建筑单位印章管理制度

建筑单位印章管理制度一、总则（一）目的为加强建筑单位印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于建筑单位总部及所属各项目部、分公司等所有印章的管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授权事项。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算等相关财务事项。5.项目章：在特定项目范围内使用的印章，用于与项目相关的文件签署等。6.部门章：各职能部门使用的印章，用于部门内部文件等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由行政部门统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司法定代表人批准后，方可启用。2.行政部门应将印章启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告。3.印章启用后，原印章如有废止，应及时办理废止手续，并将废止印章交行政部门封存或销毁。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定。（二）保管职责1.公司公章：由公司办公室指定专人保管。保管人员应严格按照公司规定使用公章，不得擅自将公章交他人使用。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管。3.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管。保管人员应根据合同审批流程，在合同上加盖合同专用章。4.财务专用章：由财务部门指定专人保管。保管人员应严格按照财务制度使用财务专用章，确保财务安全。5.项目章：由项目部指定专人保管。保管人员应在项目范围内使用项目章，不得超出范围使用。6.部门章：由各部门指定专人保管。保管人员应在部门内部使用部门章，不得对外使用。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并有必要的防盗、防火、防潮措施。2.印章保管人员不得擅自将印章带出公司或借给他人使用。如因工作需要带出公司，必须经公司分管领导批准，并办理相关手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用流程1.填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审批：申请表经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。涉及重大事项或金额较大的合同等，需经公司法定代表人审批。3.用印：审批通过后，印章保管人员按照申请表上的内容进行用印，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印人、用印事项等信息。4.盖章：用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜。（二）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同、协议、信函等。2.法定代表人章：用于法定代表人授权的事项，如签署授权委托书等。3.合同专用章：用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算、票据背书等财务事项。5.项目章：用于与项目相关的文件、资料、报表等。6.部门章：用于部门内部的文件、通知、报表等。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用条件1.公司名称变更、重组、撤销等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门应将印章停用信息通知相关部门和人员，并收回印章。（三）销毁程序1.对于停用的印章，行政部门应进行封存，并填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、停用时间、销毁原因等信息，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由行政部门会同审计部门等相关人员共同对印章进行销毁，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.销毁印章时，应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用，如粉碎、焚烧等。六、印章的监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印章管理情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的保管、使用、停用、销毁等环节。2.印章使用申请表、登记表等相关记录的完整性和准确性。3.印章保管人员的履职情况。（三）检查方式1.定期检查：审计部门定期对印章管理情况进行全面检查，一般每半年进行一次。2.不定期抽查：审计部门不定期对印章使用情况进行抽查，发现问题及时整改。（四）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，审计部门应及时发出整改通知，要求相关部门和人员限期整改。2.对于情节较轻的违规行为，给予责任人批评教育、警告等处分。3.对于情节严重的违规行为，如擅自使用印章、造成公司重大损失等，给予责