学校培训采购管理制度

学校培训采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校培训采购管理工作，确保采购活动的合法性、规范性、科学性和效益性，保障培训教学及相关工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类培训项目所需的物资、服务等采购活动，包括但不限于教材教具采购、培训场地租赁、师资聘请、设备购置等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有平等参与机会，不偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，实现资源的合理配置。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。其职责为：1.审议采购管理制度、采购计划和重大采购项目。2.对采购过程中的重大事项进行决策，协调解决采购工作中的争议和问题。（二）采购执行部门学校设立采购管理部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购工作流程和操作规范。2.编制采购计划，明确采购需求和预算。3.组织采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物品和服务符合要求。5.建立采购档案，保存采购活动相关资料。（三）需求部门各培训项目相关部门为采购需求部门，负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其职责如下：1.根据培训教学及工作实际需要，准确详细地填写采购申请表，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购过程中的技术交流、评标等活动，提供专业意见和建议。3.负责采购物品或服务的使用和验收工作，及时反馈使用过程中出现的问题。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应会同财务部门及需求部门，根据学校培训发展规划、年度培训计划和实际工作需要，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目、数量、金额、资金来源等内容，并按照学校财务预算管理要求进行审核和审批。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.当出现下列情况时，可申请调整采购预算：因培训计划变更、政策调整等原因导致采购需求发生重大变化。市场价格波动较大，原预算已无法满足采购需求。其他不可预见的因素影响采购预算的执行。2.采购预算调整申请应经需求部门、采购管理部门和财务部门审核后，报采购领导小组审批。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据培训教学及工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并签字盖章。2.《采购申请表》应经需求部门负责人审核签字后，提交采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购需求的合理性、必要性进行审核。2.对于金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，报采购领导小组审批。（三）采购实施1.制定采购方案：采购管理部门根据采购审批结果，制定具体的采购方案，包括采购方式选择、采购文件编制、供应商选择标准等。2.选择采购方式：公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准确定中标供应商。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。由采购管理部门向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家供应商进行谈判，从中确定成交供应商。单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的，可采用单一来源采购方式。与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。3.编制采购文件：根据采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：采用公开招标、邀请招标方式的，应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书。采用竞争性谈判、询价方式的，应向符合条件的供应商发出采购邀请。5.供应商选择与评审：采购管理部门接收供应商的响应文件，并组织相关人员进行评审。评审人员应包括需求部门代表、技术专家、财务人员等。按照采购文件规定的评标标准或谈判、询价要求，对供应商的报价、技术方案、服务承诺、信誉等进行综合评价，确定成交供应商。6.采购谈判与合同签订：采购管理部门与成交供应商进行采购谈判，就采购合同的条款进行协商，达成一致意见。双方签订采购合同，明确采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等内容。采购合同应报学校法律事务部门或相关专业人员审核后生效。（四）采购验收1.采购物品到货前，采购管理部门应通知需求部门做好验收准备工作。2.需求部门应按照采购合同要求，对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。3.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并签字盖章。如验收不合格，需求部门应及时通知采购管理部门与供应商协商解决，直至达到合同要求。（五）采购付款1.采购管理部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，附上采购合同、发票、验收单等相关资料，报财务部门审核。2.财务部门按照学校财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核无误后报学校领导审批。3.学校领导审批通过后，财务部门办理付款手续，将款项支付给供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、联系方式等资料。2.制定供应商准入标准，包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证书，生产经营状况、信誉状况、财务状况，产品质量、技术水平、售后服务能力等方面。3.对申请进入供应商信息库的供应商进行资格审查，符合准入标准的供应商方可进入信息库。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。2.建立供应商评价指标体系，包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务响应时间、客户投诉率等指标。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰。（三）供应商淘汰1.当供应商出现下列情况之一时，采购管理部门应将其从供应商信息库中淘汰：提供虚假资质证明或产品质量严重不合格。多次不能按时交货，影响学校培训工作正常开展。售后服务不到位，客户投诉较多且拒不整改。有商业贿赂等违法违规行为。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次进入学校供应商信息库。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动风险、供应商违约风险、质量风险、法律风险等。2.针对不同的采购项目和采购环节，评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.市场价格波动风险：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。对于价格波动较大的物资，可采用套期保值、签订长期合同等方式锁定价格。2.供应商违约风险：在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款。加强对供应商的管理和监督，定期评估供应商的履约能力。要求供应商提供履约保证金或银行保函。3.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款。加强采购验收环节的管理，严格按照标准进行验收。定期对采购物品进行质量抽检，发现问题及时处理。4.法律风险：采购活动应严格遵守国家法律法规，确保采购合同的合法性和有效性。重大采购项目应咨询学校法律事务部门或聘请法律顾问，防范法律风险。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购文件（招标文件、谈判文件、询价文件等）、供应商响应文件、采购合同、验收单、发票、付款凭证等与采购活动相关的资料。（二）档案整理与保管1.采购管理部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作，按照档案管理要求对采购档案进行分类、编号、装订。2.采购档案应妥善保管，保存期限按照学校档案管理规定执行。电子档案应做好备份，防止数据丢失。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.如需借阅采购档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经采购管理部门负责人和学校档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅人应按时归还档案，不得擅自转借、复印或涂改档案内容。八、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门定期对采购活动进行审计监督