公司档案图书管理制度

公司档案图书管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案图书管理，确保档案图书的完整性、准确性和安全性，提高档案图书的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案图书由综合管理部集中统一管理，确保档案图书的系统性和完整性。2.分类管理原则：按照档案图书的来源、内容、形式等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保档案图书的安全，防止档案图书的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案图书的利用需求，提供便捷的利用服务。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等公司治理文件，行政公文、会议纪要、工作计划、总结等行政文件。2.人事档案：包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等人事变动文件，员工简历、培训记录、绩效考核记录、薪酬福利记录等人事信息文件。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件，税务申报资料、发票、合同等财务相关文件。4.业务档案：包括销售合同、采购合同、项目文档、客户资料等业务文件。5.其他档案：包括公司荣誉证书、资质证书、法律文件、诉讼资料等其他各类文件。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时整理，按照档案分类要求进行分类，并定期移交综合管理部。3.综合管理部应定期对各部门档案收集情况进行检查，对未及时移交或档案不完整的部门进行督促和指导。（三）档案整理1.综合管理部收到各部门移交的档案后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、编目、装订等。2.档案应按照分类要求进行分类存放，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.档案应编制目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅。5.档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。（四）档案保管1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为永久、长期、短期。永久保管的档案应单独存放，长期和短期保管的档案应按照时间顺序排列存放。4.综合管理部应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案库房内吸烟、用火、用电等。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人审批同意后，档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记工作。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、编号、借阅期限等信息。3.借阅人应按照借阅期限归还档案，如需延期借阅的，应提前办理延期手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、复印、转借、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失的，应及时报告综合管理部，并承担相应的赔偿责任。5.档案借阅应在档案库房内进行，如需带出档案库房的，应经综合管理部负责人批准，并办理相关手续。带出档案库房的档案应在规定时间内归还。（六）档案查阅1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅期限、查阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人审批同意后，档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、档案名称、编号、查阅期限等信息。3.查阅人应在档案管理人员的监督下查阅档案，不得擅自将档案带出档案查阅室。4.查阅人应妥善保管查阅的档案，不得擅自涂改、复印、转借、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失的，应及时报告综合管理部，并承担相应的赔偿责任。（七）档案销毁1.档案保管期限届满或已失去保存价值的，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，综合管理部应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，报公司领导审批。3.公司领导审批同意后，综合管理部应指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监督。销毁工作应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁后，档案管理人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将《档案销毁清单》存档。三、图书管理（一）图书分类1.管理类图书：包括企业管理、人力资源管理、财务管理、市场营销等方面的图书。2.专业类图书：包括公司业务相关的专业技术、法律法规等方面的图书。3.文化类图书：包括文学、历史、哲学、艺术等方面的图书。4.其他图书：包括工具书、杂志、报纸等其他各类图书。（二）图书采购1.综合管理部应根据公司业务发展需要和员工需求，制定图书采购计划。2.图书采购计划应报公司领导审批，审批通过后，综合管理部应按照采购计划进行图书采购。3.图书采购应选择正规的图书供应商，确保图书质量和售后服务。4.图书采购应签订采购合同，明确图书的名称、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。（三）图书验收1.图书到货后，综合管理部应组织相关人员进行验收。验收内容包括图书的数量、质量、版本等。2.验收合格的图书应及时办理入库手续，入库手续应包括图书的名称、数量、编号、入库日期等信息。3.验收不合格的图书应及时与供应商联系，办理退换货手续。（四）图书保管1.综合管理部应设立专门的图书库房，配备必要的图书保管设备，如书架、书柜、防潮设备、防虫设备等，确保图书的安全保管。2.图书库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合图书保管要求。3.图书应按照分类要求进行分类存放，同一类图书应按照字母顺序或其他合理顺序进行排列。4.综合管理部应定期对图书进行盘点，确保图书的数量和质量。如发现图书有损坏或丢失的，应及时查找原因，并采取相应的措施。5.图书管理人员应严格遵守图书保管制度，不得擅自将图书带出图书库房，不得在图书库房内吸烟、用火、用电等。（五）图书借阅1.员工因工作需要借阅图书的，应填写《图书借阅申请表》，注明借阅图书的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.综合管理部负责人审批同意后，图书管理人员应按照申请表的要求提供图书，并做好借阅登记工作。借阅登记应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、图书名称、编号、借阅期限等信息。3.借阅人应按照借阅期限归还图书，如需延期借阅的，应提前办理延期手续。4.借阅人应妥善保管借阅的图书，不得擅自涂改、复印、转借、丢失图书。如发现图书有损坏或丢失的，应及时报告综合管理部，并承担相应的赔偿责任。5.图书借阅应在图书借阅室进行，如需带出图书借阅室的，应经综合管理部负责人批准，并办理相关手续。带出图书借阅室的图书应在规定时间内归还。（六）图书查阅1.员工因工作需要查阅图书的，应在图书借阅室进行查阅。2.查阅人应在图书管理人员的监督下查阅图书，不得擅自将图书带出图书查阅室。3.查阅人应妥善保管查阅的图书，不得擅自涂改、复印、转借、丢失图书。如发现图书有损坏或丢失的，应及时报告综合管理部，并承担相应的赔偿责任。（七）图书捐赠与淘汰1.员工如有多余的图书或不再需要的图书，可以捐赠给公司图书库房。2.综合管理部应定期对图书进行清理，淘汰过期、破损、不再使用的图书。3.淘汰的图书应按照规定进行处理，如出售、捐赠等。四、档案图书管理人员职责（一）档案管理人员职责1.负责公司档案的收集、整理、保管、借阅、查阅、销毁等工作。2.建立健全公司档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.定期对公司档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.为公司各部门和员工提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案信息。5.保守公司档案机密，不得泄露档案内容。（二）图书管理人员职责1.负责公司图书的采购、验收、保管、借阅、查阅、捐赠与淘汰等工作。2.建立健全公司图书管理制度，确保图书管理工作的规范化、标准化。3.定期对公司图书进行检查和盘点，确保图书的安全和完整。4.为公司各部门和员工提供图书利用服务，及时准确地提供所需图书信息。5.对公司图书进行分类整理，便于员工查找和借阅。五、监督与考核（一）监督1.综合管理部应定期对各部门档案图书管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.公司领导应不定期对档案图书管理工作进行