材料销售合同管理制度

材料销售合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司材料销售合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有材料销售合同的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品等的销售合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同主体资格审查1.在签订合同前，业务部门应对合同对方的主体资格进行审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的原件或复印件，并核实其真实性、有效性和合法性。2.对于首次合作的客户，应要求其提供法定代表人身份证明书、授权委托书等相关文件，确保签订合同的代表具有合法的代理权。（二）合同条款审核1.业务部门负责起草合同初稿，合同条款应明确、具体、完整，包括但不限于合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.财务部门负责审核合同中的付款方式、结算期限等财务条款，确保公司的资金安全和利益。3.法务部门负责审核合同的合法性、合规性，对合同条款进行法律风险评估，并提出修改意见。4.各部门审核通过后的合同初稿，交公司分管领导审批，重大合同需经总经理办公会或董事会审议通过。（三）合同签订程序1.经审批后的合同，由业务部门与合同对方进行协商，达成一致意见后，双方签字（盖章）确认。2.合同签订时，应确保合同文本一式多份，分别由业务部门、财务部门、法务部门等留存归档。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送达相关部门，以便各部门做好合同履行的准备工作。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容。2.合同执行计划应报公司分管领导审批后实施，并定期向公司领导汇报合同履行情况。（二）交货管理1.生产部门应按照合同执行计划组织生产，确保按时、按质、按量完成交货任务。2.仓库管理部门应做好货物的出入库管理工作，确保货物的安全、完整，并及时办理货物的交付手续。3.业务部门应与客户保持密切沟通，及时了解客户对货物的验收情况，如发现问题应及时协调解决。（三）付款管理1.财务部门应按照合同约定的付款方式和结算期限，及时与客户进行沟通，催收货款。2.对于逾期未付款的客户，财务部门应及时向业务部门反馈信息，业务部门应采取相应的催款措施，如发函催款、上门催款等。3.如客户出现重大财务风险或信用问题，可能影响公司货款回收的，业务部门应及时向公司领导汇报，并采取相应的风险防范措施。（四）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化等原因需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应报公司分管领导审批后实施，并按照合同签订程序进行备案。（五）合同解除管理1.在合同履行过程中，如因不可抗力、一方严重违约等原因需要解除合同的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应明确双方的权利义务，包括已履行部分的结算、未履行部分的处理等内容。3.合同解除协议应报公司分管领导审批后实施，并按照合同签订程序进行备案。四、合同档案管理（一）合同档案的收集1.业务部门负责收集合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、补充协议、往来函件、送货单、验收单、发票等。2.合同档案应在合同履行完毕后及时收集整理，确保档案资料的完整性和准确性。（二）合同档案的整理1.业务部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行分类整理，编制档案目录，便于查阅和管理。2.合同档案应按照合同签订时间顺序进行排列，并按照年度、类别等进行编号。（三）合同档案的保管1.合同档案应指定专人负责保管，保管人员应具备一定的档案管理知识和技能，确保档案的安全和完整。2.合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号进行存放，便于查找和使用。3.档案保管人员应定期对合同档案进行检查和清理，对破损、变质的档案应及时进行修复和更换。（四）合同档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案保管部门查阅。2.查阅合同档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。3.查阅完毕后，应及时将合同档案归还档案保管部门，并办理归还手续。（五）合同档案的销毁1.合同档案保管期限届满后，由档案保管部门提出销毁申请，经公司分管领导审批后进行销毁。2.合同档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案资料的彻底销毁。3.合同档案销毁后，应及时在档案目录中注明销毁日期和销毁原因，并将销毁记录存档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.法务部门应定期对公司的合同进行风险识别和评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和风险控制目标。（二）风险应对措施1.对于市场风险，业务部门应加强市场调研，及时了解市场动态，合理调整合同价格和交货时间，降低市场风险对公司的影响。2.对于信用风险，业务部门应加强客户信用管理，建立客户信用档案，对客户的信用状况进行评估和跟踪，采取适当的信用政策，如要求客户提供担保、增加预付款比例等，降低信用风险。3.对于法律风险，法务部门应加强合同审核，确保合同条款的合法性和合规性，及时为公司提供法律咨询和法律支持，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.各部门应定期对合同履行情况进行监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，确保合同的顺利履行。2.法务部门应建立合同风险预警机制，对可能出现的重大风险及时发出预警信号，提醒公司领导和相关部门采取相应的风险应对措施。六、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时与合同对方进行沟通协商，了解纠纷原因，寻求解决方案。2.在协商过程中，应保持冷静、理智，尊重对方的意见和诉求，避免情绪化的表达和行为。（二）纠纷调解1.如协商不成，业务部门可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方进行调解，如行业协会、仲裁机构、人民法院等。2.在调解过程中，应积极配合调解机构的工作，提供相关证据和资料，如实陈述纠纷情况，争取达成调解协议。（三）纠纷仲裁或诉讼1.如调解不成，业务部门应及时向公司领导汇报，并根据公司领导的意见，决定是否通过仲裁或诉讼方式解决纠纷。2.在仲裁或诉讼过程中，应委托专业的律师或法律机构代理，提供充分的证据和资料，维护公司的合法权益。七、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门应定期对合同管理情况进行监督检查，检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合本制度的规定，合同档案管理是否规范。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.公司将合同管理工作纳入各部门和员工的绩效考核体