2025合同管理规章：公章、资质、合同及其它证书的使用与保管办法

2025合同管理规章：公章、资质、合同及其它证书的使用与保管办法第一章总则第一条为规范公司公章、资质、合同及其它证书的使用与保管，确保公司业务经营活动的合法性、合规性及安全性，根据相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于公司及其分支机构（以下简称“公司”）对公章、资质、合同及其它证书的使用、保管、审批及监督管理工作。第三条本办法所称公章，是指公司依法刻制并使用的行政公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人名章等；资质，是指公司依法取得的各类行政许可、批准文件、认证证书等；合同，是指公司与其他主体签订的具有法律效力的书面协议；其它证书，是指公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证等。第四条公章、资质、合同及其它证书的使用和保管必须严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保其合法、合规、安全使用，防止滥用、丢失或损坏。第二章公章管理第五条公章的刻制与启用（一）公章的刻制必须由公司办公室统一负责，严格按照国家有关公章管理的规定执行。公章刻制完成后，必须在公安机关备案，并领取备案证明。（二）公章启用前，必须由公司法定代表人签署启用通知，并明确公章的使用范围和审批程序。第六条公章的使用（一）公章的使用必须严格遵循公司批准的使用范围，不得超范围使用。具体使用范围由公司办公室另行制定。（二）公章的使用必须实行审批制度。使用公章时，需填写《公章使用审批表》，列明使用事由、文件内容、使用人姓名及联络方式，并经相关负责人审批后方可使用。（三）公章的使用必须严格登记，使用人必须在《公章使用登记簿》上如实填写使用日期、使用事由和文件名称，留存备查。第七条公章的保管（一）公章必须由专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和法律意识，不得将公章随意交他人使用或保管。（二）公章必须存放在安全的场所，如保险柜或锁柜中，确保公章的安全性。非工作时间，公章必须妥善保管，防止丢失或被盗用。（三）保管人员调岗或离职时，必须办理公章交接手续，由公司办公室监交，并签署《公章交接登记表》。第八条公章的停用与销毁（一）公章因磨损、更换或公司名称变更等原因需停用时，必须由公司办公室提出申请，经公司法定代表人批准后方可停用。（二）停用的公章必须及时封存，不得继续使用。如需销毁，必须经公司法定代表人批准，并由公司办公室统一销毁，做好销毁记录。第三章资质管理第九条资质的取得与使用（一）资质的取得必须由公司相关部门按照国家法律法规和行业规定执行，确保资质的合法性和有效性。（二）资质的使用必须严格按照其核定范围和有效期限使用，不得超范围或超期限使用。第十条资质的审验与更新（一）相关资质到期前，公司相关部门必须及时向发证机关提出审验申请，确保资质的有效性。（二）资质审验通过后，公司相关部门必须及时更新资质信息，并将新资质文件存档备查。第十一条资质的变更与注销（一）公司名称、地址、法定代表人等信息发生变更时，相关部门必须及时向发证机关申请资质变更，并更新资质文件。（二）资质因公司解散、破产等原因需注销时，相关部门必须及时向发证机关申请注销，并做好相关记录。第四章合同管理第十二条合同的订立（一）合同的订立必须遵循平等、自愿、诚实信用的原则，符合国家法律法规和公司内部规章制度。（二）合同的订立必须经过公司相关部门的审核，并由公司法定代表人或其授权代表签署。第十三条合同的登记与归档（一）合同订立后，使用部门必须及时将合同文本及相关资料送交公司办公室登记，并建立合同档案。（二）合同档案必须包括合同文本、审批记录、签署凭证等，由公司办公室统一保管，确保档案的安全性和完整性。第十四条合同的履行与变更（一）合同履行过程中，相关部门必须严格按照合同约定履行义务，并及时跟踪合同履行情况。（二）合同履行过程中如需变更，必须经双方协商一致，并签订书面变更协议，经公司相关部门审核后方可生效。第十五条合同的终止与解除（一）合同履行完毕或因故终止时，相关部门必须及时办理合同终止手续，并做好相关记录。（二）合同解除后，相关部门必须及时将合同文本及相关资料送交公司办公室归档，不得随意丢弃或遗失。第五章其它证书管理第十六条其它证书的使用与保管（一）其它证书包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证等，必须由公司办公室统一保管，并确保其合法性和有效性。（二）其它证书的使用必须严格按照其核定范围和有效期限使用，不得超范围或超期限使用。第十七条其它证书的更新与审验（一）其它证书到期前，公司办公室必须及时向相关部门提出更新申请，确保证书的有效性。（二）其它证书审验通过后，公司办公室必须及时更新证书信息，并将新证书存档备查。第六章监督检查第十八条公司办公室负责对公司公章、资质、合同及其它证书的使用与保管情况进行监督检查，确保其符合本办法的规定。第十九条公司审计部门或外部审计机构应对公章、资质、合同及其它证书的使用与保管情况进行定期或不定期检查，发现问题及时整改。第七章法律责任第二十条违反本办法规定，造成公章、资质、合同及其它证书滥用、丢失或损坏的，将依法依规追究相关责任人的责任。第二十一条因公