联络单使用管理制度

联络单使用管理制度一、总则1.目的为了规范公司内部联络单的使用，确保信息准确、及时、有效地传递，提高工作效率，加强部门间的沟通与协作，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门之间、部门与外部合作伙伴之间涉及工作沟通、任务安排、问题反馈、决策支持等各类事项的联络单使用。3.联络单定义联络单是公司内部或与外部沟通时，用于正式传达信息、提出要求、记录事项、协调工作等的书面文件，具有一定的法律效力和工作依据。二、联络单的分类与格式1.分类内部联络单：用于公司内部各部门之间的沟通与协作。外部联络单：用于公司与外部合作伙伴、客户、供应商等之间的沟通与联系。2.格式标题：应简洁明了地概括联络单的主题，如“关于[具体事项]的联络单”。编号：采用统一的编号规则，以便于管理和查询，编号格式为[年份][部门代码][流水号]，例如：2023HR001。主送部门/单位：填写接收联络单的部门或单位名称。抄送部门/单位：如有需要，填写相关抄送部门或单位名称。正文：详细阐述联络单的内容，包括事项背景、目的、具体要求、时间节点、责任人等。附件：如有相关附件，应在正文后注明附件名称及数量，并确保附件内容与联络单正文相关且清晰可查。拟稿部门：填写撰写联络单的部门名称。拟稿人：填写撰写联络单的人员姓名。审核人：由相关负责人对联络单内容进行审核，并签字确认。批准人：根据联络单的重要程度和审批权限，由相应的领导进行批准签字。日期：填写联络单的拟稿日期、审核日期和批准日期。三、联络单的流程管理1.发起各部门或个人在工作中需要与其他部门或外部单位进行沟通、协调相关事项时，应及时填写联络单。联络单内容应真实、准确、完整，语言表达清晰，避免模糊或歧义。拟稿人应确保联络单中涉及的事项明确责任人和时间节点，以便于跟踪和落实。2.审核联络单拟稿完成后，需提交至本部门负责人进行审核。审核人应仔细审查联络单的内容，包括事项的合理性、准确性、完整性以及格式规范等方面。如发现问题，审核人应及时与拟稿人沟通，提出修改意见，拟稿人应根据审核意见进行修改完善，直至审核通过。3.批准根据联络单的性质和涉及范围，按照公司的审批权限规定，提交相应的领导进行批准。批准人应从公司整体利益出发，对联络单内容进行全面审查，做出批准或不批准的决定。如批准人提出修改意见，拟稿人应再次修改并重新提交审核和批准流程，直至获得最终批准。4.发送经审核批准后的联络单，由拟稿部门负责按照主送和抄送名单进行发送。发送方式可根据实际情况选择邮件、纸质文件传递等方式，但应确保接收方能够及时、准确地收到联络单。在发送联络单时，应做好发送记录，包括发送时间、发送方式、接收人等信息，以便于查询和追溯。5.接收与反馈接收部门收到联络单后，应及时进行登记，并安排专人负责处理。对于联络单中涉及的事项，接收部门应按照要求认真执行，并在规定的时间内给予反馈。反馈方式可以是书面回复、邮件回复或当面沟通等，反馈内容应明确说明事项的处理情况、结果以及是否存在问题等。6.存档联络单处理完毕后，相关部门应按照公司档案管理规定进行存档。存档的联络单应确保完整、清晰，便于日后查阅和参考。四、联络单的使用规范1.内容规范主题明确：联络单应围绕一个明确的主题展开，避免涉及多个不相关的事项。表述准确：使用简洁明了、准确无误的语言表达，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇。逻辑清晰：内容应条理清晰，按照合理的逻辑顺序组织，先阐述背景和目的，再说明具体要求和措施，最后明确时间节点和责任人。数据准确：如有涉及数据、事实等信息，应确保准确可靠，并注明数据来源。2.格式规范严格按照本制度规定的格式填写联络单，确保各项内容齐全、规范。标题字体、字号应统一，一般采用宋体加粗，二号字；编号、主送部门/单位、抄送部门/单位、正文、附件、拟稿部门、拟稿人、审核人、批准人、日期等内容的字体、字号应保持一致，一般采用宋体，小四或五号字。页面布局应合理，上下左右边距适中，段落间距应符合规范，避免出现排版混乱的情况。3.编号规范联络单编号应连续、唯一，不得重复使用。编号应按照规定的格式编写，确保年份、部门代码和流水号的准确性和连贯性。在日常工作中，应定期对联络单编号进行整理和检查，避免编号出现遗漏或错误。4.审批规范严格按照公司规定的审批权限进行联络单的审批，不得越级审批或未经审批擅自发送联络单。审批人应认真履行审批职责，对联络单内容进行全面审查，确保其符合公司政策、法规和工作要求。对于涉及重大事项、重要决策或可能对公司产生较大影响的联络单，应组织相关部门进行专题讨论和研究，充分听取各方意见后再进行审批。5.发送规范发送联络单前，应仔细核对主送和抄送名单，确保发送对象准确无误。如采用邮件发送，应在邮件主题中注明联络单编号和主题，邮件正文应完整引用联络单内容，并在附件中添加联络单的电子文档。如采用纸质文件传递，应确保联络单打印清晰、完整，并按照规定的份数进行复印和分发，同时做好签收记录。6.反馈规范接收部门应在规定的时间内对联络单进行反馈，反馈内容应针对联络单中提出的问题和要求，明确说明处理情况和结果。反馈方式应与联络单的发送方式相对应，如采用邮件反馈，应在邮件主题中注明“关于[联络单编号]的反馈”，邮件正文应详细阐述反馈内容；如采用书面反馈，应将反馈意见填写在专门的反馈表格上，并加盖部门公章后提交给发送部门。对于联络单中涉及的问题或需要进一步沟通的事项，接收部门应积极与发送部门进行协商，共同寻求解决方案，确保工作顺利推进。五、联络单的跟踪与监督1.跟踪机制各部门应建立联络单跟踪台账，对本部门发出和接收的联络单进行详细记录，包括联络单编号、主题、主送部门/单位、抄送部门/单位、拟稿日期、审核日期、批准日期、发送日期、接收日期、反馈日期、反馈内容等信息。定期对联络单的执行情况进行跟踪检查，及时掌握事项的进展情况，对于未按时完成或出现问题的联络单，应及时与相关部门沟通协调，督促其尽快解决。对于涉及多个部门协作的联络单，牵头部门应负责整体跟踪协调，确保各部门之间工作衔接顺畅，共同推进事项的顺利完成。2.监督机制公司行政部门负责对联络单的使用情况进行定期监督检查，检查内容包括联络单的格式规范、流程执行情况、跟踪反馈情况等。对于发现的问题，行政部门应及时向相关部门发出整改通知，要求其限期整改，并对整改情况进行跟踪复查。对于违反联络单使用管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、绩效扣分、通报批评等。六、联络单的保密管理1.保密原则联络单中涉及的公司机密信息、商业秘密、敏感信息等应严格保密，未经公司批准，不得向任何第三方披露。参与联络单处理的所有人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，确保信息安全。2.保密措施在联络单的拟稿、审核、批准、发送、接收、反馈、存档等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。如采用纸质文件传递联络单，应使用专门的文件袋或信封进行封装，并在封口处加盖密封章；如采用电子文件传递，应设置加密密码，并确保接收方具备相应的解密权限。对于涉及保密信息的联络单，应在文件上注明“机密”或“秘密”等字样，并按照公司保密制度的规定进行保管和处理。3.保密期限联络单中涉及的保密信息的保密期限应根据信息的性质和重要程度确定，一般按照公司保密制度的规定执行。在保密期限内，相关人员应严格遵守保密规定，不得擅自解除保密措施或向第三方披露保密信息。七、联络单的存档与查阅1.存档要求联络单处理完毕后，相关部门应按照公司档案管理规定及时进行存档。存档的联络单应确保纸质文件和电子文件的一致性，电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查询和检索。联络单的存档期限应根据公司档案管理规定执行，一般重要的联络单应长期保存，一般性的联络单可保存一定期限后进行销毁。2.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅联络单时，应填写《联络单查阅申请表》，注明查阅的联络单编号、主题、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。经审批同意后，查阅人可到公司档案管理部门按照规定的程序进行查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程符合规定，查阅人不得擅自复印、拍照或带出联络单原件。涉及公司机密信息的联络单，未经公司批准，任何人不得查阅。如因特殊情况需要查阅，应按照公司保密制度的规定履行审批手续，并采取必要的保密措施。3.查阅记录档案管理部门应建立联络单查阅记录台账，对每次查阅的情况进行