2025财务管理资料：11-【管理制度】-02-费用报销管理制度

费用报销管理制度一、目的为完善财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用开支，特制定本制度二、适用范围公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。三、借款（一）因公借款，必须填写借款单，写明借款事由；借款单书写要规范，必须写明用途，必须使用黑色签字笔填写，大小写金额要一致，不得涂改。（二）填写借款单是要注明是现金借款还是网银借款，2000元以内的款项可以用现金支付，借网银时必须提供收款人全称，没有收款人全称财务不予付款。（三）经办人写完借款单后，先由该店店长或部门主管审核，审核完毕同意借款后，必须在借款单上签字，签字后交分管总监审核，总监审核完毕后交财务经理签字，出纳方可付款。（四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款。（五）严格执行“前账不清，后账不借”制度。（六）员工借款必须在15天内归还，员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除。（七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款。（八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。四、报销（一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证；（二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类好后，交给店长或部门主管审核，在规定时间交由出纳办理审核，经出纳审批后交给分管总监审核，总监审核完毕后，出纳核对付款。（三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足；（四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。五、报销票据注意事项（一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改；（二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改；（三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销；（四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账；（五）报销凭据以正规发票为先；报销时，当事人应按费用报销单上的明细内容，将对应的费用单据加以整理归类，并规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴，便于归类计算和整理。六、报销时间：（一）每周报销一次，报销人将粘贴整理好的票据交财务出纳处；（二）出纳初审后，交财务经理复核或总经理审批；（三）报销期限：为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，最晚不超过两周。（四）分公司订货为一周两次，费用报销一周一次如费用较少也可半月一次或一月一次。分公司所发生的一切费用需有正规发票，如无正规发票的需有相关证明并有当事人及领导的签字。房租需有房租合同（合同上需要有房东的联系电话）。每月的结帐日为自然月的最后一天，月初1-7号为对帐日，各分公司财务应于7号前和总公司财务对好上月的帐。（对帐包括销售明细帐、费用明细帐、库存明细帐和分公司分红表，以上明细需按店为单位制作明细表。）不积极配合总公司对帐的将停止报销及发货。七、报销回款1、公司实行“收支两条线”的管理方式，既分公司按规定每天填至上报总公司设置的固定现金日记表，并每天将日销售额汇入至总公司指定帐户。总部将定时对分公司的营业状况、产品销售、库存等情况进行检查、核对。2、如分公司三日内无理由的未按总公司的规定执行汇款及上报现金日记表，将扣分公司财务当月10%的工资，总经理负连带责任，也扣除当月10%的工资。如是财务告知是钱在总经理那总经理不回。总公司将停止报销费用和发货并追究相关责任人。七、费用项目列支或报销规定（一）房租1、房租需有房租合同、合同上需要有房东的联系电话，同时附带房产证复印件，房租合同必须要有房东电话和房东身份证复印件，一经查实是假电话罚款20000元；2、所有办公室和门店租赁都必须报备总部财务，经双方同意确认后方可签租赁合同，福寿之家门店面积不得小于40平方，如未经总部允许，擅自签租赁合同，所有费用将由乙方个人承担。（二）装修费1、房屋转让费、押金不报，门头的装修6个月不能换。装修费用标准不超过200元/m²、门头700元/m²，票据必须是盖章加电话，至少要有其中一样；白条不报销；2、公司装修、门店装修须向总部申请，门店装修必须按总部统一装修，特殊情况可报备总公司，如未按总部统一要求装修，所有费用将由乙方个人承担。（三）工资1、员工工资按当地人员标准制定，须向总公司备案；2、公司人员工资高于3000以上的，须到总部面试，并携带本人学历证明和户口本。3、为确保每月25号能按时发放工资，各分公司的人员工资表应于每月15号前上报至总公司财务，工资表按总部统一格式，工资表里（提成、奖励）制度需要提前向总公司报备。总公司审核无误后于25日前将款打到分公司帐上。各分公司如有给员工缴纳社保和员工不需要缴纳社保的需当事人写个承诺书，承诺书需放到总公司备案。4、加盟商没有工资，只有分红，每店只限一个店长和店员，多余人员需提前向总部汇报。5、分公司总经理工资从运作资金到总部账户，并门店开始运作的前15天开始算起！（四）社保1、各项劳动保险费的申报计算由人事行政部负责；2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴；3、每月人事部将银行托收单对应的划扣明细表交财务统一报账，划扣明细表由人事部经理签字后转财务作为账务处理依据。备注：具体考核制度参照人事管理制度。（五）福利指公司为员工提供的工作餐、员工活动费用及节假日的福利性支出等。分公司报销餐费（聚餐）每月最多一次，费用标准为不超过50元/人/次。节假日员工福利由集团公司统一发放，如擅自发放，费用将由分公司负责人自行承担！（五）自购1、分公司自行采购商品须提前上报总公司，经总部同意，方可采购，如未经同意，按违约处理。2、分公司不得自行采购并销售非公司所供产品，一经公司发现，将从分公司保证金中扣除一半甚至更多作为警告。如继续自行采购并销售其他同类产品，公司将取缔其加盟资格，扣除其所有加盟保证金。如有特殊需求确实需要自购的，自购商品需提前报备，报备中需注明售价，否则自购商品部份不予报销。自购商品的损耗由分公司自行承担。所有活动事项需提前报总公司运营处，否则由此产生的费由分公司自行承担。如发现当地市场采购的商品比总公司采购的价格低，可联系总公司的采购部门，报备所需物品，由总公司统一采购配货（六）办公费1、分公司报销费用为房租、装修费、员工工资、桌椅、到城市物流费、会场费、电脑等固定资产2、办公室日常杂费和店内日常杂费，单店费用，含在店内有利润商品销售额的1%补贴中，公司费用含在公司有利润商品销售额的2%补贴中。（七）差旅费差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用。（八）车辆使用费包括公司车辆使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费以包含在公司有利润商品销售额2%的补贴中。（九）交通费1、城市间交通以高铁或汽车费用报销，超过1000公里以上的，总经理飞机票价报销，员工火车票价报销。如超出规定乘坐规格，将由个人承担超出部分。2、市区内因公外出的交通费（1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点；（2）如发生出租车费用，报销时应注明事由；（十）通信费单店费用，含在店内有利润商品销售额的1%补贴中，公司费用含在公司有利润商品销售额的2%补贴中。（十一）维修费单店费用，含在店内有利润商品销售额的1%补贴中，公司费用含在公司有利润商品销售额的2%补贴中。（十二）水电燃气费单店费用，含在店内有利润商品销售额的1%补贴中，公司费用含在公司有利润商品销售额的2%补贴中。（十三）物流费城市间物流费用以物流公司票据报销，城市到店内物流费用，单店费用，含在店内有利润商品销售额的1%补贴中，公司费用含在公司有利润商品销售额的2%补贴中。（十四）旅游费、餐饮费1、分公司旅游、餐饮方案，须经总部同意，分公司报销客户旅游、餐饮费用的需要有行程安排表，（表中需要注明各项费用明细、客户姓名及电话号码）且有正规发票，如无发票的需要有相关证明。如未经总部同意，一切后果和费用由分公司总经理个人承担。2、分公司报销餐费（聚餐）每月最多一次，费用标准为不超过50元/人/次。3、分公司不允许报销与分公司之间往来的招待费。4、业务招待费的发生需要由总经理批准后方可进行，未经总经理批准或事后未找总经理签字确认的，费用自理。（十五）会场费分公司需要宣传，租赁会场，报销会场费必须有回款。（十六）广告宣传费用于公司形象宣传以及市场推广所发生的广告、宣传用品、场地、布展、招牌制作等费用。（十七）培训费因员工内训或外训所发生的教材费、劳务费等。（十八）招聘费因招聘而发生的人才市场费用、展位费、在媒体上发布的招聘广告费。（十九）运杂费单店费用，