机关科研档案管理制度

机关科研档案管理制度一、总则（一）目的为加强机关科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥科研档案在机关科研工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关内所有科研项目档案的管理，包括项目申报、研究、验收等全过程形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关科研档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整准确原则科研档案应全面、准确地反映科研项目的真实情况，包括研究过程、成果等。3.便于利用原则档案管理应便于科研人员和其他相关人员查阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的规定，确保科研档案不泄露、不损坏。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善机关科研档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理机关科研档案，对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。3.指导和监督各科研项目承担部门（或个人）做好科研文件材料的形成、积累、整理和归档工作。4.定期对科研档案进行检查和评估，确保档案质量。（二）科研项目承担部门（或个人）职责1.负责本部门（或个人）承担科研项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作，并按规定时间向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，具体负责本部门科研文件材料的日常管理工作。3.配合档案管理部门做好科研档案的整理、鉴定、统计等工作。三、科研文件材料的形成与积累（一）形成要求1.科研项目承担部门（或个人）应按照科研工作程序和要求，及时形成科研文件材料。文件材料应字迹清晰、图表准确、签署完备。2.科研文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写材料。（二）积累范围1.项目申报阶段项目申报书、可行性研究报告、项目论证材料等。与项目申报有关的上级文件、领导批示等。2.研究阶段科研计划、实施方案、技术路线、实验记录、测试报告、会议纪要、阶段总结等。研究过程中形成的各类数据、图表、计算材料等。与国内外同行交流的资料、合作协议等。3.验收阶段项目验收申请书、验收报告、成果鉴定材料等。科研成果的推广应用材料，如应用方案、用户反馈等。科研项目经费决算材料。四、科研文件材料的整理与归档（一）整理要求1.科研文件材料应按照其形成规律和内在联系进行分类整理。一般可分为项目申报、研究、验收等类别，每个类别再根据具体内容进行细分。2.归档的科研文件材料应齐全完整，已破损的文件应予以修复，字迹模糊或易褪色的应进行复制。3.整理后的科研文件材料应编制页码，并填写卷内目录和备考表。（二）归档时间1.科研项目在完成任务后的两个月内，项目承担部门（或个人）应将整理好的科研文件材料向档案管理部门归档。2.对于跨年度的科研项目，在每年年底应将本年度形成的科研文件材料进行整理归档。（三）归档手续项目承担部门（或个人）向档案管理部门移交科研档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单一式两份，双方各执一份。五、科研档案的保管（一）保管期限科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的科研档案具有重要历史价值和科学价值的科研成果档案。涉及国家机密和重大利益的科研项目档案。对机关科研工作有长期指导作用的科研档案。2.长期保管的科研档案一般科研项目的档案，保管期限为10年至50年。具有一定参考价值的科研文件材料。3.短期保管的科研档案临时性科研项目的档案，保管期限为5年以下。仅供近期查阅参考的科研文件材料。（二）保管条件1.档案管理部门应配备专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。（三）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对科研档案进行清点，确保档案的数量准确。2.每年应对科研档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、有无损坏等情况，发现问题及时处理。六、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则科研档案的鉴定应根据其保管期限和价值，按照国家有关规定进行。鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立科研档案鉴定小组，由档案管理部门、科研项目管理部门、相关专家等组成。鉴定小组负责对科研档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法鉴定人员应逐件审查科研档案，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值和保管期限。2.综合分析法结合科研项目的重要性、影响力、应用前景等因素，对科研档案进行综合分析，确定其鉴定结果。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的科研档案，应填写档案销毁清单。2.档案销毁清单应经档案管理部门负责人审核，机关分管领导批准。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案被彻底销毁。监销人员应在档案销毁清单上签字，并注明销毁日期。七、科研档案的利用（一）利用范围1.机关内部科研人员查阅本部门（或个人）承担科研项目的档案。2.因工作需要，其他部门人员查阅相关科研档案。3.外单位因合作、交流等原因查阅机关科研档案。（二）利用手续1.机关内部人员查阅科研档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅科研档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经机关分管领导批准后，到档案管理部门查阅。3.查阅科研档案时，查阅人员应在档案查阅登记本上登记，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员等信息。（三）利用方式1.档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，方便查阅人员查阅档案。2.查阅人员一般不得将档案原件