基金管理印鉴管理制度

基金管理印鉴管理制度一、总则（一）目的为加强公司基金管理印鉴的使用与管理，确保印鉴使用的安全性、规范性和严肃性，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及基金管理印鉴的使用、保管等相关活动。（三）定义1.基金管理印鉴：指公司在基金管理业务中使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。二、印鉴的种类与用途（一）公章1.用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.作为公司法人资格的证明，代表公司行使权利和履行义务。（二）合同专用章专门用于公司签订各类合同、协议等经济法律文件。（三）财务专用章1.用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。2.是公司财务核算和资金管理的重要印鉴。（四）法人章1.通常用于公司法定代表人在特定文件、票据等上的签字确认。2.作为法人行使职权的一种象征。三、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制印鉴时，由相关部门提出书面申请，详细说明刻制印鉴的名称、用途、数量等信息。2.申请经公司领导审批同意后，由行政管理部门统一安排到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。3.刻制完成的印鉴必须符合国家法律法规和公司规定的样式、规格要求。（二）启用1.新刻制的印鉴在启用前，行政管理部门应填写《印鉴启用申请表》，注明印鉴名称、启用日期、使用范围等内容。2.经公司领导签字批准后，将申请表复印件分发给相关部门和人员备案。3.同时，行政管理部门应将印鉴启用的相关信息在公司内部进行公告，确保全体员工知晓。四、印鉴的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印鉴保管的安全性和保密性。2.保管人员应具备高度的责任心和职业道德，不得擅自将印鉴转借他人或带出公司使用。（二）保管人员职责1.负责印鉴的日常保管，确保印鉴存放安全，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。2.按照规定的使用范围和审批程序，正确使用印鉴，并做好使用记录。3.定期对印鉴进行检查，如发现印鉴有损坏、模糊等情况，应及时报告并申请更换。4.未经批准，不得擅自将印鉴带出公司办公区域。因特殊情况需要带出的，必须经公司领导批准，并办理相关登记手续，使用完毕后及时归还。（三）保管地点1.公章、合同专用章应存放于公司保险柜内，保险柜钥匙由保管人员专人保管。2.财务专用章、法人章应存放于公司财务部门的专用保险柜内，由财务负责人或其指定的专人负责保管。五、印鉴的使用（一）使用流程1.用印部门填写《印鉴使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等内容。2.申请表经部门负责人签字审核后，提交给相关审批领导审批。审批领导应根据公司规定和实际情况，对用印事项进行严格审查，确保用印的合法性、合规性和必要性。3.审批通过后，用印部门将申请表交至印鉴保管人员处。保管人员核对申请表内容与相关文件一致后，在用印位置加盖印鉴，并在《印鉴使用登记表》上进行详细登记，记录用印时间、用印事项、用印人等信息。4.用印完毕后，保管人员应及时将印鉴归位保管。（二）审批权限1.一般文件、信函等用印，由部门负责人审批。2.涉及合同签订、重大项目合作等重要事项的用印，需经公司分管领导审批，必要时还需公司总经理审批。3.财务相关文件的用印，按照公司财务管理制度的规定，由财务负责人或其授权人员审批。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、事项不得使用印鉴。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印鉴。特殊情况确需预先加盖印鉴的，必须经公司领导批准，并在使用时严格按照审批内容填写相关信息，确保使用安全。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印鉴。六、印鉴的更换与废止（一）更换1.因印鉴磨损、损坏、样式变更等原因需要更换印鉴时，由保管人员填写《印鉴更换申请表》，详细说明更换原因、新印鉴样式等内容。2.申请表经公司领导审批同意后，按照印鉴刻制的程序进行更换。3.新印鉴启用后，原印鉴同时废止，并按照规定进行妥善保管和处理。（二）废止1.印鉴因机构撤销、业务调整、不再使用等原因需要废止时，由保管人员填写《印鉴废止申请表》，注明废止原因、印鉴名称等信息。2.申请表经公司领导审批同意后，保管人员将废止的印鉴交行政管理部门统一封存保管。3.行政管理部门应定期对废止的印鉴进行清理和销毁，销毁过程应进行详细记录，并由相关人员签字确认。七、印鉴的检查与监督（一）定期检查1.公司行政管理部门应定期对印鉴的保管和使用情况进行检查，检查频率至少为每季度一次。2.检查内容包括印鉴保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。3.检查人员应填写《印鉴检查记录表》，对检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）不定期抽查公司领导或内部审计部门有权对印鉴的保管和使用情况进行不定期抽查，确保印鉴管理工作严格按照制度执行。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印鉴的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因