财务应收款管理制度

财务应收款管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范应收款的日常管理和监控，提高资金使用效率，防范经营风险，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及应收款项的管理活动。（三）应收款定义本制度所称应收款是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，主要包括应收账款、应收票据、预付账款、其他应收款等。（四）管理原则1.谁经办谁负责原则应收款项的经办部门和责任人对该款项的回收负有直接责任，必须采取有效措施确保款项及时、足额收回。2.风险控制原则在应收款管理过程中，应充分评估客户信用风险，采取必要的风险防范措施，降低坏账损失风险。3.动态监控原则对应收款进行动态跟踪管理，及时掌握款项的回收情况，发现问题及时采取措施解决。4.协同合作原则销售、财务、法务等部门应密切协作，形成合力，共同做好应收款管理工作。二、职责分工（一）销售部门1.负责客户信用调查与评估，建立客户信用档案。2.按照公司销售政策与客户签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款。3.负责销售业务的全过程跟踪，及时与客户沟通协调，确保销售款项按时回收。4.对于逾期未收回的款项，及时与财务部门沟通，并配合财务部门进行催收工作。（二）财务部门1.负责应收款的核算与管理，定期编制应收款报表，向管理层及相关部门提供应收款信息。2.协助销售部门进行客户信用评估，提供财务数据支持。3.负责对应收款进行账龄分析，及时发现逾期款项，并向销售部门发出预警。4.制定应收款催收计划，组织实施催收工作，必要时采取法律手段维护公司权益。5.对应收款坏账损失进行审核与处理，按照公司规定计提坏账准备。（三）法务部门1.参与销售合同的审核，确保合同条款合法合规，维护公司利益。2.为应收款催收提供法律支持，协助制定催收策略，处理涉及应收款的法律纠纷。（四）其他部门各相关部门应积极配合销售部门和财务部门做好应收款管理工作，如涉及提供客户信息、协助催收等事项，应及时响应并提供必要的支持。三、客户信用管理（一）信用调查1.销售部门在与新客户建立业务关系前，应负责对客户进行信用调查，收集客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等资料。2.信用调查可通过多种方式进行，包括实地考察、查阅客户财务报表、咨询行业协会、查询信用评级机构报告、与客户以往交易伙伴沟通等。3.对于重要客户或信用状况不明的客户，应委托专业信用调查机构进行调查。（二）信用评估1.销售部门根据收集到的客户信用信息，会同财务部门对客户进行信用评估，确定客户信用等级。2.信用评估指标可包括客户的经营规模、财务状况、偿债能力、信用记录、行业前景等。3.信用等级一般分为A、B、C、D四级，其中：A级为信用状况良好，偿债能力强，经营稳定，信誉度高，可给予较高信用额度和较长付款期限。B级为信用状况较好，有一定偿债能力，经营较稳定，信誉度较高，可给予一定信用额度和适当付款期限。C级为信用状况一般，偿债能力一般，经营稳定性一般，信誉度一般，应适当控制信用额度和付款期限。D级为信用状况较差，偿债能力弱，经营不稳定，信誉度低，原则上不给予信用额度，应采取现款现货或其他风险防范措施。（三）信用档案建立与更新1.销售部门应建立客户信用档案，详细记录客户的信用评估资料、信用等级、信用额度、付款期限、交易记录等信息。2.客户信用档案应定期更新，及时反映客户信用状况的变化。对于信用等级发生变化的客户，应重新评估其信用额度和付款期限，并相应调整信用档案。（四）信用额度与付款期限设定1.根据客户信用等级，销售部门会同财务部门为客户设定合理的信用额度和付款期限。2.信用额度是指公司在一定时期内允许客户累计欠款的最高限额。付款期限是指客户应支付货款的最迟期限。3.信用额度和付款期限应根据客户信用状况、市场竞争情况、公司经营策略等因素进行动态调整。在客户信用状况发生重大变化时，应及时调整其信用额度和付款期限。四、销售合同管理（一）合同签订1.销售部门应按照公司销售政策与客户签订销售合同，合同内容应明确、具体、完整，包括但不限于商品或劳务的名称、规格、数量、价格、金额、交货时间、交货地点、付款方式、付款期限、违约责任等条款。2.销售合同签订前，应提交财务部门审核，重点审核付款方式、付款期限、结算条款等是否符合公司规定，是否有利于公司资金回笼和风险防范。财务部门应在合同审核意见表上签署明确的审核意见，对于不符合规定的条款，应及时提出修改建议。3.销售合同经审核通过后，由销售部门负责与客户签订，并加盖公司合同专用章。合同签订后，销售部门应及时将合同副本交财务部门备案。（二）合同执行跟踪1.销售部门负责销售合同的执行跟踪，确保合同按时、按质、按量履行。在合同执行过程中，如发现客户有违约迹象或可能影响款项回收的情况，应及时与客户沟通协调，并向财务部门通报。2.财务部门应根据销售合同约定的付款方式和付款期限，对应收款进行跟踪管理，及时掌握款项回收情况。对于逾期未收回的款项，应及时向销售部门发出预警，并协助销售部门进行催收。（三）合同变更与解除1.销售合同签订后，如因特殊原因需要变更或解除合同的，应经双方协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议签订前，应提交财务部门审核，重点审核对公司应收款的影响及相应的处理措施。2.财务部门应根据合同变更或解除协议，及时调整应收款账目，并对已发生的应收款进行相应的处理。如因合同变更或解除导致公司应收款减少或无法收回的，应按照公司规定进行审批和账务处理。五、应收款日常管理（一）台账建立1.财务部门应建立应收款台账，详细记录每笔应收款的客户名称、合同编号、销售日期、金额、付款期限、开票日期、收款情况等信息。2.应收款台账应定期更新，确保账实相符。财务人员应每日核对收款情况，及时登记台账，发现问题及时查明原因并进行处理。（二）账龄分析1.财务部门每月末对应收款进行账龄分析，编制应收款账龄分析表，直观反映应收款的账龄结构和逾期情况。2.账龄分析表应按客户、账龄区间等维度进行分类统计，以便于管理层和相关部门了解应收款的分布情况，及时采取针对性的催收措施。3.对于账龄较长的应收款，应重点关注，分析原因，制定专项催收计划，加大催收力度。（三）定期对账1.财务部门应定期与客户进行对账，确保双方账目一致。对账周期一般为每月或每季度，具体由财务部门根据实际情况确定。2.对账方式可采用函证、上门对账、电话沟通等方式进行。对于重要客户或金额较大的应收款，应采用函证方式进行对账，并要求客户在回函上加盖公章确认。3.如发现双方账目存在差异，应及时查明原因，进行调整。对于因未达账项等原因导致的差异，应编制银行存款余额调节表等进行说明。（四）催收管理1.销售部门负责对应收款进行催收，按照账龄和逾期情况制定催收计划，明确催收责任人、催收方式和催收期限。2.催收方式可包括电话催收、上门催收、发函催收、法律催收等。对于逾期时间较短的款项，可先采用电话催收或发函催收方式；对于逾期时间较长、金额较大且多次催收无效的款项，应及时采取法律手段进行催收。3.财务部门应协助销售部门进行催收工作，提供应收款相关信息和数据支持。对于催收过程中发现的问题或风险，应及时向管理层汇报，并提出相应的建议和措施。4.催收责任人应定期向销售部门和财务部门汇报催收进展情况，对于已收回的款项，应及时办理相关手续，并通知财务部门进行账务处理。六、坏账管理（一）坏账确认1.符合下列条件之一的应收款，可确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期3年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。国务院财政、税务主管部门规定的其他条件。2.坏账确认应由经办部门提出申请，填写坏账损失审批表，详细说明坏账形成的原因、过程及相关证据材料，并提交财务部门审核。3.财务部门应会同法务部门等相关部门对坏账申请进行审核，必要时可进行实地调查核实。审核通过后，报公司管理层审批。（二）坏账处理1.经公司管理层批准的坏账损失，财务部门应按照公司财务制度的规定进行账务处理，冲减相应的应收款账面价值，并计提坏账准备。2.已确认并转销的坏账损失，如以后又收回的，应及时借记应收账款等科目，贷记坏账准备科目；同时，借记银行存款科目，贷记应收账款等科目。（三）坏账核销后管理1.坏账核销后，经办部门和责任人仍应继续关注债务人的经营状况和财务状况，如发现债务人有还款能力或有其他可能收回款项的线索，应及时向公司报告，并配合公司采取措施收回款项。2.财务部门应定期对已核销坏账进行跟踪管理，建立已核销坏账备查账，详细记录坏账核销的时间、金额、原因及后续跟踪情况等信息。七、监督与考核（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对应收款管理情况进行审计监督，检查应收款管理制度的执行情况、客户信用管理、销售合同管理、应收款日常管理、坏账管理等工作是否规范、有效。2.内部审计部门在审计过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反应收款管理制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理。（二）考核机制1.建立应收款管理考核机制，将应收款回收率、逾期账款占比、坏账损失率等指标纳入各部门及相关人员的绩效考核体系。2.销售部门的绩效考核应与应收款回收率挂钩，对于应收款回收率