信箱计量管理制度

信箱计量管理制度总则目的为加强公司信箱计量管理，规范信箱使用流程，确保公司通信的安全、准确与高效，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门、全体员工以及与公司有业务往来的外部单位通过公司信箱进行的各类通信活动。基本原则1.安全可靠原则：确保信箱信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、丢失或被篡改。2.准确及时原则：保证信箱收发信息的准确性，及时处理各类邮件，避免延误。3.规范统一原则：统一信箱使用标准和流程，提高管理效率和通信质量。信箱设置与管理信箱分类1.公司公用信箱：用于公司对外发布通知、公告、业务往来等重要信息的接收与发送。由行政部门指定专人负责管理。2.部门专用信箱：各部门根据工作需要设立的专用信箱，用于部门内部沟通、与其他部门协作以及接收相关业务信息。部门负责人负责指定专人管理。3.员工个人信箱：员工个人使用的信箱，用于接收公司通知、工作任务安排以及与同事、外部单位的日常通信。员工对个人信箱的信息安全和使用负责。信箱开通与注销1.开通流程新员工入职时，由人力资源部门通知行政部门为其开通个人信箱。部门因工作需要设立专用信箱时，由部门负责人填写《信箱开通申请表》，注明信箱用途、负责人等信息，提交行政部门审核开通。公司公用信箱由行政部门根据工作需要直接设立。2.注销流程员工离职时，人力资源部门通知行政部门注销其个人信箱。部门专用信箱因工作调整不再使用时，部门负责人填写《信箱注销申请表》，提交行政部门审核后注销。公司公用信箱如需注销，由行政部门提出申请，经公司领导批准后办理。信箱账号与密码管理1.账号管理公司为每个信箱分配唯一的账号，账号命名应遵循统一规范，便于识别和管理。严禁擅自将信箱账号转借他人使用。2.密码管理信箱密码应妥善保管，定期更换，密码强度要符合公司安全要求。如发现密码泄露，应立即更换密码，并及时向相关管理部门报告。邮件收发管理邮件发送1.邮件内容规范邮件主题应简洁明了，准确概括邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件主旨。邮件正文应条理清晰，语言规范，表达准确。重要事项应明确阐述，必要时可分点列出。涉及公司机密信息的邮件，应按照公司保密制度进行加密处理，并在邮件主题中标明“机密”字样。邮件附件应确保内容真实、准确、完整，且与邮件正文相关。附件命名应规范，便于识别。2.发送审批以公司名义发送的重要邮件，如涉及公司战略、重大决策、对外合作等内容，需经公司领导审批后发送。部门对外发送的业务邮件，涉及重要业务事项或合同条款等，应经部门负责人审核后发送。3.发送记录邮件发送后，应及时保存发送记录，包括邮件主题、收件人、抄送人员、发送时间、邮件内容等信息，以便日后查询和追溯。邮件接收1.及时查收员工应每天定时查收个人信箱邮件，确保重要信息不被遗漏。负责管理公用信箱和部门专用信箱的人员，应随时关注信箱动态，及时处理收到的邮件。2.邮件分类对收到的邮件进行分类整理，可按照紧急程度、重要程度、业务类型等进行分类，便于快速查找和处理。重要邮件应标记突出，如设置星标或单独分类存放。3.邮件处理根据邮件内容和性质，及时进行处理。对于需要回复的邮件，应在规定时间内给予答复；对于需要转发的邮件，应确保转发内容准确无误，并注明转发原因。对于涉及多个部门或需要协同处理的邮件，应及时将邮件转发给相关人员，并跟进处理进度。信箱安全管理安全意识培训1.行政部门定期组织公司员工进行信箱安全意识培训，提高员工对信箱安全重要性的认识，增强安全防范意识。2.培训内容包括信箱账号密码保护、邮件安全处理、防范网络钓鱼邮件等方面的知识和技能。安全防护措施1.公司采用先进的邮件服务器安全防护软件，对信箱系统进行实时监控和防护，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对邮件服务器进行安全漏洞扫描和修复，确保系统的安全性和稳定性。3.限制外部IP地址对公司信箱系统的访问，设置防火墙规则，防止未经授权的访问。数据备份与恢复1.定期对信箱数据进行备份，备份周期根据数据重要性和变化频率确定，一般为每周或每月进行一次全量备份，并在备份后进行数据完整性检查。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。3.建立数据恢复预案，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复，保证公司通信的连续性。信箱使用监督与考核监督机制1.行政部门负责对公司信箱的使用情况进行日常监督，定期检查信箱收发记录、邮件处理情况等。2.设立信箱使用监督举报渠道，鼓励员工对违规使用信箱的行为进行举报，对于举报属实的给予奖励。考核办法1.将信箱使用情况纳入员工绩效考核体系，考核内容包括邮件处理及时性、准确性、保密性等方面。2.对于在信箱使用过程中表现优秀的员工，给予表彰和奖励；对于违反本制度规定的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚，情节严