公司印章制作管理制度

公司印章制作管理制度一、总则1.目的为加强公司印章制作的管理，规范印章制作流程，确保印章的制作质量和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有印章的制作管理。3.印章种类公司印章主要包括：公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章、业务专用章等。二、印章制作的申请与审批1.申请流程因工作需要申请制作印章的部门或个人，应填写《印章制作申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、制作数量等信息。将填写完整的申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际需求对申请内容进行认真审核，并签署意见。2.审批流程经部门负责人审核通过后，申请表依次提交至行政部门、财务部门、法务部门进行审核。行政部门负责审核印章制作的必要性、名称规范性以及与公司现有印章的兼容性等；财务部门负责审核费用预算的合理性；法务部门负责审核印章使用的合法性和合规性。各审核部门应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审核，并签署意见。如审核通过，申请表提交至公司分管领导审批；如审核不通过，应及时反馈给申请部门或个人，并说明原因。公司分管领导根据各部门审核意见进行最终审批。审批通过后，申请表返回行政部门，由行政部门负责安排印章制作相关事宜。三、印章制作的承办与监督1.承办部门印章制作统一由行政部门负责承办。行政部门应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行印章制作。2.承办要求行政部门在与印章制作单位签订制作合同时，应明确印章的材质、规格、样式、制作工艺、制作时间、质量标准、保密要求以及双方的权利义务等内容。行政部门应要求印章制作单位严格按照合同约定的时间、质量标准完成印章制作任务。在制作过程中，行政部门应安排专人对制作进度和质量进行跟踪监督，确保印章制作符合要求。3.监督机制公司内部审计部门负责对印章制作过程进行不定期监督检查，重点检查印章制作单位的选择是否合规、合同签订是否规范、制作进度是否按时、制作质量是否达标等。如发现印章制作过程中存在违规行为或质量问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。整改完成后，审计部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。四、印章的领取与交付1.领取流程印章制作完成后，行政部门应及时通知申请部门或个人领取印章。申请领取印章的人员应携带有效身份证件，到行政部门办理领取手续。在领取印章时，领取人应在《印章领取登记表》上签字确认，注明领取日期、印章名称、数量等信息。2.交付要求行政部门应将印章交付给申请部门或个人指定的专人，并要求交付双方在交接清单上签字确认。交接清单应一式两份，双方各执一份。如因特殊原因无法由指定专人领取印章，需委托他人代领时，代领人应提供申请部门或个人出具的授权委托书及双方有效身份证件。行政部门在核实相关信息无误后，方可办理代领手续。五、印章的启用与废止1.启用流程新印章制作完成并领取后，需启用时，由行政部门填写《印章启用申请表》，详细说明印章名称、启用日期、启用范围等信息。《印章启用申请表》经所在部门负责人、行政部门负责人、公司分管领导审批通过后，方可启用。行政部门应及时将印章启用信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部办公系统发布公告，明确告知印章的启用时间、使用范围、保管责任人等内容。2.废止流程因机构变动、业务调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由原印章保管部门或个人填写《印章废止申请表》，详细说明印章名称、废止原因、废止日期等信息。《印章废止申请表》经所在部门负责人、行政部门负责人、公司分管领导审批通过后，方可废止。行政部门应及时将废止印章收回，并进行妥善保管。对于废止的印章，应采用销毁、封存等方式进行处理，确保印章不再被使用。销毁印章时，应至少有两名监销人员在场，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监销人员等信息。六、印章的保管与使用1.保管原则公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度。印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如发现印章存在异常情况，应及时向行政部门报告，并采取相应的措施。2.保管方式公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别保管印章的不同部分（如公章的印模和印泥），使用时需两人同时在场方可盖章。部门章、业务专用章等一般印章可由部门负责人或指定专人负责保管。保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并设置密码或钥匙进行妥善保管。3.使用范围公章适用于公司对外的各类文件、合同、协议、证明等的签署；合同专用章适用于公司签订各类经济合同、业务合同等；财务专用章适用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务；法人章适用于公司法定代表人授权的相关业务；部门章适用于部门内部的文件、通知、报告等的签署；业务专用章适用于公司特定业务领域的文件、凭证、报表等的签署。印章的使用应严格按照规定的使用范围进行，不得超出范围使用印章。如因特殊情况需要超出范围使用印章，应按照印章审批流程进行申请和审批。4.使用流程用印部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并附上相关文件或资料。将填写完整的申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据用印事项的真实性、合法性、必要性等进行审核，并签署意见。经部门负责人审核通过后，申请表依次提交至行政部门、财务部门、法务部门进行审核（如需）。行政部门负责审核用印流程是否合规、用印文件是否符合格式要求等；财务部门负责审核相关费用支出是否合理；法务部门负责审核用印事项是否符合法律法规和公司规定。各审核部门应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审核，并签署意见。如审核通过，申请表提交至印章保管人员；如审核不通过，应及时反馈给申请部门或个人，并说明原因。印章保管人员在收到经审核通过的申请表后，应认真核对申请表内容与用印文件是否一致，确认无误后，按照规定的用印程序进行盖章操作。盖章时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。用印完成后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息，并要求用印人签字确认。七、印章的定期检查与更换1.定期检查行政部门应定期对公司印章的保管和使用情况进行检查，检查周期为每[X]月一次。检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、用印记录是否完整等。检查人员应填写《印章检查记录表》，详细记录检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改情况等信息。如发现问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门或个人进行整改。整改完成后，检查人员应进行复查，确保问题得到彻底解决。2.印章更换印章使用一定期限后，如出现磨损、变形、字迹模糊等情况，影响印章正常使用时，由印章保管部门或个人填写《印章更换申请表》，详细说明印章名称、更换原因、更换日期等信息。《印章更换申请表》经所在部门负责人、行政部门负责人、公司分管领导审批通过后，方可进行印章更换。印章更换后，行政部门应及时将新印章启用信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部办公系统发布公告，同时收回旧印章进行妥善处理。八、印章的遗失与补办1.遗失报告如发现印章遗失，印章保管人员应立即向行政部门报告，并采取相应的措施，如在公司内部发布遗失声明、向公安机关报案等，以防止印章被非法使用。行政部门在接到印章遗失报告后，应及时向公司分管领导汇报，并组织相关部门进行调查，查明印章遗失的原因、时间、地点等情况。2.补办流程因印章遗失需要补办时，由行政部门填写《印章补办申请表》，详细说明印章名称、遗失原因、补办日期等信息，并附上相关证明材料（如公安机关报案回执等）。《印章补办申请表》经所在部门负责人、行政部门负责人、公司分管领导审批通过后，方可进行印章补办。行政部门应按照印章制作的申请与审批流程，重新办理印章制作相关事宜。在印章制作完成后，按照印章的领取与交付流程进行领取和交付。九、印章的交接与离职管理1.交接流程印章保管人员因工作调动、岗位变动等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细列出交接的印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。交接双方应在行政部门负责人或指定人员的监督下进行印章交接。交接完成后，交接双方及监督人员应在《印章交接清单》上签字确认。行政部门应及时将印章交接信息以书面形式通知公司各部门，确保公司各部门知晓印章保管责任人的变更情况。2.离职管理员工离职时，所在部门应督促其将保管的印章及时交回行政部门。行政部门在收到员工交回的印章后，应进行认真核对，确认无误后，办理印章收回手续。如员工离职时未能及时交回印章，行政部门应及时与其联系，要求其尽快交回。如员工拒不交回，公司有权采取相应的措施，如通过法律途径解决，以维护公司的合法权益。十、印章制作的保密管理1.保密措施印章制作单位应对公司印章的制作信息严格保密，不得向任何第三方泄露。在印章制作过程中，应采取必要的保密措施，如对制作场地进行封闭管理、对制作设备进行加密处理、对制作人员进行保密培训等。公司内部涉及印章制作的人员应严格遵守保密制度，不得将印章制作的相关信息泄露给无关人员。如因工作需要必须接触印章制作信息的，应经公司分管领导批准，并签订保密协议。2.违约责任如印章制作单位违反保密协议，将公司印章制作信息泄露给第三方，给公司造成损失的，公司有权要求印章制作单位承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。