跟单员工作管理制度

跟单员工作管理制度一、总则（一）目的为了加强公司跟单员队伍的管理，规范跟单员的工作行为，提高跟单工作效率和质量，确保公司业务的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有从事跟单工作的员工。（三）职责1.跟单员负责订单的跟进，包括与客户、供应商的沟通协调，确保订单按时、按质、按量完成。及时反馈订单执行过程中的问题，并协助相关部门解决。收集、整理订单相关资料，建立订单档案。维护客户关系，提高客户满意度。2.部门主管对跟单员的工作进行指导、监督和考核。协调解决跟单员工作中遇到的重大问题。3.公司管理层审批跟单工作相关的重要决策和事项。对跟单员队伍的建设和发展提供支持。二、跟单工作流程（一）订单接收1.跟单员收到客户订单后，应及时对订单内容进行详细审核，包括产品规格、数量、交货期、价格、付款方式等。2.如发现订单存在疑问或不合理之处，应立即与客户沟通确认，确保订单信息准确无误。（二）订单下达1.审核无误的订单，跟单员应及时将订单信息录入公司业务系统，并下达给相关部门，如采购部、生产部等。2.同时，应将订单副本分发给相关部门负责人，确保各部门对订单要求清楚了解。（三）采购跟单1.采购部接到订单后，跟单员应协助采购人员进行供应商选择和采购谈判。2.跟踪采购进度，确保原材料和零部件按时、按质、按量到货。3.协调解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量问题等。（四）生产跟单1.生产部接到订单后，跟单员应与生产计划人员沟通，制定生产计划，并跟踪生产进度。2.及时了解生产过程中的问题，如设备故障、人员短缺等，并协助生产部门解决。3.协调生产部门与其他部门之间的工作衔接，确保生产顺利进行。（五）质量跟单1.质量部门负责对产品质量进行检验和控制。跟单员应协助质量人员进行检验工作，确保产品质量符合订单要求。2.及时反馈产品质量问题，督促相关部门采取措施进行整改。3.跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（六）出货跟单1.产品生产完成后，跟单员应协调物流部门安排出货事宜。2.确保货物按时、安全发运，并及时将物流信息反馈给客户。3.协助处理出货过程中出现的问题，如运输损坏、海关查验等。（七）订单结案1.订单完成后，跟单员应及时对订单执行情况进行总结和分析，整理订单相关资料，建立订单档案。2.与客户进行沟通，确认订单是否顺利完成，并收集客户反馈意见。3.将订单结案情况汇报给部门主管和公司管理层。三、跟单员工作规范（一）沟通规范1.跟单员应保持良好的沟通态度，及时、准确地与客户、供应商及公司内部各部门进行沟通。2.沟通方式应根据具体情况选择合适的方式，如电话、邮件、面谈等。3.在沟通中，应注意语言表达清晰、简洁，避免使用模糊或歧义的词汇。4.及时回复客户和供应商的询问，确保信息传递的及时性和准确性。（二）文件管理规范1.跟单员应妥善保管订单相关文件，包括订单合同、采购合同、生产计划、检验报告、物流单据等。2.文件应按照类别和时间顺序进行整理归档，便于查阅和管理。3.电子文件应进行备份，防止数据丢失。4.严格遵守公司文件保密制度，不得泄露订单相关信息。（三）时间管理规范1.跟单员应合理安排工作时间，制定工作计划和任务清单，确保各项工作按时完成。2.对于紧急订单，应优先处理，确保订单按时交付。3.合理分配工作时间，避免工作积压和拖延。（四）问题处理规范1.跟单员在工作中遇到问题时，应及时向上级汇报，并提出解决方案。2.对于一般性问题，应积极协调相关部门进行解决，确保问题得到及时处理。3.对于重大问题，应组织相关部门进行专题讨论，共同制定解决方案，并跟踪落实情况。（五）客户关系管理规范1.跟单员应注重客户关系的维护，定期与客户沟通，了解客户需求和意见。2.及时解决客户提出的问题，提高客户满意度。3.对于重要客户，应建立客户档案，记录客户的基本信息、订单情况、沟通记录等，以便更好地为客户提供服务。四、跟单员考核制度（一）考核原则1.客观公正原则：考核应基于跟单员的实际工作表现，客观、公正地进行评价。2.全面考核原则：考核应涵盖跟单员的工作业绩、工作能力、工作态度等方面。3.激励与约束相结合原则：考核结果应与跟单员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励跟单员积极工作，同时对工作不力的跟单员进行约束。（二）考核周期考核周期为月度考核和年度考核相结合。月度考核于每月末进行，年度考核于每年末进行。（三）考核内容1.工作业绩（60分）订单完成情况（30分）：包括订单按时交付率、产品合格率、客户满意度等指标。业务拓展情况（15分）：如开发新客户数量、订单增长额等。成本控制情况（15分）：如采购成本节约、生产费用控制等。2.工作能力（30分）沟通协调能力（10分）：与客户、供应商及公司内部各部门的沟通协调效果。问题解决能力（10分）：处理订单执行过程中问题的能力和效率。专业知识和技能（10分）：对产品知识、业务流程、行业动态等的掌握程度。3.工作态度（10分）责任心（5分）：对工作的认真负责程度，是否积极主动地完成工作任务。团队合作精神（5分）：与同事协作配合的情况。（四）考核方式1.自我评估：跟单员每月末对自己的工作进行总结和评估，填写自我评估表。2.上级评估：部门主管根据跟单员的工作表现，对其进行月度和年度考核评估，填写考核评估表。3.客户评估：定期向客户发放满意度调查问卷，了解客户对跟单员工作的评价。4.其他评估：根据工作需要，可组织相关部门对跟单员进行专项评估，如对采购跟单工作的评估、对生产跟单工作的评估等。（五）考核结果应用1.薪酬调整：根据考核结果，对跟单员的薪酬进行相应调整。考核优秀的跟单员给予适当的薪酬奖励，考核不称职的跟单员给予薪酬下调或警告处分。2.晋升机会：年度考核结果优秀的跟单员，在公司有职位空缺时，优先考虑晋升。3.培训与发展：根据考核结果，为跟单员提供有针对性的培训和发展机会，帮助其提升工作能力。4.奖励与惩罚：对考核优秀的跟单员进行表彰和奖励，对考核不称职的跟单员进行批评教育或惩罚，如扣发奖金、降职等。五、培训与发展（一）培训目标1.提高跟单员的专业知识和技能水平，使其能够更好地胜任跟单工作。2.培养跟单员的沟通协调能力、问题解决能力和团队合作精神。3.提升跟单员的综合素质，适应公司业务发展的需要。（二）培训内容1.业务知识培训：包括产品知识、订单流程、采购知识、生产知识、质量控制知识、物流知识等。2.沟通技巧培训：如商务沟通技巧、谈判技巧、客户关系管理技巧等。3.问题解决能力培训：教授跟单员如何分析问题、制定解决方案并有效实施。4.团队合作培训：培养跟单员的团队协作意识和能力。5.行业动态培训：及时了解行业最新发展趋势和市场变化。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部的业务骨干或专业培训师进行培训。2.外部培训：根据需要，选派跟单员参加外部专业培训机构举办的培训课程。3.在线学习：利用公司内部网络平台或在线学习资源，让跟单员自主学习相关课程。4.实践培训：通过实际工作项目，让跟单员在实践中积累经验，提升能力。（四）培训计划与实施1.人力资源部门每年年初制定跟单员培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.各部门根据培训计划，组织跟单员参加培训，并做好培训记录。3.培训结束后，对跟单员进行培训效果评估，评估结果作为后续培训改进的依据。（五）职业发展规划1.公司为跟单员提供明确的职业发展路径，如跟单主管、项目经理等。2.根据跟单员的个人能力和职业兴趣