办公用品能耗管理制度

办公用品能耗管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品能耗管理，降低办公成本，提高资源利用效率，营造绿色环保的办公环境，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及各部门在办公过程中对办公用品能耗的使用与管理。（三）基本原则1.节约原则倡导全体员工树立节约意识，在办公活动中合理使用办公用品，杜绝浪费现象。2.规范原则明确办公用品能耗的采购、使用、保管等环节的标准和流程，确保管理工作规范有序。3.责任原则各部门负责人为本部门办公用品能耗管理的第一责任人，员工对所在部门的办公用品能耗管理负有直接责任。二、办公用品采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据实际工作需求，每月末制定次月办公用品采购计划，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。2.采购计划应经部门负责人审核签字后，提交至行政部门汇总。（二）采购流程1.行政部门根据各部门提交的采购计划，结合库存情况，编制公司月度办公用品采购预算。2.采购预算经财务部门审核、公司领导审批后，由行政部门负责组织实施采购。3.采购人员应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照审批后的采购预算进行采购，不得擅自超预算采购。4.对于批量采购的办公用品，应通过招标、询价等方式确定供应商，确保采购价格的合理性和透明度。（三）采购验收1.办公用品采购到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等是否与采购合同一致。2.验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写入库单，并由仓库管理人员签字确认。验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系退换货事宜。三、办公用品使用管理（一）办公文具使用1.员工领用办公文具时，应填写领用登记表，注明领用日期、文具名称、规格、数量等信息，并签字确认。2.办公文具应按需领用，避免浪费。对于可重复使用的文具，如文件夹、订书机等，应妥善保管，以便下次使用。3.员工在使用办公文具过程中，应注意节约，如铅笔应尽量使用完后再丢弃，纸张应双面使用等。（二）办公设备使用1.公司配备的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等，由各部门指定专人负责管理和维护。2.办公设备使用人员应严格按照操作规程进行操作，确保设备的正常运行。在使用过程中，如发现设备故障，应及时报告设备管理人员进行维修。3.为节约能源，办公设备在不使用时应及时关闭电源。如长时间不使用电脑，应设置为休眠或关机状态。4.鼓励员工合理使用办公设备，如共享打印机、复印机等资源，减少设备的闲置和浪费。（三）水电使用1.各部门应加强对办公区域水电使用的管理，教育员工养成随手关灯、关水龙头的好习惯。2.办公区域的照明设备应根据自然光线情况合理开关，在白天光线充足时，应关闭部分或全部照明灯具。3.卫生间、茶水间等公共区域的水龙头、热水器等设备应及时关闭，避免长流水现象。4.如发现水电设施存在漏水、漏电等问题，应及时报告行政部门进行维修，防止浪费和安全事故的发生。四、办公用品保管管理（一）仓库管理1.行政部门应设立专门的办公用品仓库，负责办公用品的存储和保管。2.仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。盘点结果应及时上报行政部门负责人。3.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。对于易受潮、易损坏的办公用品，应采取相应的防潮、防虫、防火等措施进行保管。（二）库存盘点1.公司每季度组织一次办公用品库存盘点工作，由行政部门牵头，财务部门、审计部门等相关人员参与。2.盘点人员应认真核对库存办公用品的数量、规格、质量等信息，并填写盘点表。对于盘盈、盘亏的办公用品，应查明原因，及时进行处理。3.根据库存盘点结果，行政部门应及时调整办公用品库存账目，确保库存数据的准确性。五、能耗统计与分析（一）统计报表1.行政部门应每月对公司办公用品能耗情况进行统计，填写办公用品能耗统计报表，报表内容包括办公用品的采购数量、使用数量、库存数量、水电消耗等信息。2.统计报表应经部门负责人审核签字后，于次月5日前报送至财务部门和公司领导。（二）数据分析1.财务部门应根据行政部门报送的办公用品能耗统计报表，对公司办公用品能耗费用进行分析，找出能耗费用较高的部门、项目或环节。2.行政部门应结合财务部门的数据分析结果，对办公用品能耗管理工作进行总结和评估，制定改进措施，不断降低公司办公用品能耗水平。六、监督与考核（一）监督检查1.公司成立办公用品能耗管理监督小组，由行政部门负责人担任组长，成员包括财务部门、审计部门等相关人员。2.监督小组应定期对公司各部门办公用品能耗管理情况进行监督检查，检查内容包括办公用品采购计划的执行情况、使用情况、保管情况、能耗统计情况等。3.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，监督小组应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.将办公用品能耗管理纳入公司绩效考核体系，对各部门和员工的办公用品能耗管理工作进行考核评价。2.考核指标包括办公用品采购费用控制率、办公用品使用率、水电消耗降低率等。具体考核标准如下：办公用品采购费用控制率：考核各部门办公用品采购费用是否控制在预算范围内。计算公式为：（实际采购费用÷预算采购费用）×100%。考核目标值为100%，每超过目标值1个百分点，扣减部门绩效考核得分1分。办公用品使用率：考核各部门办公用品的使用效率。计算公式为：（实际使用数量÷采购数量）×100%。考核目标值为90%，每低于目标值1个百分点，扣减部门绩效考核得分1分。水电消耗降低率：考核各部门水电消耗是否呈下降趋势。计算公式为：（上期水电消耗本期水电消耗）÷上期水电消耗×100%。考核目标值为5%，每低于目标值1个百分点，加部门绩效考核得分1分。3.根据考核结果，对办公用品能耗管理工作表现优秀的部门和员工进行表彰和奖励；对工作不力、造成浪费的部门和员工进行批评教育，并责令其限期整改。整