财务章摆放管理制度

财务章摆放管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务章的管理，规范财务章的摆放使用，确保公司资金安全和财务工作的正常秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构。（三）基本原则1.安全性原则：确保财务章存放安全，防止被盗用、丢失或损坏。2.规范性原则：严格按照规定的流程和方式摆放、使用财务章。3.责任明确原则：明确财务章摆放、使用过程中各相关人员的职责。二、财务章的种类及用途（一）种类1.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、款项收付等财务业务。2.发票专用章：专门用于开具发票时使用。（二）用途1.财务专用章各类银行结算凭证，如支票、汇票、本票等的加盖。财务报表、财务报告等文件的盖章确认。其他经公司财务负责人批准的财务事项盖章。2.发票专用章对外开具的增值税专用发票、普通发票等各类发票的盖章。三、财务章的保管（一）保管人员1.财务专用章由公司财务部门负责人指定专人保管，原则上为财务主管或总账会计。2.发票专用章由负责发票开具的人员保管，一般为税务会计。（二）保管要求1.财务章必须存放在安全可靠的地方，如专门的保险柜或带有锁具的抽屉内。2.保险柜或存放抽屉应设置单独的密码或钥匙，密码要定期更换，钥匙要妥善保管，不得随意交予他人。3.保管人员因特殊原因需要临时离岗时，必须将财务章妥善存放，并告知相关人员。如离岗时间较长，应将财务章交接给指定的临时保管人员，并办理交接手续。4.严禁将财务章带出公司办公区域使用，如有特殊情况需要带出，必须经财务部门负责人和公司分管领导批准，并做好登记和跟踪使用情况。四、财务章的摆放（一）日常摆放位置1.财务专用章平时应摆放在财务主管或总账会计的办公桌上，但必须处于上锁状态，只有保管人员本人能够打开。2.发票专用章平时应摆放在负责发票开具人员的办公桌上，同样要处于上锁状态。（二）特殊情况下的摆放1.在财务结算业务办理期间，如开具支票、汇票等，财务专用章应摆放在办理业务的操作台上，但在业务办理间隙必须及时锁好。2.当需要同时使用财务专用章和法人章进行银行付款等重要财务操作时，应在确保安全的前提下，按照规定的操作流程，将两枚印章摆放在合适的位置进行操作，操作完成后立即归位保管。（三）定期检查1.财务部门负责人应定期对财务章的摆放情况进行检查，确保符合规定要求。检查频率至少每周一次。2.检查内容包括财务章是否存放在指定位置、是否处于安全保管状态（如是否上锁）等。3.对检查中发现的问题要及时记录并督促保管人员整改，确保财务章摆放管理的规范和安全。五、财务章的使用（一）使用流程1.申请凡需要使用财务章的部门或个人，必须填写《财务章使用申请表》，详细说明使用财务章的事项、金额、用途等信息。申请表应由申请部门负责人签字确认，并经相关业务审批流程通过。2.审批《财务章使用申请表》提交给财务部门负责人进行审批，财务部门负责人应根据公司财务制度和实际情况，对申请事项进行审核。对于涉及重大资金支出或重要财务事项的财务章使用申请，还需报公司分管领导审批。3.盖章经审批通过的《财务章使用申请表》交予财务章保管人员。保管人员在确认申请表审批手续齐全后，按照规定的用途和要求在相关文件、票据上加盖财务章，并在盖章处签字确认盖章日期和盖章事项。4.登记财务章保管人员应建立《财务章使用登记簿》，对每次财务章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用部门或个人、使用事项、金额、审批人等信息。登记应及时、准确、完整，以便于日后查询和追溯。（二）使用限制1.严禁在空白支票、空白发票、空白收据等空白凭证上加盖财务章。2.财务章的使用必须严格按照审批后的用途进行，不得擅自更改使用事项。3.未经公司财务部门负责人和公司分管领导批准，任何人不得擅自使用财务章对外提供担保、抵押等涉及公司重大财务风险的行为。（三）多人使用财务章的情况1.在某些业务场景下，可能需要多人共同使用财务章完成一项财务操作。例如，在开具金额较大的支票时，可能需要财务主管审核、出纳盖章等环节。2.对于多人使用财务章的情况，必须明确各环节的操作流程和责任人员，严格按照顺序进行盖章操作，并做好相应的记录。3.在盖章过程中，各责任人员应相互监督，确保财务章的使用符合规定和业务要求。六、财务章的交接（一）交接原因1.财务章保管人员因工作调动、离职、休假等原因需要办理交接手续。2.因公司内部岗位调整，财务章保管职责发生变更。（二）交接流程1.交接准备原保管人员应在交接前对财务章进行全面检查，确保财务章无损坏、无遗失，并清理好相关的使用记录和文件。准备好《财务章交接清单》，清单应详细列出财务章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接过程交接双方应在公司财务部门负责人或其指定人员的监督下进行交接。原保管人员应向新保管人员当面移交财务章实物，并逐一核对《财务章交接清单》上的内容，确保交接物品与清单一致。新保管人员应认真检查财务章的外观、完整性等情况，如有疑问应及时提出并核实。交接双方在《财务章交接清单》上签字确认，监督人也应签字见证交接过程。3.交接后的事项交接完成后，新保管人员应按照本制度的要求重新设置财务章的保管方式和摆放位置等。财务部门负责人应及时更新财务章保管人员信息，并对交接情况进行跟踪检查，确保交接后的财务章管理工作正常开展。七、财务章的挂失与补办（一）挂失情形1.发现财务章遗失、被盗或损坏时，保管人员应立即向财务部门负责人报告，并申请挂失。2.在挂失前，如因财务章遗失等原因可能导致公司财务风险或损失的，应及时采取相应的应急措施，如通知相关银行、客户等，防止风险扩大。（二）挂失流程1.保管人员填写《财务章挂失申请表》，详细说明财务章挂失的原因、时间、可能造成的影响等情况。2.《财务章挂失申请表》经财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，财务部门应及时向公司内部各相关部门发布财务章挂失通知，告知财务章挂失的情况及相关注意事项。（三）补办流程1.在财务章挂失后，如需补办财务章，保管人员应根据公司印章管理规定，向公司印章管理部门提交《财务章补办申请表》，并附上相关证明材料。2.印章管理部门对补办申请进行审核，审核通过后按照规定的程序重新刻制财务章。3.新刻制的财务章经公司印章管理部门和财务部门共同验收合格后，方可正式启用。4.财务部门应及时更新财务章相关信息，包括在财务系统、银行账户信息等中进行备案，并对新财务章的使用和保管按照本制度进行规范管理。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对财务章的摆放、使用、保管等情况进行审计监督，检查是否符合本制度的规定。2.审计部门在审计过程中发现问题时，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保财务章管理工作规范有序。（二）日常检查1.财务部门负责人应加强对财务章管理工作的日常检查，除定期检查财务章摆放情况外，还应不定期抽查财务章的使用记录、审批手续等是否齐全合规。2.对于检查中发现的违规行为，应及时纠正，并对相关责任人进行批评教育或按照公司规定进行相应处罚。（三）责任追究1.对于因财务章管理不善导致公司资金损失、财务风险或其他不良后果的，将追究相关责任