建筑工程合同管理制度

建筑工程合同管理制度一、总则1.目的为加强公司建筑工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目涉及的各类合同，包括但不限于工程总承包合同、勘察设计合同、施工合同、监理合同、材料设备采购合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责1.合同管理部门及职责法务部门负责合同文本的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，维护公司合法权益。工程管理部门负责合同的前期调研、项目可行性分析等工作。参与合同谈判，提供技术、质量、进度等方面的专业意见。负责合同执行过程中的工程管理，监督合同履行情况。采购部门负责材料设备采购合同的起草、谈判、签订等工作。负责供应商的选择、评估和管理，确保采购合同的顺利履行。跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。财务部门参与合同的审核，负责对合同的资金条款、付款方式等进行审查。负责合同执行过程中的财务核算和资金支付管理。对合同执行情况进行财务监督和分析。2.合同承办人员职责负责合同的具体起草、谈判、签订等工作。收集、整理与合同相关的资料，确保合同签订的准确性和完整性。跟踪合同的履行情况，及时向相关部门汇报合同执行过程中的问题。负责合同文件的归档和保管工作。三、合同签订管理1.合同签订流程项目发起：工程管理部门或其他相关部门根据项目需求发起合同签订申请，填写合同申请表，详细说明合同的基本情况、签订背景、合同金额、付款方式等内容。审核审批合同申请表提交后，依次由法务部门、工程管理部门、采购部门、财务部门等进行审核。各部门根据职责对合同条款进行审查，提出修改意见和建议。审核通过后，合同申请表提交公司领导审批。公司领导根据项目情况和公司规定进行审批决策。合同起草：合同承办人员根据审核审批意见，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、质量标准、价格条款、付款方式、履行期限、违约责任等主要条款。合同谈判：合同承办人员与合同对方就合同条款进行谈判，协商一致后形成合同草案。谈判过程中应充分考虑公司利益，争取有利的合同条款。合同审查合同草案提交法务部门进行合法性审查。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。同时，工程管理部门、采购部门、财务部门等根据各自职责对合同草案进行专业审查，提出修改意见。合同签订：合同草案经审查修改后，报公司领导审批。审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与合同对方签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理规定进行盖章操作。2.合同签订注意事项合同条款应清晰、明确、具体，避免模糊不清或歧义性条款。合同标的应明确具体，包括名称、规格、型号、数量、质量标准等。价格条款应明确价格的构成、计价方式、付款方式等，确保价格合理、公平。履行期限应明确具体，包括合同生效时间、开始履行时间、完成履行时间等。违约责任应明确具体，包括违约情形、违约赔偿方式等，以保障合同的顺利履行。争议解决方式应明确，如协商、仲裁或诉讼等。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，合同承办人员应及时组织相关部门进行合同交底。合同交底的内容包括合同的主要条款、双方的权利义务、履行要求、注意事项等。通过合同交底，使各部门明确自己在合同履行过程中的职责和任务，确保合同的顺利履行。2.履行跟踪与监督工程管理部门、采购部门等应按照合同约定，对合同履行情况进行跟踪和监督。定期检查合同执行进度、质量情况、付款情况等，及时发现问题并采取措施解决。合同承办人员应及时收集、整理合同履行过程中的相关资料，如工程进度报告、质量检验报告、付款凭证等，建立合同履行档案。3.变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，应按照以下程序进行：合同一方提出变更申请，填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。合同变更申请表提交后，依次由法务部门、工程管理部门、采购部门、财务部门等进行审核。各部门根据职责对变更条款进行审查，提出修改意见和建议。审核通过后，合同变更申请表提交公司领导审批。公司领导根据项目情况和公司规定进行审批决策。合同变更申请经审批通过后，合同承办人员与合同对方就变更条款进行谈判，协商一致后签订合同变更协议。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。4.违约处理如合同一方违反合同约定，应按照合同约定承担违约责任。合同承办人员应及时收集、整理违约证据，向违约方发出书面通知，要求其承担违约责任。如违约方拒绝承担违约责任，公司可根据合同约定或法律法规的规定，通过协商、仲裁或诉讼等方式解决争议，维护公司合法权益。五、合同档案管理1.档案收集合同承办人员应在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集与合同相关的各类文件资料，包括合同文本、合同申请表、审核审批意见、谈判记录、履行过程中的相关文件等。收集的文件资料应真实、完整、有效，确保能够全面反映合同的签订、履行情况。2.档案整理合同承办人员应定期对收集的合同文件资料进行整理。按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类归档，建立合同档案目录，便于查找和管理。对合同文件资料进行编号、装订，确保档案的整齐、规范。3.档案保管合同档案应妥善保管，指定专人负责档案的保管工作。档案保管人员应建立档案保管台账，记录档案的出入库情况。合同档案应存放在安全、防火、防潮、防虫的场所，确保档案的安全和完整。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅的原因、内容、范围等。档案查阅申请表提交后，经档案保管部门负责人审批同意后，方可查阅档案。查阅档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。六、合同风险防范1.风险识别与评估法务部门、工程管理部门、采购部门等应定期对合同进行风险识别与评估。分析合同可能存在的风险因素，如法律风险、市场风险、信用风险、质量风险等。根据风险识别与评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险。2.风险应对措施法律风险应对：加强合同文本的合法性审查，聘请专业律师提供法律意见和建议，及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。市场风险应对：加强市场调研，了解市场动态和价格走势，合理确定合同价格和付款方式，降低市场风险。信用风险应对：加强对合同对方的信用调查和