建立合同闭环管理制度

建立合同闭环管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本合同闭环管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防控原则：注重合同风险的识别、评估和防控，确保公司利益不受损失。4.闭环管理原则：对合同从签订到终止的全过程进行闭环管理，确保各环节紧密衔接、有序运行。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据经营需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况，包括合同名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等。2.申请部门负责人对合同立项申请进行审核，重点审查业务的必要性、可行性及风险评估等内容，并签署审核意见。3.财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，如价款支付方式、结算周期、资金预算等，确保合同财务条款合理、合规，并签署审核意见。4.法务部门对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，并签署审核意见。5.经各部门审核通过的合同立项申请，报公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体经营战略和实际情况，对合同立项进行最终审批。（二）合同起草1.合同立项审批通过后，由业务部门负责合同起草工作。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。2.合同起草过程中，业务部门应充分与对方当事人沟通协商，明确双方的权利义务，避免合同条款存在歧义或漏洞。3.合同文本起草完成后，业务部门应将合同初稿提交给法务部门进行法律审查。法务部门对合同文本进行全面审查，提出修改意见，并形成《合同法律审查意见书》。（三）合同审核会签1.业务部门根据法务部门的《合同法律审查意见书》对合同文本进行修改完善后，组织相关部门进行合同审核会签。2.参与合同审核会签的部门包括业务部门、财务部门、法务部门等，各部门应根据自身职责对合同条款进行审核，并签署审核意见。3.审核会签过程中，各部门应重点关注合同条款的完整性、准确性、合法性、可行性以及对公司利益的保护等方面，提出具体的审核意见和建议。4.合同审核会签通过后，业务部门将合同文本提交给公司领导审批。（四）合同签订1.合同经公司领导审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保合同文本已经加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。2.签订合同过程中，业务部门应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行合同审批程序。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交公司档案室归档，并将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行合同职责。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点、责任人等内容，并填写《合同履行计划表》。2.合同履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行跟踪与监控1.业务部门应按照合同履行计划对合同履行情况进行跟踪与监控，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.业务部门应定期向公司领导汇报合同履行情况，提交《合同履行情况报告》，报告内容包括合同履行进度、存在的问题及解决方案、下一步工作计划等。3.财务部门应根据合同约定的价款支付方式和结算周期，及时与对方当事人进行款项结算，并对合同款项的收付情况进行监控。4.法务部门应关注合同履行过程中的法律风险，及时提供法律支持和建议，确保公司合法权益不受侵害。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更或解除协议。2.合同变更或解除协议签订前，应按照合同签订流程重新履行审批程序。3.合同变更或解除后，业务部门应及时调整合同履行计划，并向相关部门通报合同变更或解除情况。四、合同结算管理（一）结算申请1.合同履行完毕后，业务部门应根据合同约定及时向对方当事人提交结算申请，填写《合同结算申请表》，详细说明结算金额、结算依据、付款方式等内容。2.结算申请应附相关的证明材料，如发票、验收报告、结算清单等，确保结算依据充分、准确。（二）结算审核1.财务部门收到业务部门提交的《合同结算申请表》及相关证明材料后，对结算金额、付款方式、结算依据等进行审核。2.财务部门审核通过后，将《合同结算申请表》提交给法务部门进行合法性审查。法务部门重点审查合同结算条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，并签署审核意见。3.经财务部门和法务部门审核通过的结算申请，报公司分管领导审批。（三）款项支付1.结算申请经公司分管领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间及时向对方当事人支付款项。2.款项支付过程中，财务部门应严格遵守公司财务管理制度，确保款项支付安全、准确。3.财务部门支付款项后，应及时进行账务处理，并将付款凭证复印件交业务部门存档。五、合同归档管理（一）归档范围公司签订的各类合同及其相关资料，包括合同立项申请表、合同文本、合同法律审查意见书、合同履行计划表、合同履行情况报告、合同变更或解除协议、合同结算申请表及相关证明材料等。（二）归档要求1.合同归档应及时、完整、准确，确保合同资料的真实性和有效性。2.合同归档资料应按照合同类别、时间顺序等进行分类整理，编制目录清单，便于查阅和管理。3.合同原件应统一存放在公司档案室，由专人负责保管。档案室应建立健全档案管理制度，确保档案安全。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅合同档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。如需复印合同档案资料的，应经档案室管理人员同意，并登记复印内容和用途。3.公司外部人员因特殊原因需要查阅合同档案的，应提交单位介绍信及本人有效身份证件，经公司分管领导审批后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，并严格遵守档案室管理制度。4.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和公司分管领导审批后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在合同档案上涂改、标记、污损等。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.公司定期组织开展合同风险识别与评估工作，由法务部门牵头，各业务部门、财务部门等参与。2.风险识别与评估应涵盖合同签订、履行、变更、终止等全过程，重点关注合同主体资格、合同条款、履行能力、法律风险等方面。3.通过风险识别与评估，确定合同风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于低风险合同，可简化审批流程，加强日常监控。2.对于中等风险合同，应严格履行审批程序，加强合同履行跟踪与监控，及时采取风险防范措施。3.对于高风险合同，除严格履行审批程序外，还应组织专题论证，制定专项风险应对方案，必要时可聘请专业机构进行评估和指导。（三）风险监控与预警1.建立合同风险监控机制，定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在风险。2.设立合同风险预警指标，如逾期付款率、合同纠纷发生率等，当预警指标达到设定阈值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理培训，提高员工的合同法律意识和风险防范意识。2.在合同签订和履行过程中，严格遵守法律法规和合同约定，避免因自身原因引发合同纠纷。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向公司领导汇报，并会同法务部门进行调查了解，收集相关证据材料。2.法务部门根据纠纷情况制定纠纷处理方案，明确处理策略和措施。3.如纠纷能够通过协商解决的，应积极与对方当事人协商，争取达成和解协议。协商过程中，应注意维护公司合法权益，避免损害公司利益。4.如协商不成，需要通过仲裁或诉讼解决的，法务部门应及时聘请专业律师代理案件，并按照仲裁或诉讼程序进行处理。5.合同纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法务部门工作，提供必要的协助和支持。（三）纠纷