教育机构印章管理制度

教育机构印章管理制度一、总则（一）目的为加强教育机构印章管理，维护教育机构的合法权益，保障教育教学及各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教育机构内所有涉及印章使用的部门和人员。（三）印章种类1.机构公章：用于教育机构对外的正式文件、合同、协议、报表等重要事项的签署。2.法定代表人章：用于特定的财务票据、银行结算等相关业务。3.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济业务文件。4.财务专用章：用于财务核算、资金收付等财务相关业务。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报机构负责人审批。2.审批通过后，由行政部门统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家法律法规和公安机关的相关规定，确保印章的合法性和规范性。（二）印章启用1.新刻制的印章由行政部门负责领取，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、刻制时间、启用时间、保管人等信息。2.印章启用前，行政部门应将印章的印模留存一份，并在机构内部进行公示，告知全体员工印章的启用时间和使用范围。3.印章启用时，需由保管人在《印章启用登记表》上签字确认，正式开始履行保管职责。三、印章的保管（一）保管原则1.专人保管：各类印章必须指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章的安全。2.分人保管：为防止印章使用过程中的风险，机构公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章应分别由不同人员保管，不得由同一人保管两枚及以上重要印章。3.妥善保管：保管人应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并确保存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。（二）保管职责1.机构公章保管人职责负责机构公章的日常保管，严格按照规定使用印章。对印章的使用情况进行详细登记，记录使用时间、事由、批准人等信息。定期检查印章的保管情况，确保印章安全无损。如发现印章有损坏或丢失情况，应及时报告机构负责人，并采取相应的补救措施。2.法定代表人章保管人职责负责法定代表人章的保管，按照财务制度和相关规定使用印章。配合财务部门完成各类财务票据的盖章工作，确保盖章手续齐全、合规。对法定代表人章的使用情况进行登记，如遇特殊情况需他人代盖印章时，应经法定代表人书面授权，并做好记录。3.合同专用章保管人职责负责合同专用章的保管，严格按照合同审批流程使用印章。在签订合同前，仔细核对合同条款与审批意见是否一致，确保合同内容合法合规。对合同专用章的使用情况进行详细登记，包括合同名称、签订日期、对方单位名称、合同金额等信息。合同签订后，及时将合同专用章交回保管处，并妥善保管合同副本。4.财务专用章保管人职责负责财务专用章的保管，严格按照财务管理制度使用印章。办理各类资金收付业务时，确保印章使用符合财务规定和审批流程。对财务专用章的使用情况进行登记，如遇大额资金支付等重要事项，应留存相关审批文件作为备查。定期与财务部门核对印章使用情况，确保账目清晰、准确。5.部门章保管人职责负责本部门章的保管，按照部门工作需要使用印章。对部门章的使用情况进行登记，记录使用时间、事由等信息。部门章仅限于部门内部文件、通知等使用，不得用于对外签订合同、协议等重要事项。如遇特殊情况需对外使用部门章时，应经机构负责人批准。四、印章的使用（一）使用流程1.填写《印章使用申请表》：使用印章时，申请人应详细填写《印章使用申请表》，注明使用印章的名称、事由、文件名称、使用时间、批准人等信息。2.审批：申请表经申请人所在部门负责人审核签字后，报相关领导审批。审批权限根据印章的种类和使用事项确定，一般情况下，机构公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章的使用需经机构负责人审批；部门章的使用由部门负责人审批。3.盖章：审批通过后，申请人将《印章使用申请表》交至印章保管人处，保管人核对申请表内容无误后，在相应文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录盖章时间、文件名称、盖章人等信息。4.登记备案：印章使用完毕后，保管人应将《印章使用申请表》和相关文件复印件留存归档，以备查阅。（二）使用要求1.严格按照审批后的用途使用印章，不得擅自更改使用范围和内容。2.印章应加盖在文件的落款处或规定位置，确保印章清晰、端正、完整。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章后对文件内容进行严格审核，并在盖章处注明日期、用途等信息。4.涉及经济合同、协议等重要文件盖章时，应仔细核对合同条款与审批意见是否一致，确保合同内容合法合规。5.多人会签的文件，应在所有会签人签字后再加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因机构名称变更、部门撤销、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、停用时间等信息，并经机构负责人审批。2.审批通过后，行政部门负责收回停用印章，并在机构内部发布停用通知，告知全体员工印章已停用。3.停用印章应及时交回行政部门保管，保管人应在《印章保管登记表》上注明停用日期，并将印章存放于安全处。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的印章，由行政部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，经机构负责人审批后进行销毁。2.销毁印章时，应至少有两名以上人员在场监督，确保印章被彻底销毁。销毁方式可采用切割、粉碎等物理方法，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁后，监督人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告机构负责人。六、印章使用的监督与检查（一）监督机制1.行政部门负责对印章的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用符合规定。2.财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督，定期核对印章使用记录与财务账目，确保资金收付安全。3.审计部门负责对印章管理制度的执行情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。（二）违规处理1.对于违反印章管理制度，擅自使用印章、未按规定审批使用印章、在空白文件上加盖印章等行为，一经发现，将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。2.因印章使用不当给教育机构造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，将依法追究法律责任。七、附则（一）