信息离岗管理制度

信息离岗管理制度总则目的为规范公司员工信息离岗行为，确保公司信息资产的安全与保密，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习生以及借调人员等。定义1.信息离岗：指员工因离职、退休、调岗、辞职、辞退、休假、借调等原因离开原工作岗位，不再承担原工作职责的情况。2.公司信息资产：包括但不限于公司文件、资料、数据、图表、技术文档、客户信息、业务秘密等各类以电子或纸质形式存在的与公司业务相关的信息。信息交接交接准备1.员工在接到离岗通知后，应立即着手准备信息交接工作。提前整理好自己负责的工作文档、资料、数据等，确保交接内容完整、准确。2.对于重要信息，应进行备份，并将备份存储在公司指定的存储介质或位置，同时记录备份的时间、内容等详细信息。交接内容1.工作文档与资料各类工作文件、报告、合同、协议等纸质和电子文档。业务流程文档、操作手册、培训资料等。项目相关资料，如项目计划、进度报告、技术文档、测试报告等。2.数据与信息业务数据，包括客户信息、销售数据、财务数据、库存数据等。系统账号及密码，如办公系统、业务系统、财务系统等的登录账号和密码。数据备份及恢复的相关信息，如备份存储位置、备份频率、恢复操作流程等。3.工作设备与物品办公电脑、笔记本电脑、移动硬盘等电子设备及其相关配件。办公桌椅、文件柜、钥匙等办公物品。公司发放的其他工作用品，如工牌、门禁卡等。4.未完成工作正在进行的工作任务清单，包括任务内容、进度、责任人等信息。待处理的事项，如审批流程、客户跟进、项目协作等，并说明各项待办事项的紧急程度和预计完成时间。与未完成工作相关的沟通记录、会议纪要等。交接流程1.填写交接清单员工应根据交接内容填写详细的《信息交接清单》，清单应包括交接事项的名称、内容描述、数量、存放位置等信息，并确保交接清单的准确性和完整性。交接清单需由交接双方签字确认，一式两份，交接双方各执一份。2.当面交接交接双方应在规定的时间和地点进行当面交接，确保交接过程清晰、准确。交接过程中，交接人应向接收人详细介绍交接事项的内容、使用方法、注意事项等，并解答接收人的疑问。对于重要信息或关键操作，交接人应进行现场演示，确保接收人能够熟练掌握。3.监交对于涉及重要信息或关键岗位的离岗交接，应由公司指定的监交人进行监督交接过程，确保交接工作的顺利进行和信息的安全。监交人应在交接清单上签字确认，对交接过程的真实性和完整性负责。信息存储与保管存储要求1.公司信息资产应按照分类、分级的原则进行存储，确保信息的有序管理和安全访问。2.对于重要信息，应采用加密存储的方式，防止信息泄露。加密密钥应妥善保管，只有经过授权的人员才能获取和使用。3.电子信息应存储在公司指定的服务器、存储设备或云平台上，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。保管责任1.各部门负责人是本部门信息资产保管的第一责任人，应确保本部门信息资产的安全存储和有效管理。2.员工应妥善保管自己使用的信息资产，不得擅自将公司信息资产带出公司或提供给未经授权的人员使用。如因工作需要带出公司，应按照公司相关规定办理审批手续，并采取必要的安全措施。3.对于离职员工，其在离职前应将所有保管的公司信息资产交还给公司指定的接收人，并协助接收人进行信息资产的清查和核对工作。信息安全保密保密义务1.公司员工应严格遵守公司的信息安全保密制度，对在工作中接触到的公司信息资产负有保密义务，不得泄露给任何第三方。2.未经公司书面授权，员工不得将公司信息资产用于个人目的或提供给其他单位或个人使用。3.在离岗后，员工仍应继续履行保密义务，不得利用在公司工作期间获取的信息谋取私利或损害公司利益。保密措施1.公司应加强对员工的信息安全保密教育，定期组织培训，提高员工的保密意识和技能。2.在信息系统访问方面，应严格实行权限管理，根据员工的工作职责和岗位需求，授予相应的系统访问权限，并定期进行权限审查和清理。3.对于涉及公司机密信息的区域，应设置门禁系统和监控设备，限制无关人员进入。4.员工在使用移动存储设备、笔记本电脑等设备存储公司信息资产时，应采取加密等安全措施，防止信息泄露。信息销毁销毁范围1.员工在离岗时，对于不再需要使用或保管的公司信息资产，应按照公司规定进行销毁。2.销毁范围包括但不限于纸质文件、电子数据、存储介质等。销毁方式1.纸质文件对于纸质文件，应采用碎纸机粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保文件内容无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、文件名称、数量、销毁方式等信息，并由监销人签字确认。2.电子数据对于电子数据，应采用数据擦除、格式化、加密删除等方式进行销毁，确保数据无法恢复。在销毁电子数据前，应进行数据备份，并将备份数据存储在公司指定的存储介质或位置，以备后续审计或查询使用。3.存储介质对于存储有公司信息资产的存储介质，如硬盘、U盘、光盘等，应采用物理损坏、消磁等方式进行销毁，确保存储介质无法再次使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、存储介质名称、数量、销毁方式等信息，并由监销人签字确认。监销1.对于重要信息资产的销毁，应由公司指定的监销人进行监督销毁过程，确保销毁工作的彻底性和合规性。2.监销人应在销毁记录上签字确认，对销毁过程的真实性和完整性负责。监督与检查监督机制1.公司设立信息安全管理小组，负责对公司信息离岗管理制度的执行情况进行监督和检查。2.信息安全管理小组应定期对员工的信息交接、存储保管、安全保密等情况进行抽查，发现问题及时督促整改。检查内容1.信息交接情况检查员工是否按照规定填写交接清单，交接内容是否完整、准确。核实交接双方是否在规定时间内完成当面交接，并由监交人签字确认。检查接收人是否能够熟练掌握交接的工作内容和信息资产的使用方法。2.信息存储与保管情况检查公司信息资产是否按照规定进行存储和保管，存储方式是否安全可靠。核实员工是否妥善保管自己使用的信息资产，是否存在擅自将公司信息资产带出公司或提供给未经授权人员使用的情况。检查信息系统的访问权限管理是否严格，是否存在权限滥用的情况。3.信息安全保密情况检查员工是否遵守公司的信息安全保密制度，是否存在信息泄露的风险。核实公司的信息安全保密教育和培训工作是否有效开展，员工的保密意识和技能是否得到提高。检查公司的信息安全保密措施是否落实到位，如门禁系统、监控设备、加密存储等是否正常运行。违规处理1.对于违反本制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的