采购及应付管理制度

采购及应付管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购及应付账款管理流程，确保采购活动的合规性、高效性，合理控制采购成本，保障公司利益，维护供应商关系，促进公司业务的稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动及应付账款的管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购行为合法合规。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。公平公正原则：对待所有供应商应公平公正，通过公开、公平、公正的采购程序选择优质供应商，确保采购活动的透明度。职责分离原则：采购、审批、验收、付款等环节应相互分离、相互制约，避免权力集中和舞弊行为。二、采购流程1.采购需求提出使用部门根据业务需要填写《采购申请单》，详细注明采购物品或服务的名称、规格、型号、数量、需求日期、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核申请的合理性和必要性，如符合业务需求，签字批准后提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到《采购申请单》后，结合库存情况、市场供应状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物品或服务的具体内容、预计采购时间、采购方式等。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行市场调研，收集供应商信息，评估不同采购方案的可行性和成本效益，形成采购调研报告，供管理层决策参考。3.供应商选择与管理采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等情况。对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质文件，了解其生产经营状况、信誉状况等。对于重要物资或服务的供应商，必要时可进行实地考察。根据资格预审结果，选择若干家合格供应商作为候选对象。对于常规采购项目，可采用招标、询价、竞争性谈判等方式确定最终供应商；对于特殊采购项目，可根据实际情况采用单一来源采购等方式，但需履行相应的审批手续。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应经公司法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。4.采购订单下达采购部门根据采购合同，填写《采购订单》，发送给供应商。《采购订单》应包含采购合同的主要条款，确保与合同内容一致。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇订单变更或异常情况，应及时与供应商协商解决，并办理相关变更手续。5.货物验收采购物品到货前，采购部门应通知使用部门或验收部门做好验收准备工作。货物到货时，验收部门应按照采购合同及相关标准对货物的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，签字确认。如发现货物存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决，办理退换货等手续。对于重要物资或金额较大的采购项目，可邀请专业机构或专家进行验收，确保验收结果的准确性和可靠性。6.采购付款采购部门在收到供应商开具的发票后，应与采购合同、验收报告、采购订单等进行核对，确保发票信息与采购业务一致。核对无误后，填写《付款申请单》，附上相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门对《付款申请单》及相关凭证进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，采购业务的合规性，付款金额的准确性等。审核通过后，报经公司领导审批。公司领导根据审批权限对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间安排付款。对于采用银行转账等方式付款的，应确保付款信息准确无误；对于采用支票等方式付款的，应严格按照支票管理规定办理。三、应付账款管理1.应付账款核算财务部门应按照会计准则和公司财务制度，对应付账款进行准确的核算和记录。设立应付账款明细账，详细记录每笔应付账款的供应商名称、金额、入账日期、付款日期等信息。定期对应付账款进行核对，与供应商进行对账，确保双方账目一致。如发现差异，应及时查明原因，进行调整。2.账龄分析财务部门每月末对应付账款进行账龄分析，编制应付账款账龄分析表，清晰反映应付账款的账龄结构和分布情况。根据账龄分析结果，及时提醒相关部门和人员关注即将到期的应付账款，合理安排资金，确保按时付款，维护公司信誉。对于账龄较长的应付账款，应分析原因，采取相应措施进行处理，如与供应商协商延长付款期限、加快资金周转等。3.付款审批应付账款的付款审批应严格按照公司审批流程执行。财务部门在收到采购部门提交的《付款申请单》后，应进行初审，确保申请内容完整、凭证齐全、金额准确。初审通过后，报经公司领导审批。公司领导应根据公司资金状况、采购合同约定等因素，对付款申请进行审批。对于金额较大的付款申请，应提交公司管理层会议讨论决定。审批通过后，财务部门方可办理付款手续。4.逾期账款管理如因特殊原因导致应付账款逾期，财务部门应及时与供应商沟通解释，争取供应商的理解和支持。同时，应分析逾期原因，采取相应措施尽快解决逾期问题，避免对公司信誉造成不良影响。对于长期逾期且经多次沟通仍未解决的应付账款，公司应考虑采取法律手段维护自身权益。财务部门应及时收集相关证据，配合法务部门进行诉讼或仲裁等法律程序。四、采购风险管理1.市场风险采购部门应密切关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应状况变化等信息，合理安排采购计划，避免因市场价格大幅上涨或供应短缺导致采购成本增加或影响公司正常生产经营。建立市场价格预警机制，设定价格波动阈值。当市场价格波动超过阈值时，采购部门应及时调整采购策略，如与供应商协商调整价格、提前采购、寻找替代供应商等。2.供应商风险加强对供应商的管理和评估，定期对供应商的生产经营状况、产品质量、售后服务等进行评价。对于评价结果不佳的供应商，应及时采取措施，如减少采购量、暂停合作、更换供应商等，降低供应商风险。与供应商签订风险分担条款，在采购合同中明确双方在质量、交货、价格等方面的责任和义务，以及风险分担方式。如因供应商原因导致公司遭受损失，供应商应承担相应的赔偿责任。3.合同风险采购合同应严格按照法律法规和公司规定签订，确保合同条款明确、具体、合法有效。合同签订前，应经公司法律顾问审核，避免合同漏洞和法律风险。加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，确保双方严格履行合同约定。如发现合同执行过程中出现问题或纠纷，应及时与供应商协商解决，必要时通过法律途径维护公司权益。4.内部管理风险明确采购各环节的职责和权限，避免因职责不清、权限不明导致采购活动混乱或出现舞弊行为。加强对采购人员的培训和监督，提高其业务素质和职业道德水平。建立健全采购内部控制制度，加强对采购计划、供应商选择、采购订单下达、货物验收、采购付款等环节的内部控制，确保采购活动的合规性和有效性。定期对采购内部控制制度进行评估和完善，及时发现和解决存在的问题。五、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对采购及应付账款管理情况进行审计，检查采购活动是否符合公司制度和相关法律法规要求，采购流程是否规范，应付账款核算是否准确，付款审批是否严格执行等。对于审计发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。被审计部门应积极配合内部审计工作，认真落实整改措施，确保采购及应付账款管理工作规范有序。2.绩效考核建立采购及应付账款管理绩效考核制度，对采购部门和相关人员的工作绩效进行考核评价。考核指标应包括采购成本控制、采购质量、采购效率、供应商管理、应付账款管理等方面。定期对采购及应付