利益和政府采购当事人的合法权益。2.诚实信用原则：政府采购当事人应当遵循诚实信用原则，遵守法律法规，不得有欺诈、串通、滥用职权等行为。3.节约成本原则：政府采购活动应当遵循节约成本的原则，提高资金使用效益，降低采购成本。4.依法采购原则：政府采购活动应当遵循依法采购的原则，严格按照法律法规的规定进行采购，不得违反法律法规的规定。四、管理机构及职责1.公司成立政府采购领导小组，负责公司政府采购的领导和决策工作。政府采购领导小组组长由公司总经理担任，副组长由公司分管采购的副总经理担任，成员由公司相关部门负责人组成。2.公司采购管理部门负责公司政府采购的具体管理工作，包括制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同、验收采购货物或服务等。采购管理部门负责人由公司分管采购的副总经理担任，成员由公司采购部门、财务部门、法律事务部门等相关部门负责人组成。3.公司财务部门负责公司政府采购的财务核算和资金管理工作，包括编制采购预算、审核采购资金支付申请、办理采购资金结算等。财务部门负责人由公司总会计师担任，成员由公司财务部门相关人员组成。4.公司法律事务部门负责公司政府采购的法律事务工作，包括审核采购合同、提供法律咨询和建议、处理政府采购纠纷等。法律事务部门负责人由公司总法律顾问担任，成员由公司法律事务部门相关人员组成。五、采购方式1.公开招标：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：（1）采购项目达到公开招标数额标准的；（2）因特殊情况需要采用公开招标方式的。2.邀请招标：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式。六、采购程序1.采购计划编制（1）公司各部门根据工作需要，提出采购申请，填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（2）采购管理部门对各部门提交的《采购申请表》进行汇总，编制《采购计划》，经采购管理部门负责人审核签字后，报政府采购领导小组审批。（3）政府采购领导小组对《采购计划》进行审批，经审批通过的《采购计划》由采购管理部门下达给各采购实施部门。2.采购方式选择（1）采购管理部门根据《采购计划》，结合采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，并报政府采购领导小组审批。（2）政府采购领导小组对采购管理部门选择的采购方式进行审批，经审批通过的采购方式由采购管理部门组织实施。3.采购实施（1）公开招标采购①采购管理部门按照《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规的规定，发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。②采购管理部门对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。③采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（2）邀请招标采购①采购管理部门根据采购项目的特点和需求，从符合条件的供应商中随机选择三家以上的供应商发出邀请书，邀请其参加投标。②采购管理部门对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。③采购管理部门与中标供应商签订采购合同。（3）竞争性谈判采购①采购管理部门成立谈判小组，制定谈判文件，确定谈判程序和评价方法。②采购管理部门邀请符合条件的供应商参加谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件。③谈判小组对供应商的响应文件进行评审，与供应商进行谈判，确定成交供应商。④采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（4）单一来源采购①采购管理部门在采购活动开始前，向政府采购监督管理部门提交单一来源采购申请，经政府采购监督管理部门批准后，方可进行采购。②采购管理部门与单一来源供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款。③采购管理部门与单一来源供应商签订采购合同。（5）询价采购①采购管理部门根据采购项目的特点和需求，选择三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内提交报价文件。②采购管理部门对供应商的报价文件进行评审，确定成交供应商。③采购管理部门与成交供应商签订采购合同。4.采购合同签订（1）采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，采购合同应当包括采购项目的名称、数量、质量、规格、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。（2）采购合同签订后，采购管理部门应当将采购合同副本送财务部门、法律事务部门备案。5.采购验收（1）采购管理部门应当组织相关部门对采购货物或服务进行验收，验收内容包括货物或服务的数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同的要求。（2）验收合格后，验收人员应当在验收报告上签字确认，验收报告应当作为支付采购款项的依据。6.采购结算（1）财务部门应当根据采购合同、验收报告等相关资料，审核采购款项支付申请，经审核无误后，按照规定的程序办理采购款项结算。（2）采购款项结算应当按照国家有关财务管理制度的规定进行，不得违反财务管理制度的规定。采购管理一、采购预算管理1.公司各部门应当根据工作需要，编制本部门的采购预算，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购管理部门对各部门提交的采购预算进行汇总，编制公司的采购预算，经采购管理部门负责人审核签字后，报政府采购领导小组审批。3.政府采购领导小组对公司的采购预算进行审批，经审批通过的采购预算由采购管理部门下达给各采购实施部门。4.各采购实施部门应当严格按照采购预算进行采购，不得超预算采购。二、采购计划管理1.公司各部门应当根据工作需要，提出采购申请，填写《采购申请表》，经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购管理部门对各部门提交的《采购申请表》进行汇总，编制《采购计划》，经采购管理部门负责人审核签字后，报政府采购领导小组审批。3.政府采购领导小组对《采购计划》进行审批，经审批通过的《采购计划》由采购管理部门下达给各采购实施部门。4.各采购实施部门应当严格按照《采购计划》进行采购，不得擅自变更采购计划。三、供应商管理1.公司建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩等进行登记和管理。2.采购管理部门应当对供应商进行定期评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，建立供应商信用评价体系。3.公司鼓励供应商参与公司的政府采购活动，对积极参与公司政府采购活动的供应商给予一定的优惠政策。四、采购文件管理1.公司制定统一的采购文件模板，包括招标公告、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购管理部门应当对采购文件进行严格管理，确保采购文件的合法性、公正性和准确性。3.采购文件应当按照规定的程序进行发布、修改和备案。五、采购档案管理1.公司建立采购档案管理制度，对采购活动的全过程进行档案管理。2.采购档案包括采购计划、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。3.采购档案应当按照规定的期限进行保存，不得随意销毁。监督与检查一、内部监督1.公司设立内部监督机构，对政府采购活动进行内部监督。内部监督机构应当定期对政府采购活动进行检查，发现问题及时纠正。2.公司各部