公司采购业务管理制度

公司采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购业务流程，加强采购管理，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司生产经营活动的顺利开展，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购业务活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的参与机会。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行采购合同。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购业务的归口管理，制定采购计划和采购预算。2.组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、采购合同签订等。3.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.收集市场采购信息，为公司采购决策提供参考依据。（二）需求部门1.根据公司生产经营计划，提出采购需求，填写采购申请单。2.参与采购供应商的选择和评估工作，提供技术支持和质量要求。3.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。4.反馈采购物资的使用情况，协助采购部门改进采购工作。（三）财务部门1.审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同条款符合财务规定。3.办理采购款项的支付手续，对采购付款进行账务处理。（四）审计部门1.对采购业务进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.对采购合同进行审计，防范采购风险。3.对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划、库存情况等，填写采购申请单，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.采购申请单经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请单后，对采购申请的必要性、合理性进行审核。2.对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，并报公司领导审批。3.经审批后的采购申请单，由采购部门安排采购人员进行采购。（三）供应商选择与评估1.采购人员根据采购申请单的要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、产品质量认证、业绩情况等相关资料。3.采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。4.根据评估结果，建立供应商档案，确定合格供应商名单，并定期对供应商进行重新评估和调整。（四）采购谈判1.采购人员与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行协商。2.在谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，形成采购谈判纪要，作为采购合同的附件。（五）采购合同签订1.根据采购谈判结果，采购人员起草采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至财务部门、法务部门进行审核。3.财务部门审核采购合同的付款条款，确保付款方式合理、风险可控；法务部门审核采购合同的合法性、合规性，防范法律风险。4.经审核通过后的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表签字盖章，并加盖公司公章。5.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。（六）采购执行1.采购人员按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期等信息。2.供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，并及时通知采购人员发货情况。3.采购人员跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决可能出现的问题，确保采购物资按时、按质、按量到货。（七）验收1.需求部门负责采购物资的验收工作，制定验收标准和验收流程。2.采购物资到货后，需求部门应及时组织相关人员进行验收，验收内容包括物资的数量、规格型号、质量等方面。3.验收合格的采购物资，由需求部门在验收单上签字确认；验收不合格的采购物资，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。4.采购部门负责督促供应商对验收不合格的物资进行处理，并跟踪处理结果。（八）付款1.采购物资验收合格后，采购人员应及时整理相关单据，如采购合同、采购订单、验收单、发票等，提交至财务部门办理付款手续。2.财务部门审核相关单据无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购款项的支付。3.对于预付款项的采购项目，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并跟踪采购合同的执行情况，确保预付款项的安全。四、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划和财务预算要求，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等内容，并详细说明预算编制的依据和理由。3.采购部门将年度采购预算草案提交至财务部门进行审核，财务部门根据公司整体预算情况，对采购预算草案进行调整和完善。4.经审核通过后的年度采购预算草案，报公司领导审批后执行。（二）采购预算执行与控制1.采购部门应严格按照年度采购预算组织采购活动，确保采购预算的有效执行。2.在采购过程中，如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应及时提出预算调整申请，说明调整的原因、内容和金额。3.预算调整申请经财务部门审核、公司领导审批后，方可进行预算调整。4.财务部门定期对采购预算的执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：采购部门应密切关注市场价格动态，通过与供应商协商、签订价格调整条款、套期保值等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商违约风险：采购部门应加强对供应商的管理和监督，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，以降低供应商违约风险。3.质量问题风险：采购部门应加强对采购物资质量的控制，严格按照验收标准进行验收，对质量不合格的物资及时进行处理，并要求供应商承担相应的责任。4.法律风险：采购部门应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。同时，采购人员应增强法律意识，遵守法律法规，依法开展采购业务。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：主要评估采购物资的价格水平，通过与市场价格比较、采购成本降低率等指标进行衡量。2.采购质量：评估采购物资的质量符合要求的程度，通过验收合格率、退货率等指标进行考核。3.采购交货期：考核采购物资按时到货的情况，通过交货及时率等指标进行评估。4.供应商管理：评价采购部门对供应商的管理效果，如供应商满意度、供应商投诉率等指标。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（每月、每季度或每年）对采购绩效进行评估，收集相关数据和信息，按照评估指标进行计算和分析。2.对比评估：将采购绩效与历史数据、同行业数据进行对比，找出差距和不足，提出改进措施。3.综合评估：综合考虑采购成本、采购质量、采购交货期、供应商管理等多个方面的因素，对采购绩效进行全面、客观的评估。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对采购绩效优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对采购绩效较差的部门和个人进行批评和整改。2.将采购绩效评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据，与薪酬、晋升等挂钩。3.通过采购绩效评估，总结经验教训，发现采购业务流程中存在的问题和不足，及时采取措施进行改进和优化，不断提高采购管理水平。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购活动的合法性、合规性和效益性。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金的安全和合理使用。3.采购部门内部应建立健全采购业务监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止违规行为的发生。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2