机关单位公章管理制度

机关单位公章管理制度一、总则（一）目的为加强机关单位公章的管理，确保公章使用的规范性、严肃性和安全性，维护机关单位的正常工作秩序和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位内部各部门及全体工作人员在公务活动中使用公章的管理。（三）基本原则1.严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。2.规范使用原则：公章使用应符合法律法规和机关单位的相关规定，确保使用内容真实、合法、有效。3.安全保管原则：公章应指定专人负责保管，确保公章存放安全，防止丢失、被盗或损坏。二、公章的种类及用途（一）单位公章1.用途：代表机关单位对外行使职权，如签署文件、合同、协议等具有法律效力的文书；证明机关单位的身份和资格；办理各类公务事项的批准和证明等。2.适用范围：适用于以机关单位名义对外发布的正式文件、重要函件、合同协议、报表、证书、介绍信等。（二）部门公章1.用途：用于本部门职责范围内的业务往来和文件处理，如部门内部的通知、报告、申请等。2.适用范围：仅限于本部门在其职责权限内开展工作时使用，不得超越权限对外使用。（三）专用章1.用途：根据工作需要，机关单位可刻制专用章，如财务专用章、合同专用章、发票专用章等，分别用于特定的业务领域。2.适用范围：财务专用章用于财务收支、结算等相关业务；合同专用章用于签订各类经济合同；发票专用章用于开具发票等。专用章的使用应严格按照相关财务和业务规定执行。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.机关单位公章的刻制必须严格按照国家有关规定办理。由办公室提出申请，经单位主要领导批准后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制公章时，应提交单位介绍信、主要领导签字的刻章申请等相关材料，详细说明公章的名称、规格、样式等要求。3.刻制完成后，刻章单位应出具刻章证明，并将印章及印模交机关单位办公室备案。（二）启用1.新刻制的公章启用前，办公室应进行登记，并填写《公章启用登记表》，注明公章名称、启用日期、启用范围、保管人等信息。2.启用公章时，应在单位内部进行公告，明确告知全体工作人员公章的启用时间、使用范围和审批程序等事项。3.同时，应将新公章的印模分发给相关部门和人员，以便其识别和核对。（三）废止1.因机构变更、名称更改、公章损坏或其他原因需要废止公章时，由办公室提出申请，经单位主要领导批准后，及时办理废止手续。2.废止的公章应及时上缴办公室，并由办公室进行封存或销毁。销毁公章时，应填写《公章销毁登记表》，注明公章名称、销毁日期、销毁方式等信息，由办公室负责人、监销人签字确认。3.对废止的公章，应在单位内部进行公告，声明该公章已不再具有法律效力。四、公章的保管（一）保管人员1.单位公章由办公室指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉公章使用规定和流程。2.部门公章由各部门指定专人负责保管，保管人员名单应报办公室备案。3.专用章的保管人员由相关业务部门根据工作需要指定，并报办公室备案。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.公章保管人员应妥善保管公章，不得随意将公章转借他人或带出办公区域。如因工作需要携带公章外出，必须经单位主要领导批准，并办理相关手续。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、丢失等情况，应及时报告办公室，并采取相应措施。五、公章的使用（一）使用流程1.用章申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人签字审核。2.审批：《公章使用申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。涉及重大事项或重要文件的用章，还需报单位主要领导审批。3.用章登记：公章保管人员在收到经审批的《公章使用申请表》后，应对用章情况进行登记，填写《公章使用登记表》，注明用章时间、用章事由、用章内容、用章份数、审批人等信息。4.用章：公章保管人员应严格按照审批意见在用章文件或材料上加盖公章，并确保盖章位置准确、清晰。5.用章后处理：用章完毕后，公章保管人员应将《公章使用申请表》和相关文件或材料归档保存，并及时清理用章现场。（二）使用范围1.单位公章的使用范围严格按照本制度第二章规定执行，不得擅自扩大使用范围。2.部门公章和专用章的使用应在本部门或相关业务领域内，不得超越权限使用。3.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文件上加盖公章。如因工作需要确需开具空白介绍信或空白合同的，必须经单位主要领导批准，并在介绍信或合同上注明有效期限和使用范围。（三）使用限制1.涉及个人经济担保、贷款、私人事务等与机关单位无关的事项，不得使用单位公章。2.未经单位主要领导批准，不得在对外发布的文件、材料上加盖单位公章。3.严禁伪造、变造、盗用单位公章，如有违反，将依法追究相关人员的法律责任。六、监督与检查（一）内部监督1.办公室负责对公章的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章使用符合规定。2.各部门应积极配合办公室的监督检查工作，如实提供公章使用情况的相关资料和信息。3.对发现的公章使用问题，办公室应及时进行调查核实，并提出处理意见，报单位领导批准后执行。（二）外部监督1.接受上级主管部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查，如实汇报公章管理情况，积极配合做好相关工作。2.对外部监督检查中提出的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。七、责任追究（一）对违反公章管理制度行为的认定1.未经批准擅自使用公章的。2.超越权限使用公章的。3.在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文件上加盖公章的。4.伪造、变造、盗用单位公章的。5.因保管不善导致公章丢失、被盗或损坏的。6.其他违反公章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.批评教育：对初次违反公章管理制度且情节较轻的人员，给予批评教育，责令其改正错误行为。2.警告处分：对违反公章管理制度情节较重的人员，给予警告处分，并在单位内部进行通报批评。3.纪律处分：对违反公章管理制度情节严重，造成不良后果的人员，按照单位有关规定给予纪律处分，如记过、记大过、降级、撤职等。4.法律责任：对伪造、变造、盗用单位公章，构成违法犯罪的人员，依法移交司法机关追究