机关财务采购管理制度

机关财务采购管理制度一、总则（一）目的为加强机关财务管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障机关工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位的财务采购活动，包括办公用品、办公设备、服务采购等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.规范性原则：严格按照规定的程序和流程进行采购，确保采购过程公开、公平、公正。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。4.廉洁性原则：采购人员应廉洁自律，严禁在采购活动中谋取私利。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据工作需要和实际情况，于每年年底前编制下一年度的采购预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、规格、预算金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.财务部门负责对各部门提交的采购预算进行审核和汇总，形成机关年度采购预算草案，报领导审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照预算安排组织采购活动，不得擅自调整预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报经批准。调整后的预算应及时通知相关部门和人员。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期通报预算执行情况。2.审计部门负责对采购预算的编制、执行和调整情况进行审计监督，确保预算的严格执行。三、采购审批流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、申请理由等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。（二）采购审批1.分管领导根据采购项目的性质和金额大小，进行审批。金额较小的采购项目，由分管领导直接审批；金额较大的采购项目，需报主要领导审批。2.审批通过后的《采购申请表》交财务部门备案。（三）紧急采购1.因工作急需，无法按照正常审批流程进行采购的，可由使用部门填写《紧急采购申请表》，说明紧急采购的原因、采购项目、金额等内容。2.《紧急采购申请表》经部门负责人和分管领导签字后，报主要领导批准。3.紧急采购完成后，采购人员应及时补办相关审批手续。四、采购方式（一）集中采购1.对于通用的办公用品、办公设备等物资，实行集中采购。2.集中采购由机关统一组织，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式确定供应商。3.集中采购的物资由机关统一验收、保管和发放，各部门根据实际需要领用。（二）分散采购1.对于专业性较强、有特殊要求的采购项目，实行分散采购。2.分散采购由各部门自行组织，按照规定的程序和方式进行采购。3.分散采购的项目应报财务部门备案，财务部门对采购过程进行监督。（三）定点采购1.对于日常办公用品、印刷服务等采购项目，可实行定点采购。2.定点采购通过公开招标等方式确定定点供应商，签订定点采购协议。3.各部门在定点供应商处采购物资和服务时，应按照协议规定的价格和结算方式进行结算。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定供应商后，应签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.采购合同由采购部门负责起草，经法律部门审核后，报分管领导和主要领导审批。3.采购合同签订后，应及时送财务部门备案。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同的约定，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付货款。在支付货款前，应审核采购合同的执行情况和发票的真实性、合法性。（三）合同变更与解除1.如因特殊情况需要变更或解除采购合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。2.采购合同的变更或解除应报财务部门备案，财务部门根据变更或解除后的合同进行相应的账务处理。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购物资和服务的验收应按照采购合同约定的质量标准进行。2.对于没有约定质量标准的，应按照国家相关标准和行业规范进行验收。（二）验收程序1.采购物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和验收人员进行验收。2.验收人员应按照验收标准对采购物资的数量、规格、质量等进行逐一核对，填写《采购验收单》。3.《采购验收单》经验收人员签字确认后，报采购部门和财务部门。（三）验收结果处理1.验收合格的采购物资，采购部门应及时办理入库手续，并通知财务部门支付货款。2.验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。如供应商拒绝处理，采购部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。七、采购付款管理（一）付款申请1.采购物资和服务验收合格后，采购部门应填写《付款申请表》，详细说明采购项目的名称、合同编号、金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，报财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到《付款申请表》后，应审核采购合同的执行情况、发票的真实性、合法性以及相关审批手续是否齐全。2.审核通过后的《付款申请表》报分管领导和主要领导审批。（三）付款方式1.机关采购付款方式主要包括支票、转账、电汇等。2.财务部门应按照审批后的《付款申请表》，及时办理付款手续。对于金额较大的采购项目，可根据合同约定分期支付货款。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购合同、采购验收单、发票、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应负责采购档案的整理和归档工作，按照时间顺序和类别进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。档案保管期满后，应按照规定的程序进行销毁。九、监督与检查（一）内部监督1.财务部门负责对采购活动的财务收支情况进行监督检查，确保采购资金的合理使用。2.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等。3.纪检监察部门负责对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，严肃查处采购活动中的违法违纪行为。（二）外部监督1.接受财政、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障社会公众的知情权和监督权。十、责任追究（一）违规责任1.采购人员在采购活动中违反本制度规定，存在违规操作、谋取私利等行为的，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.其他相关人员在采购活动中存在违规行为的，按照有关规定追究相应责任。（二）