机关印鉴使用管理制度

机关印鉴使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司机关印鉴的管理，规范印鉴使用流程，确保印鉴使用的安全性、严肃性和合法性，维护公司的正常运营秩序和合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司机关各部门及下属各单位在业务活动中涉及公司印鉴的使用管理。（三）印鉴定义本制度所指印鉴包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、业务专用章以及其他经公司授权刻制的专用章。二、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.公司印鉴的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出印鉴刻制申请，填写《印鉴刻制申请表》，详细说明印鉴名称、用途、数量等信息。2.申请部门负责人签字确认后，报公司分管领导审批，经总经理批准后方可刻制。3.行政部门应选择具有资质的正规印章制作单位进行刻制，确保印鉴的质量和安全性。（二）启用1.印鉴刻制完成后，行政部门应及时进行登记备案，记录印鉴的名称、规格、启用日期、保管人等信息。2.新印鉴启用前，行政部门应将印鉴样本留存一份，并分发给相关部门和人员。同时，应将印鉴启用情况通知各部门，明确印鉴的使用范围和注意事项。3.印鉴启用后，原相关印鉴同时废止，行政部门应及时收回废止印鉴，并进行妥善保管或按规定销毁。三、印鉴的保管（一）保管原则1.公司印鉴应实行专人保管制度，确保印鉴的安全存放和使用。2.印鉴保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印鉴使用规定，不得擅自将印鉴转借他人或带出公司使用。3.印鉴保管人应妥善保管印鉴存放设施，确保印鉴存放环境安全可靠，防止印鉴被盗、丢失或损坏。（二）保管职责1.公司公章由行政部门负责人指定专人保管；法定代表人章由法定代表人指定专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；业务专用章由相关业务部门负责人指定专人保管。2.印鉴保管人应建立印鉴使用登记簿，详细记录印鉴的使用日期、使用部门、使用事由、批准人、用印份数、留存材料等信息，确保印鉴使用记录完整、准确、可追溯。3.印鉴保管人应定期对印鉴进行检查，如发现印鉴有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按规定申请更换印鉴。4.印鉴保管人因工作调动、离职等原因需要交接印鉴时，应办理严格的交接手续，由行政部门负责人或其指定人员监交，确保印鉴交接清楚、责任明确。（三）存放要求1.公司印鉴应存放在专门的保险柜或其他安全可靠的存放设施内，并加锁保管。2.存放印鉴的保险柜或存放设施应放置在安全、保密的场所，不得随意放置在公共场所或易被他人接触的地方。3.对于重要印鉴，如公司公章、法定代表人章等，应实行双人保管制度，由两名印鉴保管人分别掌管保险柜钥匙，使用时需两人同时在场方可开启保险柜。四、印鉴的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印鉴，严禁未经授权擅自使用印鉴。2.印鉴使用应确保真实、合法、有效，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。3.印鉴使用应进行登记备案，留存相关材料，以备查阅和审计。（二）审批流程1.填写《印鉴使用申请表》，详细说明用印部门、用印事由、用印文件名称及份数、用印日期等信息。2.用印部门负责人签字确认后，根据用印事项的性质和金额大小，报公司分管领导或总经理审批。一般事项用印，经部门分管领导审批即可；重要事项用印，如涉及合同签订、重大决策、对外担保等，需经总经理审批。3.印鉴保管人根据审批后的《印鉴使用申请表》进行用印操作，并在印鉴使用登记簿上进行详细记录。（三）使用范围1.公司公章：用于以公司名义发布的各类文件、通知、报告、函件等；签订各类合同、协议；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；代表公司对外开展业务活动、参加会议、招投标等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权代表公司签署的各类文件、合同、协议等；办理银行开户、销户、账户变更等相关手续；代表法定代表人行使其他职权。3.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济业务文件，确保合同的法律效力和严肃性。4.财务专用章：用于公司财务收支、资金结算、税务申报等相关财务业务，如开具发票、支票、汇票等，以及办理银行账户的资金收付等手续。5.业务专用章：用于公司各业务部门开展特定业务活动时使用，如销售业务章用于销售合同、发货单等文件的盖章；采购业务章用于采购订单、收货单等文件的盖章。具体使用范围由各业务部门根据实际业务需求确定，并报公司行政部门备案。（四）使用方式1.原则上应在公司内部指定的用印地点使用印鉴，如遇特殊情况需要在公司外部使用印鉴时，必须经公司分管领导或总经理批准，并由印鉴保管人或其指定人员携带印鉴前往用印地点，现场监督用印过程，确保印鉴使用安全。2.用印时，应将印鉴放置在平整、干净的表面上，确保印鉴清晰、完整地加盖在文件规定的位置上。严禁在空白纸张、空白合同等文件上预先加盖印鉴。3.对于多页文件需要加盖印鉴的，应逐页加盖，确保每页文件上的印鉴清晰、一致，并在骑缝处加盖骑缝章，防止文件被替换或篡改。五、印鉴的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、机构撤销等原因，导致印鉴不再使用时，由行政部门及时通知相关部门和人员，并办理印鉴停用手续。2.印鉴保管人应在印鉴使用登记簿上注明印鉴停用日期，并将停用印鉴妥善保管，不得随意丢弃或使用。（二）销毁1.对于停用的印鉴，行政部门应定期进行清理核对，确认不再使用后，填写《印鉴销毁申请表》，详细说明印鉴名称、停用日期、销毁原因等信息。2.《印鉴销毁申请表》经行政部门负责人审核，报公司分管领导和总经理批准后，由行政部门会同财务部门、审计部门等相关人员共同监督销毁印鉴。3.印鉴销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等信息，并由参与销毁的人员签字确认。销毁记录应留存归档，以备查阅。六、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对印鉴使用管理情况进行审计检查，重点检查印鉴的保管、使用是否符合规定，审批流程是否规范，印鉴使用记录是否完整等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督行政部门应加强对印鉴使用管理的日常监督，定期检查印鉴保管情况和使用登记簿记录情况，发现问题及时督促印鉴保管人进行整改。同时，应不定期对印鉴使用情况进行抽查，确保印鉴使用规范、安全。（三）违规处理对于违反本制度规定使用印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规使