科技档案应管理制度

科技档案应管理制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的科学管理，充分发挥科技档案在公司科技创新、生产经营、技术交流等方面的作用，依据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在科技活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于科研项目档案、产品研发档案、技术合同档案、设备仪器档案、知识产权档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司科技档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门归口负责，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则按照科技档案的形成领域、内容性质等进行分类，便于管理和查找利用。3.全程参与原则档案管理部门应参与科技项目从立项到结题的全过程，确保档案资料的及时收集、整理和归档。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保科技档案的安全，防止档案信息的泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司科技档案管理制度，并组织实施。2.负责公司科技档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用公司各类科技档案。3.指导和监督公司所属各部门的科技档案管理工作，对兼职档案管理人员进行业务培训。4.参与公司重要科技项目的立项、验收等活动，负责项目档案的审核和验收。5.负责公司科技档案信息化建设，建立和维护科技档案数据库，提高档案管理的效率和水平。（二）科技项目负责人职责1.负责本项目档案资料的收集、整理、归档工作，确保项目档案的完整、准确和系统。2.按照项目档案管理要求，及时向档案管理部门移交项目档案，并办理交接手续。3.对项目档案的真实性、完整性和准确性负责，接受档案管理部门的监督和检查。（三）兼职档案管理人员职责1.在本部门负责人的领导下，负责本部门科技档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门科技档案的分类、编号、装订等基础工作。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，及时提供本部门相关档案资料。三、科技档案的形成与收集（一）形成范围1.科研项目档案包括项目立项申请书、可行性研究报告、任务书、开题报告、研究方案、实验记录、测试报告、总结报告、成果鉴定文件、知识产权文件等。2.产品研发档案涵盖产品设计图纸、技术文件、工艺文件、检验报告、用户反馈等。3.技术合同档案包含技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等相关文件。4.设备仪器档案有设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维护保养记录、验收报告等。5.知识产权档案包括专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。（二）收集要求1.各部门和项目负责人应明确专人负责科技档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的科技档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体形式符合要求。3.对重要的科技活动，应同步收集相关的照片、录像、录音等声像资料，并进行整理和归档。4.项目结束后，项目负责人应在规定时间内将项目档案资料收集齐全，整理后移交档案管理部门。四、科技档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循科技档案的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类科学合理，便于保管和利用。（二）分类方法1.按项目分类以科研项目、产品研发项目等为单元，将项目相关的档案资料集中整理。2.按类别细分在每个项目下，再按照文件的性质分为文件材料、科研报告、图纸、图表、声像资料等类别。（三）编号规则1.项目编号采用统一的项目编号规则，由项目类别代码、年份、顺序号组成，如KY[年份][顺序号]，其中KY表示科研项目。2.文件编号在项目编号后，按照文件的类别和顺序进行编号，如KY[年份][顺序号]1表示项目的第一份文件。（四）装订要求1.纸质档案应采用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.图纸应折叠成A4规格，图标栏露在外面。（五）归档程序1.项目负责人对整理好的项目档案进行自查，确保档案资料齐全、准确、整理规范。2.填写《科技档案归档清单》，详细列出档案的名称、数量、编号等信息。3.将项目档案连同《科技档案归档清单》一并移交档案管理部门，档案管理部门进行核对验收，合格后办理归档手续。五、科技档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找。（二）保管期限1.科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司重要的科研成果、知识产权文件、涉及公司核心技术的档案等。3.长期保管的档案一般为16年至50年，包括公司一般性的科研项目档案、产品研发档案等。4.短期保管的档案为15年以下，如一般性的技术文件、临时性的项目档案等。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对科技档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量核对等。2.检查中发现问题应及时采取措施进行处理，如对破损的档案进行修复、对霉变的档案进行消毒等。（四）数字化管理1.推进科技档案数字化建设，对重要的科技档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案同步更新，确保两者内容一致。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、备份等措施，防止电子档案信息的丢失和损坏。六、科技档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因科研、生产、经营等工作需要，可查阅、借阅相关科技档案。2.外部单位因合作、交流等需要，经公司批准后，可查阅、借阅公司部分科技档案。（二）利用流程1.内部利用利用部门填写《科技档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、用途等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，符合要求的予以批准，并安排查阅。查阅人员在档案管理部门指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出库房，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门进行核对签收。2.外部利用外部单位提出查阅、借阅申请，提交单位介绍信、查阅或借阅档案的清单等材料。公司相关业务部门对申请进行审核，审核通过后报公司领导批准。档案管理部门按照公司领导的批示办理查阅、借阅手续，与外部单位签订保密协议，并限定查阅、借阅的范围和期限。外部单位查阅、借阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案的安全和保密。（三）复制与摘录1.因工作需要，利用部门可申请复制或摘录科技档案。2.复制或摘录档案应经档案管理部门批准，复制件应加盖档案管理部门印章，注明出处。3.涉及公司机密的档案，不得复制或摘录。七、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立科技档案鉴定小组，由档案管理部门、科技项目负责人、相关技术专家等组成，负责对到期的科技档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据科技档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，可提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁清单，经公司领导批准后实施。2.档案管理部门按照销毁清单对档案