部门章怎样管理制度

部门章怎样管理制度部门章管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门章的管理，规范部门章的使用流程，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门章的管理与使用。（三）基本原则1.严格审批原则：部门章的使用必须经过严格的审批流程，确保用章事项符合公司规定和业务需求。2.安全保密原则：加强对部门章的保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、滥用或遗失。同时，严格控制知晓印章使用范围的人员，对涉及公司机密的用章事项严格保密。3.登记备案原则：对每一次部门章的使用进行详细登记备案，以便日后查询和追溯。二、部门章的定义与分类（一）定义部门章是指公司内部各部门为履行其职责，在公司授权范围内使用的印章，代表该部门的职权和业务范围。（二）分类1.业务专用章：用于部门开展特定业务活动时，如销售合同章、采购合同章、项目章等，用于签署相关业务文件。2.事务专用章：用于部门日常事务性工作，如文件收发章、资料归档章、介绍信章等，用于处理一般性事务。三、部门章的刻制与启用（一）刻制申请各部门因工作需要刻制部门章时，应填写《部门章刻制申请表》，详细说明刻制部门章的名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司行政部门。（二）审批流程行政部门收到《部门章刻制申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。分管领导审批同意后，由行政部门统一安排刻制部门章。（三）启用通知部门章刻制完成后，行政部门应及时通知申请部门领取。申请部门在领取部门章时，需填写《部门章领取登记表》，并由部门负责人签字确认。同时，行政部门应发布部门章启用通知，明确部门章的启用日期、使用范围等信息。四、部门章的保管（一）保管人员部门章由各部门指定专人负责保管，保管人员应具备责任心强、保密意识高的素质。保管人员名单应报公司行政部门备案。（二）保管要求1.部门章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、带锁的文件柜等，确保印章存放安全。2.保管人员不得擅自将部门章转借他人使用，不得在未经授权的情况下携带部门章外出。3.如保管人员因工作调动、离职等原因需要更换时，应及时办理印章交接手续，确保印章保管的连续性和安全性。五、部门章的使用（一）使用范围部门章的使用必须严格限定在公司规定的业务范围内，具体使用范围如下：1.业务专用章：用于签署与该部门业务相关的合同、协议、文件等。2.事务专用章：用于处理部门日常事务性工作，如文件收发、资料归档、开具介绍信等。（二）使用流程1.用章申请：使用部门章时，需填写《部门章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批流程：一般事项：《部门章使用申请表》经部门负责人审批同意后即可使用。重要事项：涉及金额较大、风险较高或对公司有重大影响的用章事项，需经公司分管领导审批同意后方可使用。3.用章登记：保管人员在用章前，应对《部门章使用申请表》进行审核，审核通过后在用章登记簿上进行详细登记，包括用章日期、用章事项、用章文件名称、用章份数、审批人等信息。4.用章操作：保管人员应在用章现场监督用章过程，确保用章位置准确、清晰，不得在空白纸张或文件上加盖部门章。用章完成后，应在《部门章使用申请表》上加盖“已用章”章戳，并将申请表与用章文件一并存档。（三）特殊情况处理1.紧急情况：如遇紧急情况需要使用部门章，但无法按照正常审批流程进行审批时，使用部门应电话请示部门负责人或公司分管领导同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.异地用章：因工作需要在异地使用部门章时，应提前与公司行政部门沟通协调，并按照公司规定的审批流程进行审批。同时，应采用安全可靠的方式进行印章传递，如专人送达、邮寄等，并做好印章交接记录。六、部门章的停用与销毁（一）停用情形1.部门撤销或合并：因公司组织架构调整，部门被撤销或合并，其部门章应及时停用。2.业务变更：因部门业务范围发生重大变更，原部门章已不再适用，应及时停用。3.其他原因：如部门章损坏、遗失等原因，需要停用部门章。（二）停用申请部门章停用前，部门应填写《部门章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至公司行政部门。（三）审批流程行政部门收到《部门章停用申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。分管领导审批同意后，行政部门应发布部门章停用通知，明确部门章的停用日期。（四）销毁处理部门章停用后，应及时交回公司行政部门统一销毁。行政部门应填写《部门章销毁登记表》，详细记录销毁部门章的名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由行政部门负责人、保管人员及监销人员签字确认。七、监督与检查（一）定期检查公司行政部门应定期对各部门章的管理与使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记备案是否完整等。（二）不定期抽查公司行政部门可根据工作需要，对各部门章的管理与使用情况进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。（三）违规处理对违反本制度规定使用部门章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规使用部门章给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成犯罪的，依法