学校招标采购管理制度

学校招标采购管理制度总则1.目的为规范学校招标采购行为，加强学校招标采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务的招标采购活动。3.基本原则公开透明原则：招标采购活动应公开进行，采购信息应全面、及时地向社会公开，确保潜在供应商能够平等获取信息，参与竞争。公平竞争原则：所有符合条件的供应商或承包商都有平等的机会参与投标，不得设置歧视性条款，保证竞争的公平性。公正原则：招标采购活动应按照事先公布的标准和程序进行，确保评标结果的公正性，维护各方的合法权益。诚实信用原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。管理机构及职责1.招标采购领导小组组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。职责负责审定学校招标采购工作的重大事项，包括招标采购政策、制度、计划等。协调解决招标采购过程中的重大问题，监督招标采购活动的执行情况。对招标采购工作进行决策和指导，确保招标采购工作符合学校的整体利益和发展战略。2.招标采购工作小组组成：由招标采购管理部门牵头，相关技术、经济、法律等专业人员组成。职责具体组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。对投标供应商进行资格审查，确保其具备参与投标的资格和能力。负责与中标供应商签订采购合同，并监督合同的履行情况。整理、归档招标采购过程中的各类文件和资料，建立招标采购档案。3.职能部门使用部门根据本部门的教学、科研、管理等工作需要，提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购项目的技术论证、商务谈判、合同验收等工作，对采购项目的质量和适用性负责。财务部门负责审核采购项目的预算，确保采购资金的合理安排和使用。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和结算，确保资金安全。对采购项目的成本效益进行分析和评价，为学校的采购决策提供财务支持。审计部门对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。对采购项目的预算执行情况、资金使用情况进行审计，防止出现浪费和违规行为。对采购合同的签订、履行情况进行审计，保障学校的合法权益。招标采购方式1.公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。工程类：施工单项合同估算价在200万元以上的；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在100万元以上的；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在50万元以上的。服务类：单项或批量采购金额一次性达到50万元以上的。2.邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。招标采购程序1.采购申请与审批使用部门根据工作需要填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、采购时间等内容，并提交相关的技术资料和论证报告。《采购申请表》经使用部门负责人审核签字后，报分管校领导审批。分管校领导根据学校的采购政策、预算安排和实际需求进行审批，审批通过后交招标采购管理部门。2.采购计划编制招标采购管理部门根据审批后的《采购申请表》，结合学校的采购计划和资金状况，编制具体的采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购流程等内容。采购计划报招标采购领导小组审定后，作为组织实施招标采购活动的依据。3.招标文件编制根据采购计划和采购项目的特点，招标采购工作小组编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。招标文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等实质性内容，确保投标人能够准确理解采购要求。招标文件编制完成后，经招标采购管理部门审核、分管校领导批准后发布。4.发布招标公告（或投标邀请书）采用公开招标方式的，招标采购管理部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购人名称、地址和联系方式，采购项目名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍，采购项目预算金额，采购项目的获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、开标时间及地点，采购项目联系人姓名和电话等内容。采用邀请招标方式的，招标采购管理部门应向符合条件的特定供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价，提交投标文件的截止时间、开标时间及地点等内容。5.资格预审（如有）对于采用公开招标或邀请招标方式的项目，根据需要可进行资格预审。资格预审文件应明确资格预审的标准和方法，包括供应商的资质条件、业绩、信誉、财务状况等方面的要求。招标采购管理部门负责组织资格预审工作，对潜在供应商提交的资格预审申请文件进行审查。通过资格预审的供应商方可参与投标。6.发售招标文件招标采购管理部门按照招标公告（或投标邀请书）规定的时间、地点和方式发售招标文件。招标文件售价应合理，不得以营利为目的。发售招标文件时，应向潜在供应商提供招标文件的书面文本，并要求其签收确认。同时，应向潜在供应商提供必要的答疑和澄清服务。7.投标潜在供应商应在招标文件规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，应按照招标文件的要求编制和签署。供应商应在投标文件中明确表示对招标文件的响应情况，提供相关的证明材料和承诺。投标文件应一式多份，其中正本一份，副本若干份。8.开标招标采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标由招标采购工作小组主持，邀请所有投标人代表参加。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由投标人代表签字确认。9.评标开标结束后，招标采购工作小组按照招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审。评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，对投标文件的商务、技术、价格等方面进行综合评价。评标委员会由学校相关部门的专业人员和技术、经济、法律等方面的专家组成。评标委员会成员应严格遵守评标纪律，独立评审，客观公正地提出评标意见。评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。投标人应按照评标委员会的要求提供必要的澄清或说明材料。10.定标评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。招标采购领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。中标供应商确定后，招标采购管理部门应在规定的媒体上发布中标公告，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书对招标人和中标供应商具有法律效力。11.签订合同中标供应商应在中标通知书发出之日起规定的时间内，与采购人签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订前，应经学校财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过后，方可签订合同。合同签订后，应报招标采购管理部门备案。合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，由招标采购管理部门组织使用部门与中标供应商签订。合同条款应符合招标文件和投标文件的实质性内容，不得擅自变更。合同签订过程中，应明确双方的权利和义务，包括货物的交付、验收、付款方式、售后服务等条款。同时，应约定违约责任和争议解决方式。2.合同履行采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。使用部门应及时接收货物或服务，并按照合同要求进行验收。中标供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务，并负责运输、安装、调试等工作。同时，应提供相应的售后服务，确保采购项目的正常运行。3.合同变更在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更涉及采购金额、技术规格、交货时间等重大事项的，应报招标采购领导小组审批。4.合同验收采购项目完成后，使用部门应按照合同约定的验收标准对货物或服务进行验收。验收合格后，应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、验收情况等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为支付采购款项的依据之一。5.合同付款财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期付款节点进行付款，并监督资金的使用情况。监督与检查1.内部监督审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。审计部门有权调阅相关文件和资料，对有关人员进行询问和调查。招标采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对招标采购工作的全过程管理。对发现的问题应及时整改，确保招标采购活动的规范运行。2.外部监督学校应接受财政、监察、审计等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。对于监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告相关部门。学校应建立