计划科订单管理制度

计划科订单管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范计划科订单管理流程，提高订单处理效率，确保订单准确、及时执行，满足客户需求，提升公司整体运营效益和客户满意度。2.适用范围本制度适用于公司计划科涉及的所有订单管理活动，包括订单的接收、评审、下达、执行跟踪、变更管理及关闭等环节。3.职责分工计划科负责订单的统一接收、初步审核及录入订单管理系统。组织相关部门对订单进行评审，协调解决订单评审过程中的问题。根据订单评审结果下达生产任务单，并跟踪订单执行进度。负责订单变更的审核与协调，及时处理订单执行过程中的异常情况。定期对订单执行情况进行统计分析，为公司决策提供数据支持。销售部门负责与客户沟通订单需求，签订销售合同，并及时将订单信息传递给计划科。协助计划科进行订单评审，提供客户特殊要求及相关信息。负责订单发货及客户反馈的收集与处理。生产部门根据计划科下达的生产任务单，组织安排生产，确保订单按时、按质、按量完成。及时反馈生产过程中的问题及进度情况，配合计划科进行订单执行跟踪与协调。采购部门根据生产任务单及物料需求计划，及时采购所需原材料和零部件，确保生产顺利进行。负责与供应商沟通协调，跟踪采购订单执行情况，及时解决采购过程中的问题。质量部门参与订单评审，制定质量控制计划和检验标准。对生产过程中的产品质量进行检验和监督，确保产品符合质量要求。负责处理订单执行过程中的质量问题，配合相关部门进行质量改进。二、订单接收与初步审核1.订单接收渠道计划科通过以下方式接收订单：销售部门传递的纸质或电子销售合同。公司官方网站、电商平台等线上渠道接收的客户订单。其他指定的订单接收方式。2.初步审核内容计划科收到订单后，应立即进行初步审核，审核内容包括：订单信息的完整性，如客户名称、产品规格型号、数量、交货期、交货地点等是否清晰准确。订单要求是否明确，是否符合公司产品标准和生产能力。客户信用状况是否良好，是否存在逾期未付款等情况。对于审核通过的订单，计划科应及时将订单信息录入订单管理系统，并按照订单编号规则进行编号。对于审核不通过的订单，计划科应及时与销售部门沟通，说明原因，并要求销售部门与客户协商解决。如因客户特殊要求或其他原因需要保留订单的，应经相关领导批准后进行特殊处理。三、订单评审1.评审组织计划科负责组织相关部门对订单进行评审，参加评审的部门包括销售部门、生产部门、采购部门、质量部门等。根据订单的复杂程度和涉及部门，可召开订单评审会议或采用书面评审的方式进行评审。2.评审内容订单评审应涵盖以下方面：产品技术要求：包括产品规格型号、性能指标、质量标准等，确保公司具备生产该产品的技术能力。生产能力：评估公司现有生产设备、人员配备、生产工艺等是否能够满足订单生产需求，是否需要进行设备改造、人员调配或工艺优化。物料供应：审查所需原材料、零部件的采购渠道是否畅通，供应周期是否满足订单交货期要求，是否存在物料短缺或供应风险。质量控制：制定质量控制计划和检验标准，明确产品检验项目、检验方法、检验频次等，确保产品质量符合客户要求。交货期：根据订单交货期要求，结合公司生产计划和物料供应情况，评估订单能否按时完成，是否需要调整生产计划或采取其他措施确保交货期。成本效益：分析订单的成本构成，包括原材料成本、生产成本、运输成本等，评估订单的盈利能力，确保订单具有一定的经济效益。3.评审记录与结果处理评审过程中，各部门应详细记录评审意见和建议，并形成订单评审记录。评审记录应包括订单编号、订单信息、评审时间、评审部门、评审意见等内容。订单评审结束后，计划科应根据评审结果编制订单评审报告，明确订单是否可行。对于可行的订单，应按照评审意见下达生产任务单；对于不可行的订单，应及时与销售部门沟通，说明原因，并协商解决方案。如因订单不可行导致客户流失的，应进行原因分析和总结，采取相应措施避免类似情况再次发生。四、订单下达1.生产任务单编制计划科根据订单评审结果，编制生产任务单。生产任务单应明确产品名称、规格型号、数量、交货期、生产车间、生产班组等信息。生产任务单应详细分解生产工序和作业要求，制定合理的生产进度计划，确保生产任务有序进行。2.下达流程生产任务单编制完成后，计划科应将其发送给生产部门、采购部门等相关部门，并抄送质量部门。生产部门收到生产任务单后，应按照任务单要求组织安排生产，并将生产计划传达给各生产班组。采购部门收到生产任务单后，应根据物料需求计划及时采购所需原材料和零部件，确保生产所需物料按时供应。五、订单执行跟踪1.进度跟踪方式计划科负责对订单执行进度进行跟踪，可采用以下方式：定期召开订单执行进度协调会，各部门汇报订单执行情况，协调解决执行过程中出现的问题。建立订单执行进度台账，实时记录订单生产进度、物料供应进度、质量检验情况等信息。通过订单管理系统查询订单执行状态，及时掌握订单执行动态。生产部门应每日向计划科汇报订单生产进度，包括已完成的产量、未完成的原因、预计完成时间等。采购部门应每周向计划科汇报物料采购进度，包括已采购的物料数量、未采购的物料清单及预计到货时间等。质量部门应及时向计划科反馈产品质量检验情况，对于检验不合格的产品，应说明原因及处理措施。2.异常情况处理在订单执行过程中，如出现以下异常情况，相关部门应及时向计划科报告：生产设备故障、人员短缺等原因导致生产进度延误。原材料、零部件供应中断或质量问题影响生产。产品质量检验不合格，需要返工或报废。客户提出订单变更要求。计划科接到异常情况报告后，应立即组织相关部门进行分析和处理，采取相应措施确保订单按时、按质、按量完成。如因异常情况导致订单无法按时交货的，计划科应及时与销售部门沟通，协商解决方案，并向客户说明情况，争取客户谅解。六、订单变更管理1.变更申请客户提出订单变更要求时，销售部门应及时与客户沟通，了解变更内容和原因，并填写订单变更申请表。订单变更申请表应包括订单编号、变更内容、变更原因、预计变更时间等信息，并经销售部门负责人签字确认。2.变更评审销售部门将订单变更申请表提交给计划科后，计划科应组织相关部门对变更内容进行评审。评审内容包括变更对产品技术要求、生产能力、物料供应、质量控制、交货期、成本等方面的影响。评审过程中，各部门应详细记录评审意见和建议，并形成订单变更评审记录。评审记录应包括订单变更申请表编号、变更内容、评审时间、评审部门、评审意见等内容。3.变更审批订单变更评审结束后，计划科应根据评审结果编制订单变更评审报告，明确变更是否可行。对于可行的变更，应按照公司审批流程进行审批。订单变更审批通过后，计划科应及时将变更信息传达给生产部门、采购部门、质量部门等相关部门，并对订单管理系统中的订单信息进行更新。4.变更执行与跟踪生产部门、采购部门、质量部门等相关部门应按照变更后的要求组织安排生产、采购和质量控制等工作。计划科负责对订单变更执行情况进行跟踪，确保变更后的订单按时、按质、按量完成。如因变更导致订单执行出现问题，计划科应及时组织相关部门进行协调解决。七、订单关闭1.关闭条件订单满足以下条件时，可进行关闭：产品已按照订单要求生产完成，并经质量检验合格。产品已按时发货，并取得客户签收确认。订单款项已全部收回或已达成收款协议。2.关闭流程生产部门完成订单生产任务后，应将产品交付给质量部门进行检验。质量部门检验合格后，出具产品质量检验报告。销售部门负责组织产品发货，并取得客户签收单。客户签收单应及时提交给计划科。计划科收到产品质量检验报告和客户签收单后，确认订单款项已全部收回或已达成收款协议，在订单管理系统中对订单进行关闭操作，并将订单关闭信息通知相关部门。3.订单资料归档订单关闭后，计划科应及时将订单相关资料进行归档，包括订单合同、订单评审记录、生产任务单、质量检验报告、客户签收单等。订单资料应按照公司档案管理规定进行妥善保管，以备查阅。八、订单统计与分析1.统计内容计划科应定期对订单执行情况进行统计，统计内容包括：订单数量、金额、交货期完成率、产品合格率等指标。订单执行过程中出现的问题及处理情况，如生产延误、质量问题、物料短缺等。客户投诉及反馈情况，包括投诉原因、处理结果及客户满意度等。2.分析方法计划科应采用数据分析方法对订单统计结果进行分析，找出订单管理过程中的问题和不足，提出改进措施和建议。分析方法可包括：对比分析：将不同时期的订单数据进行对比，分析订单执行情况的变化趋势。因素分析：分析影响订单交货期、产品质量、成本等指标的因素，找出关键因素并采取相应措施。关联分析：分析订单与生产、采购、质量等部门之间的关联关系，优化部门间的协作流程。3.报告编制与提交计划科应根据