信访采购管理制度

信访采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司信访采购管理工作，确保采购活动的公正、公平、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及信访采购的活动，包括但不限于办公用品、设备、服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程的公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化和效益的最大化。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，根据公司需求确定采购项目、数量、规格等。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.跟进采购订单的执行情况，确保按时、按质、按量到货。5.负责采购成本的控制和分析。（二）需求部门1.提出准确的采购需求，包括规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商评估和选择。3.参与采购合同的审核。4.对采购到货的物品或服务进行验收。（三）财务部门1.审核采购预算，确保采购费用在预算范围内。2.负责采购款项的支付审核和结算。3.对采购成本进行核算和分析。（四）审计部门1.对采购活动进行审计监督，确保采购过程合规。2.检查采购合同的执行情况。3.对采购中的违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核。2.对于金额较小的采购项目（具体金额标准由公司另行规定），由采购部门负责人审批。3.对于金额较大的采购项目，采购部门负责人审核后，提交公司分管领导审批。4.涉及重大采购项目或特殊采购事项的，需经公司总经理办公会审议通过。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料。3.采购部门组织相关人员（如需求部门代表、技术专家等）对筛选后的供应商进行实地考察或评估，评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面。4.根据评估结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理，并定期对供应商进行复评。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，起草采购合同，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。4.采购合同经采购部门负责人、法务部门审核后，提交公司分管领导审批。5.审批通过后，由采购部门与供应商签订采购合同。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，下达采购订单给供应商，采购订单应明确采购项目的详细信息、交货时间、交货地点等。2.采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保订单按时、按质、按量执行。（六）到货验收1.采购物品到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备。2.需求部门组织相关人员（如采购人员、技术人员、质量管理人员等）对到货物品进行验收，验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面。3.验收合格后，需求部门填写《验收单》，并签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和《验收单》，填写《付款申请单》，附上相关发票、合同等资料。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核后，提交公司分管领导审批。3.审批通过后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门根据下一年度的工作任务和业务需求，编制本部门的采购预算草案，提交至采购部门。2.采购部门汇总各部门的采购预算草案，结合公司整体战略和财务状况，编制公司年度采购预算方案。3.公司年度采购预算方案经财务部门审核、公司分管领导审批后，报公司总经理办公会审议通过。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因和调整金额，经部门负责人、采购部门负责人、财务部门审核后，提交公司分管领导审批。3.涉及重大采购预算调整的，需经公司总经理办公会审议通过。（三）预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中的问题。2.采购部门应配合财务部门做好预算监控工作，每月向财务部门报送采购预算执行情况报表。3.对于预算执行偏差较大的采购项目，采购部门应及时分析原因，采取措施进行纠正。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的信誉和财务状况。2.供应商应提供符合质量要求的产品或服务，具备相应的生产能力和技术水平。3.采购部门对申请准入的供应商进行审核，审核通过后，将其纳入供应商档案管理。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类评级，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，给予一定的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时进行整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同、提供不合格产品或服务的供应商，采取扣除货款、暂停合作、取消合作资格等约束措施。（四）供应商信息管理1.采购部门负责建立和维护供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、评估考核结果等。2.定期更新供应商档案信息，确保信息的准确性和完整性。3.供应商档案信息应严格保密，未经授权不得泄露。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门和相关人员应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对供应商违约风险，加强对供应商的管理和监督，签订详细的采购合同，明确违约责任。2.针对质量风险，加强采购物品的验收环节，要求供应商提供质量保证文件，必要时进行质量抽检。3.针对价格波动风险，建立价格预警机制，关注市场价格动态，与供应商协商合理的价格调整条款。4.针对法律风险，加强对采购合同的审核，确保合同条款符合法律法规要求，必要时咨询法务部门意见。（三）风险监控与预警1.定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.建立风险预警机制，当风险达到一定程度时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。2.采购部门应定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。3.公司内部员工有权对采购活动中的违规行为进行举报，公司将对举报信息进行调查核实，并给予举