DB13T 2295-2015 行政许可电子档案管理规范

DB13DB13/T2295—2015行政许可电子档案管理规范Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement2015-12-25发布2016-02-01实施河北省质量技术监督局发布I1本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义2规范性引用文件GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范在行政许可管理工作过程中形成的归档电子文件及相关的归档电子文件Archivalelectronic24.1行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措4.2应对行政许可电子档案的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，4.4归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述4.5应保证行政许可电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律4.6应配备各种设施，加强管理，确保行政许可电子档案数据的安全。5.1元数据内容5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人5.1.4归档电子文件处理过程中产生的5.2元数据结构5.2.1背景结构信息表123456形成行政许可电子档案的计算机、网络服务器型号73895.2.2管理过程信息表123456786.1.1归档电子档案应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预政许可电子档案管理登记表（参见表A.1、表A.2、表A.3由负责人签署审46.3.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字6.3.4对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同6.3.5对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式6.4.2行政许可电子档案登记表应制成电子表6.5.1归档时，档案部门应组织对a)检查电子文件在软硬件环境下的可读性；d)检查电子文件及其存储介质有无受到6.5.3归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段7.1.1电子档案分类应遵循行政许可业务管理文件的形成规律，结合电子档案7.2.1电子档案的整理、编目、排列应反映行政许可管理文件材料的形成规律58.1.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记8.1.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应情况进行检查登记，填写行政许可电子档案库存情况检查登记表（参见8.2.1档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有8.2.2数字档案迁移操作应在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计8.2.3由于技术与设备原因，应更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原8.3.2属于保密范围的数字档案，如信息储存在不可擦除载体上，应采用物理或化学9.1档案服务9.1.1档案部门应建立快捷、高效、准确服务的数字档案利用网络。档案人员应会同计算机系69.1.2数字档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的开放利用，未经批准不得查阅其元数9.1.3数字档案的利用应注意以下事项：数字档案的封存保管载体不得外借使用；利用时应使9.2档案开放9.2.1档案部门应按照档案开放要求和政府信息公开原则，定期开展电子档案开放鉴定与解密9.2.2档案部门应整合数据资源，建立78