采购中存货管理制度

采购中存货管理制度一、总则1.目的为了加强公司采购中存货的管理，规范存货采购、验收、储存、领用、盘点等环节的操作流程，确保存货的安全完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购中存货管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、仓储部门、生产部门、销售部门等。3.基本原则合法性原则：存货管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。准确性原则：存货的记录和核算应准确无误，确保账实相符。及时性原则：存货的采购、验收、入库、领用等环节应及时处理，避免积压和短缺。安全性原则：采取有效措施确保存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。效益性原则：在保证存货正常供应和使用的前提下，合理控制存货库存水平，降低存货成本。二、采购环节管理1.采购计划制定需求预测：各部门应根据生产计划、销售订单、市场需求等情况，定期对存货需求进行预测，并提交给采购部门。采购计划编制：采购部门根据各部门提交的需求预测，结合存货库存状况、采购周期等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。采购计划审批：采购计划编制完成后，应提交给相关部门和领导进行审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。2.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门应建立供应商评估体系，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。供应商确定：根据供应商评估结果，选择合格的供应商，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。供应商管理：采购部门应定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、供货情况、质量表现等内容。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。3.采购订单下达订单生成：采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确物资的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。订单审核：采购订单下达前，应提交给相关部门和领导进行审核。审核内容包括订单的准确性、合理性、合规性等方面。审核通过后的采购订单方可发送给供应商。订单跟踪：采购部门应建立订单跟踪机制，及时了解供应商的生产进度、发货情况等信息。对于延迟交货的供应商，应及时与其沟通，了解原因，并采取相应的措施。三、验收环节管理1.验收准备验收人员安排：采购部门应根据采购物资的性质和数量，安排合适的验收人员。验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉验收流程和标准。验收场地和工具准备：仓储部门应提前准备好验收场地和所需的验收工具，如量具、检测设备等，确保验收工作的顺利进行。2.验收流程物资核对：验收人员在收到采购物资后，应首先核对物资的名称、规格、数量、型号等信息是否与采购订单一致。外观检查：对物资的外观进行检查，查看是否有损坏、变形、污渍等情况。质量检验：根据物资的质量标准，对物资进行质量检验。对于需要进行理化检验的物资，应送相关检验机构进行检验。验收记录：验收人员应如实记录验收情况，包括验收时间、验收人员、物资名称、规格、数量、质量状况等内容。验收记录应签字确认，并妥善保存。3.验收结果处理合格处理：如果验收结果为合格，验收人员应在验收记录上签字，并将物资办理入库手续。不合格处理：如果验收结果为不合格，验收人员应及时通知采购部门和供应商，并填写不合格报告。采购部门应与供应商协商处理方式，如退货、换货、补货等。对于因质量问题造成的损失，采购部门应根据合同约定向供应商索赔。四、储存环节管理1.仓库规划与布局仓库分区：仓储部门应根据存货的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理分区，如原材料区、半成品区、成品区、退货区等。货位规划：在每个仓库分区内，应进一步规划货位，明确每个货位的编号、存放物资的名称、规格、数量等信息。货位规划应遵循便于物资出入库、便于盘点、便于管理的原则。2.存货入库入库通知：仓储部门在收到采购部门的入库通知后，应做好入库准备工作，包括安排货位、清理货位等。物资搬运：采购部门负责将采购物资搬运至仓库指定地点。在搬运过程中，应注意保护物资，避免损坏。入库手续办理：物资搬运至仓库后，仓储人员应根据验收记录，对物资进行核对和清点，并办理入库手续。入库手续包括填写入库单、登记库存台账等。3.存货保管日常巡查：仓储人员应定期对仓库进行巡查，检查存货的储存状况、保管条件等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。温湿度控制：对于一些对温湿度有特殊要求的存货，仓储部门应采取相应的措施进行温湿度控制，如安装空调、除湿机等设备。防虫防鼠：仓储部门应采取有效的防虫防鼠措施，如放置防虫药品、设置鼠夹鼠笼等，防止存货受到虫害和鼠害。安全防范：加强仓库的安全防范工作，设置门禁系统、监控设备等，防止存货被盗。4.存货出库出库申请：各部门因生产、销售等需要领用存货时，应填写出库申请表，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给仓储部门。出库审批：仓储部门收到出库申请表后，应进行审核。审核内容包括申请的合理性、库存状况等方面。审核通过后的出库申请表方可作为出库依据。物资发放：仓储人员根据出库申请表，对存货进行核对和清点，并办理出库手续。出库手续包括填写出库单、登记库存台账等。物资发放后，应及时通知领用部门。5.库存盘点盘点计划制定：仓储部门应定期制定库存盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等内容。盘点计划应提前通知各相关部门。盘点实施：按照盘点计划，组织盘点人员对存货进行实地盘点。盘点人员应认真核对存货的数量、规格、质量等信息，并如实记录盘点结果。盘点结果处理：盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。对于盘盈、盘亏的存货，应查明原因，并按照相关规定进行处理。如属于正常损耗，应按照规定程序进行核销；如属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。五、领用环节管理1.领用流程领用申请：各部门根据生产、销售等需要，填写领用申请表，注明领用物资的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给部门负责人审批。部门审批：部门负责人对领用申请进行审核，审核通过后签字确认。仓库领用：领用部门持经部门负责人审批后的领用申请表到仓库领取存货。仓库管理人员根据领用申请表，对存货进行核对和发放，并填写出库单。2.领用限额控制制定领用限额标准：根据各部门的生产、销售情况和历史领用数据，制定合理的领用限额标准。领用限额标准应定期进行评估和调整。领用限额执行：各部门领用存货时，不得超过规定的领用限额。如因特殊原因需要超限额领用，应提交书面申请，说明原因，并经相关领导审批。3.领用记录与统计领用记录：仓库管理人员应及时记录存货的领用情况，包括领用日期、领用部门、领用物资名称、规格、数量等信息。领用记录应妥善保存，以便查询和统计。领用统计分析：定期对存货领用情况进行统计分析，了解各部门的领用规律和需求变化，为采购计划的制定和库存管理提供参考依据。六、核算与报告环节管理1.存货核算核算方法选择：公司应根据实际情况，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法等。存货核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经相关部门和领导审批，并在财务报表附注中说明变更原因和影响。账务处理：财务部门应按照存货核算方法，对存货的采购、入库、领用、盘盈、盘亏等业务进行账务处理，确保存货账目准确无误。账实核对：定期进行账实核对，将存货的账面余额与实际库存数量进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。2.存货报告定期报告：仓储部门应定期编制存货报告，向相关部门和领导汇报存货的库存状况、出入库情况、积压情况等信息。存货报告应包括存货明细表、库存周转率分析表、积压存货明细表等内容。临时报告：在发生重大存货变动事项时，如存货被盗、毁损、变质等，仓储部门应及时编制临时报告，向相关部门和领导汇报情况，并提出处理建议。七、监督与考核1.监督检查内部审计：公司内部审计部门应定期对采购中存货管理制度的执行情况进行审计，检查采购、验收、储存、领用、盘点等环节的操作是否规范，存货账目是否准确，库存管理是否有效等。日常监督：采购部门、仓储部门等相关部门应加强对本部门存货管理工作的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。2.考核评价考核指标设定：制定科学合理的存货管理考核指标，如存货周转率、库存准确率、存货损耗率等。考核指标应与各部门和人员的职责相匹配。考核周期：定期对各部门和人员的存货管理工作进行考核评价，考核周期可根据实际情况确定，如月度、季度、年度等。考核结果应用：将考核结果与各部