机关印章使用管理制度

机关印章使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司机关印章的使用管理，维护公司印章的权威性和严肃性，确保印章使用的合法性、安全性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司机关各部门、各分支机构以及下属子公司在经营管理活动中涉及的印章使用管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的法定印章。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等需要法定代表人签字确认的场合。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算、票据开具等财务相关业务。5.部门印章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、资料等的处理。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.申请表经部门负责人审核、分管领导批准后，报公司办公室统一办理刻制手续。3.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，由公司办公室负责组织启用仪式。2.启用时，需在《印章启用登记表》上详细记录印章启用日期、启用范围、保管人等信息，并由相关人员签字确认。3.印章启用后，原印章同时废止，如有需要，应及时办理废止手续。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交与他人保管或使用。（二）保管职责1.公司公章：由公司办公室指定专人保管，保管人员应严格按照规定使用公章，不得随意携带公章外出。如因工作需要确需携带公章外出，必须经公司领导批准，并办理相关手续。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权的专人保管，保管人员应按照法定代表人的指示使用印章。3.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管，保管人员应严格按照合同审批流程使用合同专用章，确保合同签订的合法性和有效性。4.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管，保管人员应按照财务制度规定使用财务专用章，确保财务业务的规范操作。5.部门印章：由各部门指定专人保管，保管人员应在本部门负责人的领导下使用部门印章，不得超出本部门职责范围使用。（三）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。3.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，交接过程必须有监交人在场，确保印章交接清楚、手续完备。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的审批程序使用印章，未经批准不得擅自使用。2.印章使用必须基于公司正常的经营管理活动，不得用于任何违法违规或损害公司利益的行为。（二）使用流程1.填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.审批：申请表经部门负责人审核后，根据用印事项的性质和金额大小，分别报分管领导、总经理或董事长批准。3.用印：审批通过后，印章保管人员按照申请表上的内容进行用印，并在《印章使用登记表》上记录用印情况，包括用印日期、用印文件名称、份数、用印人等信息，同时要求用印人签字确认。4.留存文件：用印完成后，印章保管人员应将用印文件原件或复印件留存归档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行审批手续时，印章使用人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同用印，必须经公司法律顾问审核后，方可办理用印手续。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由相关部门提出申请，填写《印章停用申请表》，经公司领导批准后，通知印章保管人员办理停用手续。2.印章保管人员在收到停用通知后，应立即停止使用印章，并将印章妥善保管。（二）销毁1.停用的印章应及时进行销毁，以防止印章被非法使用。2.销毁印章时，必须由公司办公室组织，相关部门人员参加，确保销毁过程的公开、公正、安全。3.销毁印章后，应在《印章销毁登记表》上记录销毁日期、印章名称、销毁方式等信息，并由参加销毁的人员签字确认。六、监督与检查（一）监督机制1.公司办公室负责对印章使用管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用符合规定。2.审计部门负责对印章使用管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。