城投公司会议管理制度

城投公司会议管理制度一、总则（一）目的为规范城投公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和执行的有效性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城投公司总部及所属各部门、各子公司召开的各类会议。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议质量，确保会议达到预期效果。2.实事求是原则：会议内容应真实、准确、客观，避免形式主义和虚假汇报。3.民主集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，在民主讨论的基础上实行集中决策。4.分级负责原则：根据会议的性质和内容，明确各级管理人员的会议组织和决策职责。二、会议分类及组织（一）公司级会议1.公司董事会会议定义：由公司董事会成员组成，审议公司重大决策、战略规划、财务预算、利润分配等事项。组织部门：董事会办公室召开频率：根据公司实际情况，定期或不定期召开。参会人员：董事会成员、监事会成员、高级管理人员及相关部门负责人。会议议程：由董事会办公室提前拟定，经董事长审核后确定。会议议程应包括会议议题、汇报材料、讨论要点等。会议记录：董事会办公室负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应准确、完整地记录会议讨论的主要内容、决策结果及执行要求，并经董事长审核后印发。2.公司股东会会议定义：由公司股东组成，审议公司重大事项，决定公司发展方向和战略决策。组织部门：董事会办公室召开频率：根据公司章程规定，定期召开年度股东会会议，必要时召开临时股东会会议。参会人员：公司全体股东、董事、监事及高级管理人员。会议议程：由董事会办公室提前拟定，经董事长审核后报股东会召集人确定。会议议程应包括会议议题、汇报材料、讨论要点等。会议记录：董事会办公室负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应准确、完整地记录会议讨论的主要内容、决策结果及执行要求，并经股东会召集人审核后印发。3.公司总经理办公会会议定义：由公司总经理主持，副总经理、总工程师、总会计师等高级管理人员及相关部门负责人参加，研究公司日常经营管理中的重大问题，部署公司各项工作任务。组织部门：总经理办公室召开频率：每周[X]次，如遇重大事项可随时召开。参会人员：公司总经理、副总经理、总工程师、总会计师等高级管理人员及相关部门负责人。会议议程：由总经理办公室提前收集各部门需提交会议讨论的议题，进行整理和筛选后，报总经理确定。会议议程应包括会议议题、汇报材料、讨论要点等。会议记录：总经理办公室负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应明确会议讨论的主要内容、决策结果及执行要求，并经总经理审核后印发。（二）部门级会议1.部门例会定义：由各部门定期召开，总结本部门上周工作进展，安排本周工作任务，沟通协调部门内部工作事项。组织部门：各部门召开频率：每周[X]次参会人员：部门全体员工会议议程：由部门负责人提前确定，一般包括上周工作总结、本周工作计划、工作中存在的问题及解决措施等。会议记录：部门指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应在会后及时整理，并报部门负责人审核后存档。2.部门专题会议定义：根据工作需要，由各部门不定期召开，针对某一专项工作或问题进行深入讨论和研究，提出解决方案和措施。组织部门：各部门召开频率：根据专项工作进展情况确定参会人员：与专项工作相关的部门人员或专家会议议程：由部门负责人提前拟定，明确会议主题、目的、议程安排等。会议议程应根据专项工作的实际情况进行设计，确保会议能够集中讨论和解决关键问题。会议记录：部门指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应详细记录会议讨论的主要内容、决策结果及执行要求，并报部门负责人审核后印发给相关人员。（三）跨部门会议1.项目协调会定义：针对公司重大项目，由项目负责人组织召开，协调项目各参与部门之间的工作关系，解决项目推进过程中出现的问题。组织部门：项目负责人所在部门召开频率：根据项目进度情况确定，一般每周或每两周召开一次。参会人员：项目涉及的各部门负责人及相关工作人员会议议程：由项目负责人提前收集各部门在项目推进过程中遇到的问题和需要协调的事项，进行整理后确定会议议程。会议议程应包括项目进展情况汇报、问题讨论与解决、下一步工作计划等。会议记录：项目负责人指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应明确项目各阶段的工作任务、责任人、时间节点及工作要求，并经参会各方确认后印发。2.工作协调会定义：为解决公司内部不同部门之间的工作衔接和协调问题，由相关部门共同组织召开。组织部门：涉及工作协调的相关部门共同确定召开频率：根据工作需要不定期召开参会人员：涉及工作协调的各部门负责人及相关工作人员会议议程：由组织部门提前与相关部门沟通，收集需要协调的工作事项，共同确定会议议程。会议议程应围绕工作协调的核心问题展开，明确各部门的职责和工作要求。会议记录：组织部门指定专人负责记录会议内容，形成会议纪要。会议纪要应记录会议讨论的主要内容、协调结果及后续工作安排，并经参会各方确认后印发。三、会议准备（一）议题确定1.公司级会议议题由相关部门或人员提前[X]个工作日提交至会议组织部门，经审核后报会议主持人确定。2.部门级会议议题由部门负责人提前确定，并在会议前[X]天通知参会人员。3.跨部门会议议题由组织部门提前与相关部门沟通协调后确定，并在会议前[X]天通知参会人员。（二）资料准备1.会议组织部门应提前收集与会议议题相关的资料，包括汇报材料、数据报表、文件依据等，并确保资料的准确性和完整性。2.汇报材料应简洁明了，重点突出，数据准确，分析透彻。汇报材料应提前[X]天提交给会议组织部门，以便进行审核和整理。3.会议组织部门应根据会议议题和参会人员情况，合理安排会议资料的发放范围和发放时间，确保参会人员能够提前熟悉会议内容。（三）会议通知1.会议组织部门应提前[X]天向参会人员发送会议通知，会议通知应包括会议时间、地点、议题、参会人员、会议要求等内容。2.会议通知可采用邮件、短信、OA系统等方式发送，确保参会人员能够及时收到通知。对于重要会议，应进行电话确认，确保参会人员按时参加会议。3.如遇会议时间、地点或议题变更，会议组织部门应提前[X]小时通知参会人员，并说明变更原因。（四）会场布置1.根据会议规模和性质，合理安排会场地点和座位布局，确保会场整洁、舒适、通风良好。2.会场应配备必要的会议设备，如投影仪、音响设备、麦克风、白板、纸笔等，并确保设备正常运行。3.在会场显著位置摆放会议标识牌，注明会议名称、时间、地点等信息，方便参会人员找到会场。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应提前[X]分钟到达会场，在会议签到处签到。会议组织部门应安排专人负责签到工作，确保签到信息准确无误。2.对于未按时签到的参会人员，会议组织部门应及时进行提醒和记录，并向会议主持人报告。（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，确保会议能够按照预定程序顺利进行。2.会议主持人应引导参会人员围绕会议议题展开讨论，充分发扬民主，鼓励参会人员发表意见和建议。对于偏离会议主题的发言，主持人应及时进行引导和纠正。3.会议主持人应认真听取参会人员的发言，对重要观点和建议进行记录，并适时进行总结和归纳。在会议讨论结束后，主持人应根据会议讨论情况，做出明确的决策或提出下一步工作要求。（三）会议发言1.参会人员应认真准备发言内容，发言应简洁明了，重点突出，逻辑清晰。发言时间应根据会议安排合理控制，一般不超过[X]分钟。2.参会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的观点和建议。3.在会议讨论过程中，参会人员应积极参与，充分发表自己的意见和建议，不得推诿责任或回避问题。对于涉及本部门的问题，应如实汇报工作进展和存在的问题，并提出相应的解决方案和措施。（四）会议记录1.会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录人员应认真记录会议讨论的主要内容、决策结果及执行要求，确保记录准确、完整。2.会议记录可采用手写记录或电子记录的方式进行。手写记录应字迹清晰，易于辨认；电子记录应及时整理，确保内容准确无误。3.会议记录人员应在会议结束后[X]个工作日内完成会议纪要的整理工作，并提交给会议主持人审核。会议纪要应经会议主持人签字确认后印发给参会人员和相关部门。五、会议决策与执行（一）会议决策1.对于会议讨论的事项，应根据民主集中制原则进行决策。会议主持人应在充分听取参会人员意见和建议的基础上，综合考虑各方面因素，做出科学合理的决策。2.会议决策结果应以会议纪要的形式明确记录，并经参会人员签字确认。会议纪要应明确决策事项、决策依据、决策结果及执行要求等内容，确保决策的可操作性和可追溯性。3.对于重大决策事项，应按照公司相关规定进行进一步的论证和审批，确保决策的合法性和合规性。（二）决策执行1.会议决策形成后，相关部门和人员应按照会议纪要的要求认真组织实施，确保决策得到有效执行。2.各部门应建立决策执行跟踪机制，定期对决策执行情况进行检查和评估，及时发现和解决执行过程中出现的问题。对于执行不力的部门和人员，应进行严肃问责。3.在决策执行过程中，如遇特殊情况需要调整决策，应及时向会议主持人报告，并按照规定程序进行重新决策。六、会议纪律（一）参会人员应严格遵守会议时间，按时参加会议。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假，并安排其他人员代会。（二）参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话或从事与会议无关的事情。（三）参会人员应认真听取会议内容，积极参与会议讨论，不得在会议期间交头接耳、打瞌睡或做其他与会议无关的事情。（四）参会人员应严格遵守会议保密制度，对于会议讨论的涉及公司机密的内容，不得泄露给无关人员。七、会议监督与考核（一）公司办公室负责对会议组织和召开情况进行