企业章证管理制度

企业章证管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章、证照的管理，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。（三）定义1.印章：包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章等具有法律效力的印章。2.证照：包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、许可证等各类公司经营活动所需的证件。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.印章刻制完成后，行政部门应及时进行登记，并将印章移交专人保管。（二）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司总经理指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度，确保印章的安全。3.印章保管人员不得擅自将印章交与他人使用，如因工作需要必须使用印章时，应按照规定的审批程序进行审批。4.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或带出办公区域，如因特殊情况需要带出办公区域时，应经公司总经理批准，并采取必要的安全措施。5.印章保管人员如因工作变动或其他原因不能继续保管印章时，应及时办理印章交接手续，确保印章的安全移交。（三）印章的使用1.公司印章的使用必须严格按照规定的审批程序进行审批，未经批准不得擅自使用。2.使用公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章时，应填写《印章使用申请表》，经公司总经理或授权代表批准后，方可使用。3.使用部门章时，应填写《印章使用申请表》，经部门负责人批准后，方可使用。4.印章使用申请表应注明使用印章的事项、用途、使用时间、使用人等信息，并由申请人签字确认。5.印章保管人员应认真审核印章使用申请表，确保申请事项符合公司规定和审批程序，方可盖章。6.印章使用后，印章保管人员应及时在《印章使用登记表》上进行登记，注明使用时间、使用事项、使用人等信息，并由使用人签字确认。7.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章。如因工作需要必须在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司印章时，应经公司总经理批准，并在使用后及时收回，妥善保管。（四）印章的停用与销毁1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，印章保管人员应及时填写《印章停用申请表》，经公司总经理批准后，将印章交回行政部门。2.行政部门应定期对停用的印章进行清理，核对印章数量，并填写《印章销毁申请表》，经公司总经理批准后，按照规定的程序进行销毁。3.印章销毁时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。4.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档保管。三、证照管理（一）证照的办理1.公司各类证照的办理由行政部门统一负责，根据公司实际需要，填写《证照办理申请表》，经公司法定代表人或授权代表批准后，按照相关规定办理。2.证照办理过程中，行政部门应及时与相关部门沟通协调，确保证照办理工作顺利进行。3.证照办理完成后，行政部门应及时进行登记，并将证照移交专人保管。（二）证照的保管1.公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等重要证照由行政部门指定专人保管；资质证书、许可证等其他证照由相关业务部门指定专人保管。2.证照保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守证照管理制度，确保证照的安全。3.证照保管人员不得擅自将证照交与他人使用，如因工作需要必须使用证照时，应按照规定的审批程序进行审批。4.证照保管人员应妥善保管证照，不得将证照随意放置或带出办公区域，如因特殊情况需要带出办公区域时，应经公司总经理批准，并采取必要的安全措施。5.证照保管人员如因工作变动或其他原因不能继续保管证照时，应及时办理证照交接手续，确保证照的安全移交。（三）证照的使用1.公司证照的使用必须严格按照规定的审批程序进行审批，未经批准不得擅自使用。2.使用公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证等重要证照时，应填写《证照使用申请表》，经公司总经理或授权代表批准后，方可使用。3.使用资质证书、许可证等其他证照时，应填写《证照使用申请表》，经相关业务部门负责人批准后，方可使用。4.证照使用申请表应注明使用证照的事项、用途、使用时间、使用人等信息，并由申请人签字确认。5.证照保管人员应认真审核证照使用申请表，确保申请事项符合公司规定和审批程序，方可提供证照。6.证照使用后，证照保管人员应及时在《证照使用登记表》上进行登记，注明使用时间、使用事项、使用人等信息，并由使用人签字确认。7.严禁出借、出租公司证照。如因工作需要必须借用、租用公司证照时，应经公司总经理批准，并签订相关协议，明确双方的权利和义务。（四）证照的年检与换证1.行政部门应定期关注公司各类证照的年检与换证时间，及时填写《证照年检申请表》或《证照换证申请表》，经公司总经理批准后，按照相关规定办理。2.证照年检与换证过程中，行政部门应及时与相关部门沟通协调，确保年检与换证工作顺利进行。3.证照年检与换证完成后，行政部门应及时进行登记，并将相关资料存档保管。（五）证照的遗失与补办1.如发现公司证照遗失，证照保管人员应立即向公司行政部门报告，并采取必要的措施防止证照被非法使用。2.行政部门应及时填写《证照遗失补办申请表》，经公司总经理批准后，按照相关规定办理补办手续。3.补办证照过程中，行政部门应及时与相关部门沟通协调，确保补办工作顺利进行。4.证照补办完成后，行政部门应及时进行登记，并将相关资料存档保管。四、监督与检查（一）公司行政部门负责对印章、证照的管理情况进行定期检查，确保印章、证照的安全保管和规范使用。（二）公司审计部门负责对印章、证照的管理情况进行不定期审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）公司各部门应积极配合行政部门、审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。五、责任追究（一）对违反本制度规定，擅自刻制、使用、保管印章或证照的单位和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将