单位印鉴章管理制度

单位印鉴章管理制度一、总则1.目的为加强单位印鉴章的管理，规范印鉴章的使用流程，维护单位的合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于单位内部各部门及全体员工在涉及单位业务活动中使用印鉴章的行为。3.定义本制度所称印鉴章包括单位公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等具有法律效力或代表单位意志的印章。二、印鉴章的刻制与启用1.刻制因工作需要刻制印鉴章，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、规格、用途、数量等，经单位负责人审批后，报相关公安部门备案。选择具有资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量符合国家标准。2.启用新刻制的印鉴章由行政部门统一保管，启用前应在单位内部进行公示，明确印章的启用日期、使用范围、保管责任人等信息。行政部门应留存印鉴章启用的相关文件资料，包括申请审批文件、刻制合同、印章样本等，以备查阅。三、印鉴章的保管1.保管原则印鉴章应实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止印章被盗用、遗失或损坏。2.保管责任人单位公章、法定代表人章由单位负责人指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人指定专人保管；合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管；部门章由各部门负责人指定专人保管。保管责任人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章使用流程。3.保管要求印鉴章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。保管责任人应妥善保管印鉴章，不得擅自将印章交与他人使用或带出单位。如因工作需要临时外出，应将印章委托给其他经授权的人员代管，并办理交接手续。定期对印鉴章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形、模糊等情况，应及时报告单位负责人，并按规定申请重新刻制。四、印鉴章的使用1.使用范围单位公章：用于单位对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表单位参加各类会议、活动；办理单位的各类资质证书、许可证等相关手续；其他需要加盖单位公章的事项。法定代表人章：用于单位法定代表人授权的经济业务活动，如签署支票、汇票、合同等；办理单位法定代表人个人相关事务。财务专用章：用于单位财务收支、结算、报销等业务活动，如开具发票、收据、支票等；办理银行账户开户、销户、变更等手续；其他与财务相关的事项。合同专用章：用于单位对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等的签署；办理本部门职责范围内的相关业务事项；其他经单位负责人批准的事项。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《印鉴章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字。审批：根据用印事项的性质和审批权限，分别报单位负责人、财务负责人、合同管理部门负责人等相关领导审批。审批通过后，在《印鉴章使用申请表》上签署审批意见。用印：保管责任人根据审批后的《印鉴章使用申请表》，对用印文件进行审核，确认无误后，在规定的位置加盖印鉴章，并在《印鉴章使用登记表》上登记用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。留存：用印完毕后，保管责任人应将《印鉴章使用申请表》、用印文件等相关资料妥善保管，以备查阅。3.特殊情况处理如遇紧急情况或因特殊原因无法事先履行审批手续的，使用部门或个人应电话请示单位负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件用印，应经单位法律顾问审核后，再按规定流程进行审批用印。五、印鉴章的停用与销毁1.停用因单位名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用印鉴章的，由行政部门提出书面申请，经单位负责人审批后，发布印鉴章停用通知。印鉴章停用后，保管责任人应及时将印章交回行政部门，并办理交接手续。2.销毁对于停用的印鉴章，行政部门应填写《印鉴章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、规格、数量、停用原因等信息，经单位负责人审批后，按照规定程序进行销毁。销毁印鉴章时，应选择安全可靠的方式进行，如粉碎、熔化等，并确保销毁过程有专人监督，防止印章流出。销毁完毕后，行政部门应在《印鉴章销毁申请表》上记录销毁日期、销毁方式、监督人等信息，并将相关资料存档。六、监督与检查1.内部监督行政部门负责对印鉴章的保管、使用情况进行定期检查，每月至少检查一次，并做好检查记录。财务部门负责对财务专用章的使用情况进行监督检查，确保财务收支业务的合规性。合同管理部门负责对合同专用章的使用情况进行监督检查，确保合同签订的合法性和有效性。2.违规处理对于违反本制度规定使用印鉴章的行为，一经发现，应立即停止使用，并视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。因违规使用