学校公文阅办管理制度

学校公文阅办管理制度一、总则（一）目的为进一步规范学校公文阅办流程，提高公文处理效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在日常工作中形成、传递、办理的各类公文。（三）基本原则1.准确及时原则公文处理要确保内容准确无误，严格按照规定的时限要求进行传递和办理，不得延误。2.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，加强公文在传递、阅办过程中的安全保密管理，防止公文泄露。3.规范有序原则公文处理要遵循统一的格式、流程和标准，做到程序规范、环节紧密、衔接有序。4.高效协同原则各部门、各单位要密切配合，协同工作，提高公文处理的整体效能，避免推诿扯皮。二、公文种类及格式（一）公文种类1.决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复适用于答复下级机关请示事项。13.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人上行文应当标注签发人姓名。8.标题由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。19.页码公文页数顺序号。三、公文办理流程（一）收文办理1.签收对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2.登记对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。3.初审对收到的公文进行初审，初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。4.承办阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。5.传阅根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。6.催办及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。7.答复公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。（二）发文办理1.复核已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。2.登记对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。3.印制公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。4.核发公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。（三）公文归档1.归档范围凡是反映学校工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均应归档。2.归档要求归档的文件材料应齐全完整、真实准确、格式规范，符合档案管理的有关规定。3.归档时间办理完毕的公文，应当根据其性质和保存期限，及时整理归档。一般公文应在次年上半年归档，重要公文和紧急公文应随时归档。四、公文阅办责任（一）阅文责任1.各部门、各单位收到公文后，应及时安排专人进行阅文，不得延误。2.阅文人员应认真阅读公文内容，领会文件精神，不得随意圈划、涂改公文。3.对需要传达的公文，阅文人员应及时组织传达，并做好记录。（二）办文责任1.承办部门应按照公文要求和领导批示，认真办理公文，确保按时办结。2.办理公文过程中，如需与其他部门沟通协调，承办部门应主动联系，积极协商，不得推诿扯皮。3.对涉及多个部门的公文，主办部门应牵头组织协调，协办部门应密切配合，共同完成公文办理工作。（三）催办责任1.学校办公室负责对公文办理情况进行催办，及时掌握公文办理进度。2.催办人员应定期对公文办理情况进行检查，对逾期未办结的公文，应及时向承办部门发出催办通知，并跟踪催办结果。3.承办部门应积极配合催办工作，对催办通知中提出的问题及时进行整改，确保公文按时办结。五、公文保密管理（一）保密措施1.严格控制公文的知悉范围，按照规定的阅读范围进行传阅，不得擅自扩大。2.对涉密公文，应指定专人负责管理，严格按照保密规定进行传递、保管和销毁。3.在公文处理过程中，不得将涉密公文在非保密场所阅办、存放，不得通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递涉密公文。4.对因工作需要接触涉密公文的人员，应进行保密教育，明确保密责任，签订保密承诺书。（二）泄密处理1.如发现公文在传递、阅办过程中发生泄密事件，应立即采取措施进行补救，并及时报告学校保密工作领导小组。2.对泄密责任人，应根据情节轻重，按照有关规定给予相应的处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、公文信息化管理（一）电子公文处理1.积极推进公文处理信息化建设，逐步实现公文的网上签收、登记、传阅、办理、归档等功能。2.电子公文应与纸质公文具有同等效力，其格式应符合国家有关标准和规定。3.处理电子公文时，应严格遵守国家有关信息安全法律法规，采取必要的安全防护措施，确保电子公文的安全。（二）公文数据管理1.建立健全公文数据管理制度，对公文数据进行分类、整理、存储和备份，确保公文数据的完整、准确和安全。2.定期对公文数据进行清理和维护，删除过期、无用的公文数据，提高公文数据的利用效率。3.加强对公文数据的统计分析，为学校决策提供参考依据。七、监督与考核（一）监督检查1.学校办公室负责对公文阅办管理制度的执行情况进行监督检查，定期对各部门、各单位的公文处理工作进行抽查。2.监督检查的内容包括公文办理的及时性、准确性、规范性，公文保密管理情况，公文信息化建设情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将公文阅办工作纳入学校年度绩效考核体系，对各部门、各单位的公文处理工作进行考核评