办公室设备管理制度

办公室设备管理制度一、总则1.目的为了加强公司办公室设备的管理，确保设备的正常运行，提高设备的使用效率，延长设备的使用寿命，降低设备使用成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有办公室设备的管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、办公桌椅、文件柜等。3.管理原则办公室设备管理遵循“统一管理、分级负责、合理使用、定期维护、及时更新”的原则。二、设备采购与配置1.需求申请各部门根据工作需要，填写《办公室设备需求申请表》，详细说明设备名称、型号、数量、用途及预计使用时间等信息，经部门负责人签字后提交至行政部门。2.审核与审批行政部门收到申请后，对设备需求的合理性、必要性进行审核，并根据公司实际情况进行综合评估。审核通过后，报公司领导审批。3.采购流程经公司领导审批同意后，行政部门按照公司采购相关规定进行设备采购。采购过程中要严格遵循采购程序，选择质量可靠、价格合理的设备供应商，确保所采购设备符合公司要求。4.设备配置设备采购到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收。验收合格后，按照各部门申请需求进行设备配置，并做好设备领用登记手续。三、设备使用与操作1.使用培训新设备投入使用前，行政部门应组织相关人员进行使用培训，确保使用人员熟悉设备的性能、操作方法、注意事项等。培训内容应包括设备的基本原理、操作流程、日常维护、常见故障排除等。2.专人专用办公室设备原则上实行专人专用，使用人员应妥善保管设备，不得擅自转借他人使用。如有特殊情况需要转借，须经部门负责人同意，并办理相关转借手续。3.规范操作使用人员应严格按照设备操作规程进行操作，不得违规操作或野蛮使用设备。在操作过程中如发现设备异常，应立即停止使用，并及时通知行政部门进行维修。4.安全使用使用人员要注意设备的安全使用，避免因操作不当引发安全事故。对于涉及电气设备的操作，要确保设备接地良好，防止触电事故发生。同时，要注意防火、防潮、防尘等，保持设备工作环境的整洁。四、设备维护与保养1.日常维护使用人员负责设备的日常清洁、保养工作，定期对设备进行擦拭、除尘，保持设备外观整洁。同时，要按照设备使用说明书的要求，定期对设备进行检查、维护，如添加墨水、更换硒鼓、清理卡纸等，确保设备正常运行。2.定期巡检行政部门定期组织对办公室设备进行巡检，检查设备的运行状况、使用情况、维护记录等。巡检过程中发现问题及时记录，并安排维修人员进行维修。3.维修管理设备出现故障时，使用人员应及时填写《办公室设备维修申请表》，详细说明故障现象、发生时间等信息，提交至行政部门。行政部门根据故障情况，联系专业维修人员进行维修。维修完成后，使用人员要对维修情况进行确认，并在维修记录上签字。4.保养计划行政部门根据设备的使用情况和使用寿命，制定设备保养计划。保养计划应明确保养内容、保养时间、责任人等信息，并按照计划组织实施设备保养工作。对于需要定期保养的设备，如打印机、复印机等，要确保按时进行保养，延长设备使用寿命。五、设备报废与处置1.报废鉴定设备因使用年限已久、技术落后、损坏严重等原因无法继续使用时，由使用部门填写《办公室设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、购置时间、使用情况等信息，提交至行政部门。行政部门组织相关人员对设备进行技术鉴定，确认设备是否符合报废条件。2.报废审批经技术鉴定符合报废条件的设备，行政部门将《办公室设备报废申请表》报公司领导审批。审批通过后，方可进行设备报废处置。3.报废处置设备报废后，行政部门负责组织对设备进行清理、拆卸，将可回收利用的零部件进行回收，其余部分按照公司相关规定进行处理，如变卖、捐赠等。同时，要做好设备报废处置记录，包括设备名称、型号、数量、报废原因、处置方式等信息。六、设备盘点与清查1.定期盘点行政部门定期组织对办公室设备进行盘点，盘点时间原则上为每年一次。盘点过程中要认真核对设备的数量、型号、使用状态等信息，确保账实相符。2.不定期清查根据工作需要，行政部门可随时组织对办公室设备进行不定期清查，重点检查设备的使用情况、维护记录、报废处置等情况，及时发现和解决设备管理中存在的问题。3.盘点报告盘点结束后，行政部门应编制《办公室设备盘点报告》，详细说明盘点情况，包括设备数量、价值、使用状况、存在问题及改进建议等信息。盘点报告经部门负责人审核后报公司领导。七、设备档案管理1.档案建立行政部门负责建立办公室设备档案，对每台设备的相关资料进行归档管理。设备档案应包括设备采购合同、发票、使用说明书、维修记录、保养记录、报废申请表等资料。2.档案保管设备档案应妥善保管，确保档案资料的完整性、准确性和安全性。档案管理人员要定期对档案进行整理、归档，防止档案丢失或损坏。3.档案查阅因工作需要查阅设备档案时，查阅人员应填写《办公室设备档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到行政部门查阅档案。查阅过程中要爱护档案资料，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。八、违规处理1.违规行为使用人员如有以下违规行为，将视情节轻重给予相应处罚：擅自转借设备或让非指定人员使用设备的；违规操作设备，造成设备损坏的；未按规定进行设备维护、保养，导致设备出现故障的；故意损坏设备或隐瞒设备故障不报的；未经批准擅自处置设备的。2.处罚措施对于情节较轻的违规行为，给予警告处分，并责令其限期