商贸公司物资管理制度

商贸公司物资管理制度总则一、目的为加强商贸公司物资管理，规范物资采购、验收、保管、领用、盘点等工作流程，提高物资使用效率，降低成本，保障公司生产经营活动的正常进行，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于商贸公司及其所属各部门、各分公司的物资管理工作。三、管理原则1.统一管理原则：公司物资实行统一管理，由物资管理部门负责对公司所有物资进行统筹规划、采购、调配、保管和监督。2.节约原则：坚持勤俭节约的方针，合理控制物资采购数量和库存水平，避免浪费和积压。3.责任明确原则：明确各部门、各岗位在物资管理中的职责和权限，做到责任到人，层层把关。4.安全原则：加强物资保管和使用过程中的安全管理，确保物资的安全、完整。四、管理机构及职责1.物资管理部门（1）负责公司物资的采购、验收、保管、发放、调拨等日常管理工作。（2）制定物资采购计划，组织实施物资采购活动，确保物资的及时供应。（3）建立和完善物资管理制度，规范物资管理流程，提高物资管理水平。（4）对公司各部门、各分公司的物资使用情况进行监督和检查，及时发现和解决问题。（5）负责物资的盘点和清查工作，定期编制物资报表，为公司领导提供决策依据。2.财务部门（1）负责物资采购资金的预算编制和审核，确保资金的合理使用。（2）对物资采购合同进行审核和监督，确保合同的合法性和有效性。（3）负责物资采购款项的支付和结算工作，及时办理相关财务手续。（4）对物资的库存价值进行核算和管理，定期进行资产清查。3.各部门、各分公司（1）负责本部门、本分公司物资的使用管理，严格按照物资管理制度的规定办理物资领用手续。（2）对本部门、本分公司的物资使用情况进行统计和分析，及时反馈物资管理中存在的问题。（3）配合物资管理部门做好物资的盘点和清查工作，确保物资的账实相符。物资采购管理一、采购计划1.各部门、各分公司根据生产经营需要，于每月[具体日期]前编制下月物资采购计划，经部门负责人审核后报物资管理部门。2.物资管理部门根据各部门、各分公司的采购计划，结合公司库存情况，编制公司月度物资采购计划，经物资管理部门负责人审核后报公司领导审批。3.公司领导根据公司年度预算和生产经营实际情况，对物资采购计划进行审批，并下达采购指令。二、供应商管理1.物资管理部门负责对供应商进行资格审查和评估，建立供应商档案，定期对供应商进行考核和评价。2.供应商的资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检验报告等相关证件和资料。3.供应商的评估应包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务等方面的情况，根据评估结果确定供应商的信用等级和供货优先顺序。4.物资管理部门应与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保物资的质量和供应的及时性。三、采购流程1.物资管理部门根据公司领导下达的采购指令，按照采购计划和供应商管理的相关规定，选择合适的供应商进行采购。2.采购人员应根据采购合同的要求，与供应商签订采购订单，明确物资的名称、规格、数量、单价、交货期等相关事项。3.采购人员应及时跟踪采购订单的执行情况，督促供应商按时交货。如发现供应商无法按时交货或交货质量不符合要求，应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施。4.物资到达公司后，采购人员应及时通知验收人员进行验收。验收人员应按照采购合同的要求和相关标准对物资进行验收，如发现物资数量、规格、质量等方面不符合要求，应及时通知采购人员与供应商协商处理。四、采购价格管理1.物资管理部门应建立物资价格信息库，及时收集和整理市场价格信息，为物资采购提供参考。2.物资采购应遵循公开、公平、公正的原则，采用招标、询价、比价等方式确定采购价格。3.对于批量较大或价值较高的物资采购，应采用招标方式进行采购，以降低采购成本。4.对于紧急物资采购或特殊物资采购，应经公司领导批准后采用询价、比价等方式确定采购价格。物资验收管理一、验收标准1.物资验收应按照采购合同的要求和相关标准进行，确保物资的质量符合要求。2.对于国家强制性标准的物资，应按照国家强制性标准进行验收；对于行业标准的物资，应按照行业标准进行验收；对于企业标准的物资，应按照企业标准进行验收。3.对于特殊物资的验收，应根据物资的特性和使用要求制定相应的验收标准，并严格按照验收标准进行验收。二、验收程序1.物资到达公司后，采购人员应及时通知验收人员进行验收。验收人员应在接到通知后的[具体时间]内到达现场进行验收。2.验收人员应首先核对物资的数量、规格、型号等是否与采购订单和送货单相符，如发现数量、规格、型号等方面不符合要求，应及时通知采购人员与供应商协商处理。3.对于需要进行质量检验的物资，验收人员应按照验收标准进行质量检验，如发现质量问题，应及时通知采购人员与供应商协商处理。4.验收人员应在验收完成后填写物资验收单，注明物资的名称、规格、数量、单价、金额、验收日期、验收人员等相关信息，并签字确认。5.物资验收单应作为物资入库的依据，由物资管理部门留存备查。三、不合格物资处理1.对于验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购人员与供应商协商处理。如供应商同意退货，采购人员应及时办理退货手续；如供应商同意换货，采购人员应及时通知供应商重新发货，并重新进行验收。2.对于因供应商原因导致的物资质量问题，采购人员应及时与供应商协商赔偿事宜，确保公司的合法权益得到保障。3.对于因公司原因导致的物资质量问题，如使用不当、保管不善等，应由使用部门承担相应的责任。物资保管管理一、保管要求1.物资保管应实行专人负责、分类保管、账物相符的原则，确保物资的安全、完整。2.物资保管人员应熟悉物资的性能、用途和保管要求，做好物资的保管、保养工作，防止物资变质、损坏或丢失。3.物资保管应建立健全物资保管制度，严格执行物资出入库手续，定期进行物资盘点和清查，确保物资的账实相符。二、保管场所1.物资保管应根据物资的特性和用途，选择合适的保管场所，如仓库、货架、货柜等。2.保管场所应保持通风、干燥、整洁，避免阳光直射和雨淋，防止物资受潮、发霉或变质。3.对于易燃、易爆、有毒等危险物资，应单独设立保管场所，并采取相应的安全措施，确保物资的安全。三、保管措施1.物资保管应根据物资的特性和用途，采取相应的保管措施，如防潮、防晒、防锈、防腐等。2.对于贵重物资和精密仪器，应采取专人保管、专柜存放、定期保养等措施，确保物资的安全和完好。3.对于库存物资，应定期进行盘点和清查，及时发现和处理物资的积压、短缺等问题，确保物资的账实相符。物资领用管理一、领用程序1.各部门、各分公司需要领用物资时，应填写物资领用单，经部门负责人审核后报物资管理部门。2.物资管理部门应根据物资领用单的内容，核对物资的库存情况，如库存充足，应及时办理物资出库手续；如库存不足，应及时通知采购人员进行采购。3.物资出库时，物资保管人员应按照物资领用单的内容，核对物资的名称、规格、数量等是否相符，如相符，应办理物资出库手续，并在物资领用单上签字确认。4.物资领用单应作为物资领用的依据，由物资管理部门留存备查。二、领用限额1.各部门、各分公司应根据生产经营需要，制定本部门、本分公司的物资领用限额，并报物资管理部门备案。2.物资管理部门应根据各部门、各分公司的物资领用限额，对物资领用进行审核和控制，确保物资的合理使用。3.对于超出领用限额的物资领用，应经公司领导批准后方可办理。三、物资调拨1.公司内部各部门、各分公司之间如需进行物资调拨，应填写物资调拨单，经调出部门负责人和调入部门负责人审核后报物资管理部门。2.物资管理部门应根据物资调拨单的内容，核对物资的库存情况，如库存充足，应及时办理物资调拨手续；如库存不足，应及时通知采购人员进行采购。3.物资调拨时，物资保管人员应按照物资调拨单的内容，核对物资的名称、规格、数量等是否相符，如相符，应办理物资调拨手续，并在物资调拨单上签字确认。4.物资调拨单应作为物资调拨的依据，由物资管理部门留存备查。物资盘点管理一、盘点周期1.公司物资盘点应每年进行一次，时间为每年[具体日期]。2.如遇特殊情况，如物资被盗、火灾等，应及时进行盘点清查。二、盘点准备1.物资管理部门应提前做好物资盘点的准备工作，如清理盘点现场、整理物资账目等。2.各部门、各分公司应配合物资管理部门做好物资盘点的准备工作，如将本部门、本分公司的物资整理好，准备好相关的物资账目和资料等。三、盘点实施1.物资盘点应采用实地盘点的方式，由物资管理部门组织相关人员对公司所有物资进行盘点清查。2.盘点人员应按照物资的类别、规格、型号等进行分类盘点，确保物资的账实相符。3.对于盘点中发现的物资积压、短缺、损坏等问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。四、盘点结果处理1.物资盘点结束后，物资管理部门应及时编制物资盘点报告，注明盘点日期、盘点人员、盘点结果等相关信息，并签字