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文档简介
公司盖章封条管理制度一、总则(一)目的为加强公司印章及封条的管理,规范印章及封条的使用流程,维护公司的合法权益,特制定本管理制度。(二)适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构,公司所有印章及封条的管理和使用均需遵循本制度。(三)基本原则1.合法性原则:印章及封条的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则:确保印章及封条的安全存放,防止被盗用、冒用。3.规范性原则:严格按照规定的流程使用印章及封条,确保使用记录完整、准确。二、印章管理(一)印章种类公司印章主要包括:公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。(二)印章的刻制1.新设立公司或因业务需要刻制印章时,由相关部门提出申请,经公司领导审批后,由行政部门统一办理刻制手续。2.刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位,并要求其严格按照公司提供的样式和规格进行制作。3.印章刻制完成后,行政部门应及时进行登记,并将印章移交指定保管人。(三)印章的保管1.专人保管公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人保管;部门章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人必须具备良好的职业道德和责任心,不得擅自将印章交予他人保管。2.保管地点印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内,确保印章存放环境安全。保险柜或保管箱的钥匙及密码应由保管人妥善保管,不得随意告知他人。(四)印章的使用1.使用流程申请:使用印章时,需填写《印章使用申请表》,详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等内容,并经相关负责人签字审批。审核:申请表经审批后,交印章保管人审核。审核内容包括用印事项是否符合公司规定、审批手续是否齐全等。用印:审核通过后,印章保管人在用印文件上加盖印章,并在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印事项、用印人等信息。2.用印审批权限公章:涉及公司重大事项、对外签订合同、出具重要文件等,需经公司法定代表人或其授权代表审批。合同专用章:用于签订各类合同,需经合同主办部门负责人及分管领导审批。财务专用章:用于财务结算、票据开具等,需经财务负责人审批。法定代表人章:根据具体业务情况,按照公司授权规定审批。部门章:用于部门内部文件、资料等,由部门负责人审批。3.特殊情况用印如遇紧急情况,无法事先履行审批手续时,印章使用人应电话请示相关负责人同意后先行用印,并在事后及时补办审批手续。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况确需加盖空白印章的,必须经公司法定代表人批准,并严格登记用印情况。(五)印章的停用与销毁1.停用因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因,需要停用印章时,由行政部门提出申请,经公司领导审批后,发布印章停用通知。印章停用后,保管人应及时将印章交回行政部门。2.销毁对于停用的印章,行政部门应填写《印章销毁申请表》,经公司领导审批后,指定专人负责销毁。印章销毁时,应采用粉碎、熔化等方式进行彻底销毁,并做好销毁记录。销毁记录应包括印章名称、销毁时间、销毁方式、监销人等信息。三、封条管理(一)封条的种类与规格公司封条主要包括纸质封条和电子封条等。纸质封条的规格根据实际需要确定,电子封条应具备可靠的加密和监控功能。(二)封条的制作1.封条由行政部门统一制作,确保封条的样式、规格符合公司要求。2.制作封条时,应在封条上标注公司名称、编号、使用日期等信息。(三)封条的保管1.专人保管封条由行政部门指定专人保管,保管人应建立封条保管台账,详细记录封条的出入库情况。保管人应定期对封条进行检查,确保封条的完好无损。2.保管地点封条应存放在干燥、通风、安全的仓库内,避免封条受潮、损坏或丢失。(四)封条的使用1.使用流程申请:因工作需要使用封条时,由相关部门填写《封条使用申请表》,说明使用封条的原因、使用地点、封存物品等信息,并经部门负责人签字审批。审核:申请表经审批后,交封条保管人审核。审核内容包括申请事项是否合理、审批手续是否齐全等。发放:审核通过后,封条保管人根据申请数量发放封条,并在《封条使用登记表》上登记发放日期、使用部门、使用人、封条编号等信息。加封:使用人应按照规定的方法和要求对封存物品进行加封,并确保封条粘贴牢固、完整。2.特殊情况使用如遇紧急情况,无法事先履行审批手续时,使用人应电话请示相关负责人同意后先行使用封条,并在事后及时补办审批手续。使用封条时,应注意保护封条的完整性,不得擅自破坏或更换封条。(五)封条的解封1.解封流程如需解封封条,必须由原申请使用封条的部门提出申请,填写《封条解封申请表》,说明解封原因、解封时间等信息,并经部门负责人签字审批。申请表经审批后,交封条保管人审核。审核通过后,封条保管人在现场监督解封过程,并在《封条使用登记表》上登记解封日期、解封人等信息。2.解封要求解封封条时,应确保封存物品的安全和完整,如有损坏或丢失,应查明原因并追究相关人员的责任。解封后的封条应及时交回封条保管人妥善保管。(六)封条的报废与销毁1.报废封条因使用期限届满、损坏、遗失等原因不再使用时,由封条保管人填写《封条报废申请表》,经部门负责人审核后,报行政部门批准。封条报废后,保管人应在封条保管台账上注明报废日期、报废原因等信息。2.销毁对于报废的封条,行政部门应按照印章销毁的要求进行销毁,并做好销毁记录。销毁记录应包括封条名称、销毁时间、销毁方式、监销人等信息。四、监督与检查(一)定期检查1.行政部门应定期对印章及封条的保管和使用情况进行检查,确保印章及封条的安全和规范使用。2.检查内容包括印章及封条的存放是否安全、使用流程是否符合规定、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。(二)不定期抽查公司领导及相关部门可根据工作需要,对印章及封条的管理情况进行不定期抽查,发现问题及时督促整改。(三)违规处理1.对于违反本制度规定使用印章及封条的行为,公司将视情节轻重给予相应的处罚,包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章及封条给公司造成经济损失或其他不良影响的,责任人应承担相应的赔偿责任,并依法追究其法律责
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