招标监控视频管理制度

招标监控视频管理制度一、总则（一）目的为加强公司招标活动的管理与监督，确保招标过程的公平、公正、公开，维护公司利益，特制定本招标监控视频管理制度。本制度旨在规范招标监控视频的录制、存储、查阅、使用等流程，保证视频资料能够真实、完整地记录招标全过程，为后续的监督检查、问题追溯及纠纷处理提供有力依据。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招标活动的项目，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类招标项目。（三）基本原则1.合法性原则：招标监控视频的管理应严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保视频资料的获取、使用等行为合法合规。2.真实性原则：监控视频应如实记录招标活动的实际情况，不得进行剪辑、篡改等操作，保证视频内容的真实性和客观性。3.保密性原则：对招标监控视频中涉及的商业秘密、投标方信息等予以严格保密，防止信息泄露给公司造成损失。4.完整性原则：从招标活动开始至结束，应确保监控视频记录的完整性，不得遗漏关键环节和重要信息。二、监控设备与设置（一）设备配备1.根据招标活动的场地及需求，在招标现场合理安装监控设备，确保能够覆盖整个招标区域，包括开标室、评标室、投标文件接收区等关键地点。2.监控设备应具备高清拍摄功能，能够清晰记录人员面部特征、行为动作、文件资料内容等细节信息，保证视频画面质量。3.定期对监控设备进行检查和维护，确保设备正常运行，图像清晰、声音正常。如发现设备故障，应及时安排维修或更换，确保在招标活动前设备处于良好状态。（二）设置要求1.监控设备的安装位置应避免出现监控死角，确保对招标现场的全方位监控。2.监控设备应设置合理的拍摄角度，保证能够清晰记录招标活动中的各类行为和信息。开标室的监控设备应能够拍摄到开标过程中的所有人员、开标文件及开标操作等情况；评标室的监控设备应能清晰记录评标专家的评标过程、讨论情况以及相关文件资料等。3.监控设备应具备时间记录功能，确保视频资料准确记录招标活动的时间顺序，便于后续查阅和分析。三、视频录制（一）录制人员安排1.在每次招标活动前，由公司行政部门指定专人负责监控视频的录制工作。录制人员应具备责任心强、熟悉监控设备操作等特点。2.录制人员应提前到达招标现场，检查监控设备是否正常运行，确保录制工作能够顺利进行。（二）录制要求1.录制工作应在招标活动开始前启动，直至招标活动结束后一段时间（根据实际情况确定，一般为[X]个工作日），确保能够完整记录招标活动的全过程及后续相关情况。2.在录制过程中，录制人员应保持设备稳定，避免因设备晃动等原因导致视频画面不清晰。同时，要注意观察招标现场情况，及时调整拍摄角度，确保关键环节和重要信息无遗漏。3.对于开标、评标等重要环节，录制人员应重点关注，详细记录过程中的每一个细节，包括人员发言、文件传递、投票表决等情况。4.录制过程中，录制人员不得擅自离开监控设备，如因特殊原因需要暂时离开，应安排其他可靠人员代为监控，确保录制工作不间断。5.录制完成后，录制人员应及时将视频资料进行保存，并按照规定的格式和命名方式进行标注，标注内容应包括招标项目名称、招标时间、录制人员等信息，以便于后续查阅和管理。四、视频存储（一）存储方式1.招标监控视频应采用安全可靠的存储方式，如硬盘存储、云端存储等。优先考虑采用多种存储方式相结合的方式，以确保数据的安全性和可靠性。2.对于硬盘存储，应定期对存储硬盘进行检查和备份，防止因硬盘故障等原因导致视频资料丢失。备份硬盘应存放在安全的地点，并定期进行异地存储，以防止因自然灾害等不可抗力因素造成数据损坏。3.对于云端存储，应选择具有良好信誉和安全保障的云服务提供商，并签订详细的服务协议，明确双方的权利和义务，确保云存储服务的稳定性和数据安全性。（二）存储期限1.招标监控视频的存储期限应根据公司相关规定和法律法规要求确定，一般为[X]年。在存储期限内，应确保视频资料的完整性和可查阅性。2.对于超过存储期限的视频资料，应按照公司档案管理规定进行妥善处理，一般可采用删除、销毁等方式，但应保留相关的处理记录，以备后续查询。（三）存储安全1.建立严格的视频存储安全管理制度，对存储设备和存储环境进行定期检查和维护，确保存储设备的正常运行和数据的安全存储。2.对存储视频资料的设备和存储区域进行加密处理，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作存储设备。3.加强对存储场所的安全防范措施，安装监控报警设备，防止因火灾、盗窃等原因导致存储设备损坏或视频资料丢失。五、视频查阅（一）查阅权限1.公司内部人员如需查阅招标监控视频，应按照规定的权限进行申请。一般情况下，公司管理层、招标项目负责人、审计部门人员等因工作需要可申请查阅相关视频资料。2.查阅申请应填写详细的申请表，注明查阅的项目名称、查阅原因、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，方可进行查阅。3.对于涉及商业秘密、投标方信息等敏感内容的视频资料，查阅权限应严格控制，仅限特定人员查阅，并需经过公司高层领导审批。（二）查阅流程1.申请人填写查阅申请表，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交至行政部门。行政部门根据申请表内容，安排专人协助申请人进行查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定的地点进行查阅，查阅过程中不得对视频资料进行复制、传播、删除等操作。如需对视频资料进行分析或提取相关信息，应经过行政部门同意，并在行政部门人员的监督下进行。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还所查阅的视频资料，并在查阅记录上签字确认。行政部门对查阅记录进行整理归档，以备后续查询。六、视频使用（一）使用范围1.招标监控视频主要用于公司内部的监督检查、问题追溯、纠纷处理等工作。未经公司授权，任何单位和个人不得将视频资料用于其他用途。2.在公司内部监督检查工作中，审计部门、纪检部门等可根据工作需要查阅和使用招标监控视频，以核实招标活动的合规性、公正性等情况。3.在问题追溯和纠纷处理过程中，相关部门可依据视频资料提供的证据，查明事实真相，维护公司合法权益。（二）使用审批1.如因工作需要使用招标监控视频，应填写使用申请表，注明使用目的、使用内容、使用时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.对于涉及对外提供视频资料等情况，需经过公司高层领导审批，并按照法律法规要求办理相关手续。3.审批通过后，方可按照规定的方式和范围使用招标监控视频。（三）使用方式1.如需在公司内部会议、培训等场合播放招标监控视频，应经过行政部门同意，并在行政部门人员的协助下进行播放操作。播放过程中应注意控制播放范围，确保视频资料仅在授权范围内使用。2.如需对招标监控视频进行剪辑、编辑等操作，应经过严格的审批流程，并确保剪辑、编辑后的视频内容真实、客观，不影响原视频资料的完整性和真实性。剪辑、编辑后的视频资料应按照规定进行存储和管理。3.在使用招标监控视频过程中，应注意保护视频资料的版权和相关人员的隐私，不得对视频资料进行恶意篡改、传播等行为，避免给公司和相关人员造成不良影响。七、视频保密（一）保密责任1.公司所有涉及招标监控视频管理和使用的人员，均负有保密责任。应严格遵守公司的保密制度，不得泄露视频资料中的任何信息。2.行政部门负责对招标监控视频的保密工作进行监督和管理，定期对相关人员进行保密教育和培训，提高保密意识。（二）保密措施1.对招标监控视频资料进行加密存储，设置访问密码，并定期更换密码。2.严格限制视频资料的查阅和使用权限，只有经过授权的人员才能接触和处理视频资料。3.在传输招标监控视频资料时，应采用加密传输方式，确保数据传输过程中的安全性。4.对于存储招标监控视频资料的设备和存储介质，应妥善保管，防止丢失或被盗。如发现设备或介质丢失，应立即采取措施进行查找，并及时向公司报告。5.在对外提供招标监控视频资料时，应按照法律法规要求签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保视频资料的保密性。八、视频销毁（一）销毁条件1.当招标监控视频资料达到存储期限或因其他原因需要销毁时，应按照本制度规定进行销毁处理。2.对于涉及重大违法违规行为或存在纠纷的招标项目，监控视频资料的销毁应在纠纷处理结束且相关法律责任明确后进行。（二）销毁流程1.由行政部门提出视频销毁申请，填写销毁申请表，注明销毁的项目名称、视频资料数量、存储介质信息等内容，并提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交至公司高层领导审批。3.经公司高层领导批准后，行政部门安排专人负责视频资料的销毁工作。销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。4.视频资料的销毁方式可采用格式化存储设备、粉碎存储介质等方式，确保视频资料无法恢复。5.销毁工作完成后，监销人员应在销毁记录上签字确认，行政部门将销毁记录整理归档，以备后续查询。九、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对招标监控视频管理制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。（二）检查内容1.监控设备的安装、运行及维护情况，是否能够正常记录招标活动全过程。2.视频录制工作是否按照要求进行，录制内容是否完整、真实。3.视频存储是否安全可靠，存储期限是否符合规定。4.视频查阅和使用是否按照审批流程进行，是否存在违规操作。5.视频保密措施是否落实到位，是否存在信息泄露风险。6.视频销毁工作是否按照规定流程进行，销毁记录是否完整。（三）检查方式1.定期检查：审计部门定期对招标监控视频管理制度的执行情况进行全面检查，一般每[X]个月进行一次。2.不定期抽查：审计部门可根据工作需要，对招标监控视频管理的某个环节或特定项目进行不定期抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对招标活动中出现的重大问题或投诉举报等情况，审计部门可开展专项检查，深入调查相关招标监控视频资料，查明原因，追究责任。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并在规定时间内完成整改。整改完