碧桂园发票管理制度

碧桂园发票管理制度一、总则（一）目的为加强碧桂园集团发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用等行为，防范税务风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》等法律法规及集团相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于碧桂园集团及其下属各子公司、分公司（以下统称“公司”）。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及发票管理规定，确保发票管理工作合法、合规。2.准确及时原则发票开具、取得、记录等信息应准确无误，并按照规定的时间和要求进行处理，保证财务数据的及时性和准确性。3.责任明确原则明确各部门及人员在发票管理中的职责，做到责任到人，确保发票管理工作有序进行。4.风险防范原则加强发票管理各环节的风险防控，预防和减少因发票问题引发的税务风险及其他经济损失。二、发票管理职责分工（一）财务部门1.负责制定和完善公司发票管理制度，并组织实施和监督检查。2.负责发票的购买、保管、开具、核销及税务申报等工作。3.指导和监督其他部门正确取得和使用发票，对不符合规定的发票有权拒绝办理相关财务手续。4.定期对公司发票管理情况进行自查和总结，及时发现问题并提出改进措施。5.配合税务机关的发票检查工作，提供相关资料和信息。（二）业务部门1.负责本部门业务活动中发票的取得、审核及传递工作。2.按照合同约定和公司要求，及时向客户开具发票，并确保发票内容真实、准确、完整。3.对取得的发票进行真实性、合法性、有效性审核，发现问题及时与财务部门沟通并处理。4.协助财务部门做好发票的保管和盘点工作。（三）采购部门1.在采购业务中，负责与供应商沟通协调发票开具事宜，确保按时取得合规发票。2.对取得的发票进行初步审核，重点审核发票的名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息是否与采购合同一致。3.将审核无误的发票及时传递给财务部门，并协助财务部门处理发票相关问题。（四）行政部门1.负责发票专用章的保管和使用，严格按照规定进行盖章操作。2.配合财务部门做好发票的购买、印制等相关工作，提供必要的支持和协助。三、发票的购买与印制（一）发票购买1.财务部门根据公司业务需求，定期核定发票用量，填写发票领购申请表，经财务负责人审批后，由专人前往主管税务机关办理发票领购手续。2.领购发票时，应按照税务机关要求提供相关证件和资料，确保领购过程合法合规。3.领购的发票应及时交财务部门专人保管，并做好发票领购记录，包括发票种类、数量、起止号码、领购日期等。（二）发票印制1.如因业务需要印制公司自用发票，由财务部门提出申请，详细说明印制发票的种类、规格、数量、内容等要求，经公司法定代表人审批后，报主管税务机关批准。2.选择具有合法资质的印刷企业进行发票印制，签订印刷合同，明确双方权利义务，确保发票印制质量和安全。3.印制完成的发票应及时验收，检查发票的格式、内容、数量等是否符合要求。验收合格后，由财务部门专人保管，并按照规定进行发放和使用。四、发票的开具（一）开具要求1.公司应在发生经营业务确认营业收入时开具发票。未发生经营业务一律不准开具发票。2.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。3.填写发票时，应做到字迹清楚，不得涂改。如填写有误，应另行开具发票，并在误填的发票上注明“误填作废”四字。如发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也应按填写有误办理。4.发票的“客户名称”应填写全称，不得简写；“货物或应税劳务、服务名称”应按照实际销售情况如实填写，不得虚开或开具与实际业务不符的内容；“金额”“税额”应准确计算，合计金额应与实际交易金额一致。（二）开具流程1.业务部门根据合同约定或客户要求，填写发票开具申请单，详细注明开票日期、客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息，并经部门负责人审核签字。2.将发票开具申请单提交给财务部门。财务部门收到申请单后，对开票信息进行再次审核，确保准确无误。审核通过后，由开票人员按照规定开具发票。3.发票开具后，应在发票登记簿上进行记录，包括发票号码、开具日期、客户名称、金额、税额等信息。同时，将发票联和抵扣联交给业务部门，由业务部门负责传递给客户。（三）特殊情况开具1.如发生销售折让、中止或者退回等情形，需要开具红字发票的，应按照税务机关规定的程序办理。由业务部门填写红字发票开具申请单，说明原因及相关情况，经财务部门审核、公司负责人审批后，由财务部门开具红字发票。2.对于税务机关代开发票的情况，由业务部门按照税务机关要求提供相关资料，财务部门负责办理代开发票手续，并将代开发票及时传递给业务部门。五、发票的取得（一）取得要求1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.取得的发票应是税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖销售方发票专用章。3.发票内容应与实际交易相符，包括发票的真实性、合法性、有效性等。重点审核发票的基本信息（如发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息等）、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等内容。（二）取得流程1.业务部门在业务发生时，应及时向收款方索取发票。取得发票后，对发票进行初步审核，确保发票内容完整、信息准确。2.将审核无误的发票交给采购部门（如涉及采购业务）或相关负责人，由其再次审核发票的合规性。3.采购部门或相关负责人审核通过后，将发票传递给财务部门。财务部门对发票进行最终审核，审核通过后办理入账手续。如发现发票存在问题，应及时与销售方联系，要求其重新开具或更正发票。（三）境外发票取得1.从境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务机关在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明，经税务机关审核认可后，方可作为记账核算的凭证。2.业务部门在取得境外发票或凭证后，应及时将其翻译为中文，并附上相关的证明文件（如合同、协议等），按照公司内部审批流程进行审核。审核通过后，将相关资料提交给财务部门，由财务部门按照规定进行账务处理。六、发票的保管（一）保管责任1.财务部门应设立专门的发票保管岗位，指定专人负责发票的保管工作。2.发票保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守发票保管制度，确保发票的安全与完整。（二）保管方式1.发票应存放在安全、干燥、防火、防盗的专用保险柜或文件柜中，并设置明显的标识。2.电子发票应定期进行备份，存储在安全的存储介质上，并按照规定进行保管期限管理。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管期限1.已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.发票的其他相关资料（如发票开具申请单、红字发票开具申请单、发票认证清单等）应按照财务档案管理规定进行保管，保管期限一般为10年。（四）盘点与清查1.财务部门应定期对发票进行盘点，每月至少盘点一次。盘点内容包括发票的种类、数量、起止号码、库存数量等，确保账实相符。2.每年年终，应对全年发票管理情况进行全面清查，总结经验教训，发现问题及时整改。清查结果应形成书面报告，报财务负责人和公司领导审阅。七、发票的使用（一）使用范围公司发票仅限于在本公司经营范围内的业务活动中使用，不得转借、转让、代开发票，不得虚开发票，不得自行扩大专用发票使用范围。（二）使用登记1.发票保管人员应建立发票使用登记台账，详细记录发票的领用日期、号码、用途、领用人等信息。2.业务部门领用发票时，应在发票使用登记台账上签字确认。使用完毕后，应及时将发票存根联交回财务部门，并在台账上注明交回日期。（三）作废与红冲1.开具的发票如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照税务机关规定的程序进行操作。2.发票作废时，应在发票各联次上加盖“作废”戳记，并全联次留存。同时，在发票使用登记台账上注明作废原因及日期。3.开具红字发票时，应按照税务机关要求填写红字发票信息表，并经税务机关审核通过后，方可开具红字发票。红字发票应与原发票一一对应，并在发票使用登记台账上进行详细记录。八、发票的审核与监督（一）审核要点1.财务部门在收到发票后，应重点审核发票的真实性、合法性、有效性。审核内容包括发票的基本信息、发票专用章、发票内容与实际业务是否相符等。2.对于金额较大、业务复杂或存在疑问的发票，财务部门可通过电话、函证、实地走访等方式进行核实，确保发票的真实性。（二）监督检查1.财务部门应定期对公司发票管理情况进行内部监督检查，检查内容包括发票的开具、取得、保管、使用等环节是否符合规定。2.公司审计部门应不定期对发票管理情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于违反发票管理制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。九、税务风险防范（一）风险识别与评估1.财务部门应定期对发票管理过程中的税务风险进行识别和评估，分析可能存在的风险点及其影响程度。2.关注国家税收政策变化，及时调整发票管理策略，防范因政策调整带来的税务风险。（二）风险应对措施1.加强发票管理各环节的内部控制，严格执行发票管理制度，确保发票管理工作规范有序。2.定期组织财务人员及相关业务人员进行税务培训，提高税务