软件供应商管理制度

软件供应商管理制度一、总则（一）目的为加强公司软件供应商的管理，规范软件采购行为，确保所采购软件的质量、功能满足公司业务需求，保障公司信息系统的稳定运行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有软件采购项目中对软件供应商的选择、评估、管理及相关活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在软件供应商的选择、评估等过程中，遵循公平、公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会，依据客观标准进行评价和决策。2.质量优先原则：优先选择能够提供高质量软件产品和服务的供应商，其软件应具备稳定性、可靠性、安全性等特性，满足公司业务流程和技术要求。3.成本效益原则：在保证软件质量和服务水平的前提下，综合考虑采购成本，通过合理的采购策略和谈判，实现成本效益的最大化。4.合作共赢原则：与软件供应商建立长期稳定的合作关系，共同促进软件产品的优化和服务的提升，实现双方的共同发展。二、软件供应商的选择（一）需求分析与规划1.各部门根据业务发展需求，提前向公司信息技术部门提交软件采购需求申请，详细说明所需软件的功能、性能、使用范围、预期效果等内容。2.信息技术部门对各部门提交的需求进行汇总、分析和整合，结合公司整体信息化战略规划，形成软件采购需求文档。（二）供应商信息收集1.通过多种渠道收集软件供应商信息，包括但不限于互联网搜索、行业推荐、供应商自荐、专业咨询机构提供等。2.建立软件供应商信息库，记录供应商的基本情况，如公司名称、地址、联系方式、经营范围、主要产品及服务等。（三）供应商筛选1.根据软件采购需求文档，对收集到的供应商信息进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商。2.对于初步筛选合格的供应商，要求其提供公司简介、软件产品介绍、成功案例、技术支持能力、售后服务承诺等资料。（四）实地考察与评估1.对于重要的软件采购项目，组织相关人员对筛选出的潜在供应商进行实地考察。考察内容包括供应商的办公环境、研发能力、生产流程、质量控制体系等。2.依据考察情况及供应商提供的资料，从技术实力、产品质量、服务水平、价格合理性、信誉等方面对供应商进行综合评估。评估可采用打分制，设定各项评估指标的权重，计算出供应商的综合得分。（五）选择决策1.根据供应商的综合评估结果，由信息技术部门提出软件供应商推荐名单，提交公司采购决策委员会审议。2.采购决策委员会根据推荐名单及公司实际情况，最终确定软件供应商，并签订采购合同。三、软件采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购部门依据采购决策委员会确定的供应商及采购需求，起草软件采购合同。合同应明确软件的名称、版本、功能、数量、价格、交付时间、验收标准、售后服务等条款。2.合同初稿完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款的合法性、完整性、准确性，确保合同符合法律法规要求，保障公司权益。（二）合同签订1.经法务部门审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与软件供应商签订。签订后的合同原件由公司采购部门负责保管，同时将合同副本分发给信息技术部门、财务部门等相关部门。2.在合同签订过程中，如与软件供应商就合同条款存在分歧，应及时沟通协商，达成一致后再行签订。（三）合同执行跟踪1.采购部门负责跟踪软件采购合同的执行情况，定期与软件供应商沟通，了解软件的开发进度、交付时间等信息。2.信息技术部门配合采购部门，对软件的开发过程进行监督，确保软件按照合同要求进行开发，满足公司业务需求。（四）合同变更管理1.在合同执行过程中，如因业务需求变化、软件功能调整等原因需要变更合同条款，由提出变更需求的部门填写合同变更申请表，详细说明变更原因及内容。2.合同变更申请表经采购部门、信息技术部门、法务部门等相关部门审核通过后，由采购部门与软件供应商协商签订合同变更协议。（五）合同终止管理1.软件采购合同履行完毕或因其他原因需要终止时，由采购部门负责办理合同终止手续。2.合同终止前，采购部门应与软件供应商核对软件交付情况、款项支付情况等，确保双方无遗留问题。合同终止后，相关合同文件由采购部门按照公司档案管理规定进行归档保存。四、软件验收管理（一）验收准备1.软件交付前，信息技术部门应根据软件采购合同及需求文档，制定软件验收方案，明确验收标准、验收流程、验收人员等内容。2.验收人员应熟悉软件功能、性能、技术要求等，做好验收前的各项准备工作，包括准备验收工具、测试环境等。（二）初步验收1.软件供应商按照合同约定的时间和方式交付软件后，信息技术部门组织相关人员进行初步验收。初步验收主要检查软件的安装、配置是否正确，功能是否满足合同要求等。2.初步验收过程中，如发现软件存在问题，由软件供应商负责及时整改，直至初步验收合格。（三）系统测试1.初步验收合格后，信息技术部门组织进行系统测试。系统测试应涵盖功能测试、性能测试、安全测试、兼容性测试等多个方面，全面检验软件的质量和稳定性。2.测试过程中发现的问题，以书面形式通知软件供应商，要求其限期整改。整改完成后进行复测，直至系统测试通过。（四）最终验收1.系统测试通过后，信息技术部门组织相关部门及人员进行最终验收。最终验收主要依据软件采购合同及验收方案，对软件的整体运行情况进行评估。2.最终验收合格后，由信息技术部门出具软件验收报告，明确软件验收结论。验收报告经相关部门及人员签字确认后存档。（五）验收不合格处理1.如软件验收不合格，采购部门应及时与软件供应商沟通，要求其按照合同约定承担违约责任，如限期整改、退款、赔偿损失等。2.软件供应商拒不履行违约责任或整改后仍无法通过验收的，公司有权采取法律措施维护自身权益。五、软件供应商的日常管理（一）沟通与协调1.建立与软件供应商的定期沟通机制，信息技术部门、采购部门等相关人员定期与软件供应商就软件使用情况、问题反馈、需求变更等进行沟通交流。2.对于软件使用过程中出现的问题，及时与软件供应商联系，要求其提供技术支持和解决方案。对于重大问题，组织专门会议进行讨论和协调解决。（二）培训与支持1.软件供应商应根据公司需求，为公司相关人员提供软件培训服务，包括操作培训、系统维护培训等，确保公司人员能够熟练使用软件。2.软件供应商应建立完善的技术支持体系，提供及时、有效的技术支持服务。技术支持方式可包括电话支持、邮件支持、远程协助、现场支持等。（三）服务质量监督1.建立软件供应商服务质量监督机制，定期对软件供应商的服务质量进行评估。评估内容包括技术支持响应时间、问题解决率、培训效果等。2.根据服务质量评估结果，对服务质量优秀的软件供应商给予适当奖励，对服务质量不达标的软件供应商提出整改要求，如仍无改善，可考虑终止合作。（四）软件更新与升级1.软件供应商应根据软件技术发展和公司业务需求变化，及时对软件进行更新与升级。更新与升级计划应提前通知公司，并说明更新与升级的内容、时间、影响等。2.公司信息技术部门负责组织对软件更新与升级进行测试和评估，确保更新与升级后的软件能够正常运行，满足公司业务需求。六、软件供应商的考核与评价（一）考核指标设定1.从软件质量、服务水平、价格合理性、合同履行情况等方面设定软件供应商考核指标。具体指标可包括软件缺陷率、技术支持响应时间、问题解决周期、售后服务满意度、价格偏差率、合同按时交付率等。2.根据不同的软件采购项目及供应商特点，对各项考核指标设定合理的权重。（二）考核周期软件供应商考核周期为每年一次，在每年年底进行。考核期为上一年度1月1日至12月31日。（三）考核实施1.信息技术部门、采购部门等相关部门根据日常工作中对软件供应商的管理情况及相关数据记录，对软件供应商进行考核评分。2.考核评分采用百分制，各项考核指标得分按照设定的权重进行加权计算，得出软件供应商的年度考核总分。（四）评价结果应用1.根据软件供应商的年度考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核总分在90分及以上为优秀，8089分为良好，6079分为合格，60分以下为不合格。2.对于考核等级为优秀的软件供应商，在后续软件采购项目中给予优先考虑，并在合作中给予更多支持和优惠政策；对于考核等级为良好的软件供应商，继续保持合作，加强