广告公司印章管理制度

广告公司印章管理制度总则目的为加强广告公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司利益，特制定本制度。适用范围本制度适用于广告公司总部及各分支机构，涵盖公司所有部门及员工。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权利和承担义务的正式印章。2.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据等相关财务事务的印章。4.法人章：代表公司法定代表人的个人印章，用于特定财务或法律文件。5.部门章：各部门根据工作需要自行使用的印章，用于部门内部文件、资料等。印章的刻制与启用刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章由行政部统一负责刻制，必须选择具有公安机关指定资质的印章刻制单位。2.部门章由各部门提出申请，经分管领导批准后，由行政部负责刻制。3.申请刻制印章时，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并附上相关证明文件。启用1.新印章刻制完成后，行政部应及时通知相关部门和人员，并组织印章启用仪式。2.启用印章时，需在《印章启用登记表》上详细记录启用日期、印章名称、规格、启用范围等信息，并由相关负责人签字确认。3.印章启用后，原印章如有需要废止，应及时办理废止手续，并将废止印章交行政部妥善保管。印章的保管保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。3.印章保管人员不得擅自将印章交他人代管。保管职责1.公司公章：由行政部经理指定专人保管，保管人员应妥善保管公章，不得随意放置，确保公章在安全的环境下存放。2.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管，保管人员应严格按照合同审批流程使用合同专用章，确保合同签订的合法性和有效性。3.财务专用章：由财务部经理指定专人保管，保管人员应严格遵守财务制度，正确使用财务专用章，确保财务结算的准确性和安全性。4.法人章：由法定代表人或其授权人保管，保管人员应按照公司规定使用法人章，确保法人章的使用符合公司利益。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，保管人员应在部门内部使用部门章，不得对外使用。保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，确保印章交接的准确性和完整性。印章的使用使用原则1.严格按照规定的审批流程使用印章，未经批准不得擅自使用。2.印章使用应基于真实、合法、有效的业务需求，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。3.印章使用应确保印章与文件内容一致，不得擅自更改或添加内容。使用流程1.填写申请表：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息。2.审批：根据用印事项的性质和金额，按照公司审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项由分管领导或总经理审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上登记用印情况，并在用印文件上加盖印章。加盖印章时应确保印章清晰、端正，不得模糊或歪斜。4.留存文件：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》和用印文件原件留存归档，以备查阅。使用范围1.公司公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议、介绍信等。2.合同专用章：专门用于签订各类合同。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据、报表等相关财务事务。4.法人章：用于特定财务或法律文件，如支票、汇票等。5.部门章：用于部门内部文件、资料、通知等。印章的停用与销毁停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部提出申请，经公司领导批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，保管人员应及时将印章交行政部封存，并在《印章停用登记表》上记录停用日期、印章名称、规格等信息。销毁1.对于已停用且无保留价值的印章，由行政部负责组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，由行政部会同相关部门共同进行销毁。3.销毁印章应采用适当的方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，并由参与销毁的人员签字确认。印章使用的监督与检查监督职责1.行政部负责对公司印章的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用符合规定。2.财务部负责对财务专用章和法人章的使用情况进行监督，确保财务结算的准确性和安全性。3.审计部门负责对印章使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。检查内容1.印章使用是否符合审批流程，审批手续是否齐全。2.印章使用是否基于真实、合法、有效的业务需求，是否存在违规使用印章的情况。3.印章保管是否安全，是否存在印章遗失、被盗用等情况。4.印章使用记录是否完整、准确，是否及时归档。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构