公司公共用具管理制度

公司公共用具管理制度总则一、目的为规范公司公共用具的管理，提高公共用具的使用效率，保障公司的正常运营，特制定本管理制度。二、适用范围本制度适用于公司内所有公共用具的管理，包括但不限于办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机、饮水机、垃圾桶等。三、管理职责1.人事行政部负责公司公共用具的采购、登记、调配、维修、报废等管理工作。制定公共用具的使用规范和维护标准，监督各部门和员工遵守。组织公共用具的盘点和清查，确保公共用具的数量和状态准确无误。负责公共用具的档案管理，建立公共用具的台账和档案，记录公共用具的采购、使用、维修、报废等情况。2.各部门负责本部门公共用具的使用和保管，合理安排公共用具的使用，避免浪费和损坏。定期对本部门公共用具进行检查和维护，发现问题及时通知人事行政部进行维修或更换。配合人事行政部进行公共用具的盘点和清查工作，如实提供本部门公共用具的使用情况和相关信息。四、公共用具的采购1.采购申请各部门需要采购公共用具时，应填写《公共用具采购申请单》，注明公共用具的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门经理签字确认后，提交人事行政部。2.采购审批人事行政部收到《公共用具采购申请单》后，应进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，并报总经理审批。3.采购实施人事行政部根据总经理的审批意见，进行公共用具的采购。采购时应选择质量可靠、价格合理的供应商，并签订采购合同。4.验收入库公共用具采购到货后，人事行政部应组织相关人员进行验收，确认公共用具的数量、规格、质量等符合要求后，办理入库手续，并将公共用具登记到公共用具台账中。五、公共用具的登记1.人事行政部应建立公共用具台账，记录公共用具的名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。2.各部门应建立本部门公共用具清单，记录本部门公共用具的名称、规格、数量、使用部门、使用人等信息。3.公共用具的登记应及时、准确、完整，确保公共用具的管理有据可查。六、公共用具的调配1.人事行政部应根据公司的业务需求和各部门的实际情况，合理调配公共用具，提高公共用具的使用效率。2.各部门之间需要调配公共用具时，应填写《公共用具调配申请表》，经调出部门和调入部门经理签字确认后，提交人事行政部。3.人事行政部应根据《公共用具调配申请表》，办理公共用具的调配手续，并将调配情况记录到公共用具台账中。七、公共用具的使用1.公共用具的使用应遵守公司的相关规定和使用规范，不得擅自更改公共用具的用途和使用方式。2.各部门和员工应爱护公共用具，保持公共用具的清洁和完好，不得故意损坏公共用具。3.公共用具的使用人应负责公共用具的日常维护和保养，发现问题及时通知人事行政部进行维修或更换。4.人事行政部应定期对公共用具的使用情况进行检查，发现违规使用或损坏公共用具的情况，应及时进行处理。八、公共用具的维修1.公共用具出现故障或损坏时，使用人应及时通知人事行政部，人事行政部应及时安排维修人员进行维修。2.维修人员应根据公共用具的故障情况，进行维修或更换零部件，确保公共用具的正常使用。3.维修人员应填写《公共用具维修记录单》，记录公共用具的维修情况、维修时间、维修人员等信息。4.公共用具维修费用由公司承担，人事行政部应及时办理维修费用的报销手续。九、公共用具的报废1.公共用具达到使用寿命或因其他原因无法继续使用时，使用人应及时通知人事行政部，人事行政部应组织相关人员进行鉴定。2.经鉴定无法继续使用的公共用具，人事行政部应填写《公共用具报废申请表》，注明公共用具的名称、规格、数量、报废原因等信息，并经部门经理签字确认后，提交总经理审批。3.总经理批准后，人事行政部应办理公共用具的报废手续，并将报废情况记录到公共用具台账中。4.报废的公共用具应按照公司的相关规定进行处理，不得随意丢弃。十、附则1.本制度由人事行政部负责解释和修订。