信息文档管理制度

信息文档管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息文档管理，确保公司信息文档的完整性、准确性、安全性和规范性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中涉及的各类信息文档的管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司信息文档管理工作实行集中统一管理，由公司指定的部门负责归口管理，确保信息文档管理的一致性和规范性。2.分级分类原则根据信息文档的重要性、机密程度和使用范围，对信息文档进行分级分类管理，明确不同级别和类别的信息文档的管理要求和权限。3.安全保密原则高度重视信息文档的安全保密工作，采取有效措施确保信息文档不被泄露、篡改或丢失，保障公司的商业秘密和敏感信息安全。4.便捷高效原则在确保信息文档安全保密的前提下，优化信息文档管理流程，提高信息文档的检索、查阅和使用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、信息文档分类与编号（一）分类1.行政公文类包括公司发布的各类通知、通报、报告、请示、批复、决定、命令等行政公文。2.业务文档类涵盖公司各业务部门在日常工作中产生的合同、协议、项目文档、业务报表、市场调研报告等业务相关文档。3.人事档案类包含员工个人基本信息、劳动合同、考勤记录、绩效考核资料、培训记录、奖惩情况等人事档案资料。4.财务档案类涉及公司财务收支凭证、会计报表、审计报告、税务资料等财务档案。5.技术文档类如公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺流程文件、技术标准等技术文档。6.其他文档类除上述类别外的其他各类文档，如会议纪要、工作计划、工作总结、宣传资料等。（二）编号1.编号规则信息文档编号采用“年份+部门代码+文档类别代码+顺序号”的格式。例如，2023年行政部发布的第5号通知，编号为“2023XZXZGW005”，其中“XZ”为行政部代码，“XZGW”为行政公文类别代码。2.部门代码各部门代码由公司统一规定，如行政部代码为“XZ”，财务部代码为“CW”，人力资源部代码为“RL”等。3.文档类别代码按照上述分类，分别设定不同的文档类别代码，如行政公文类为“XZGW”，业务文档类为“YWWD”，人事档案类为“RSDA”等。三、信息文档的生成与收集（一）生成要求1.内容准确完整信息文档的内容应真实、准确、完整，符合公司相关规定和业务要求。撰写人应确保所提供的信息来源可靠，数据准确，表述清晰。2.格式规范统一各类信息文档应按照公司规定的格式进行撰写和排版，保持格式的一致性和规范性。例如，行政公文应符合国家公文格式标准，业务文档应根据不同业务类型制定统一的格式模板。3.语言简洁明了信息文档的语言应简洁、明了、易懂，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和语句。（二）收集责任1.部门收集各部门负责本部门产生的信息文档的收集工作，指定专人负责定期对本部门的信息文档进行整理和归档，确保文档的及时收集和完整保存。2.跨部门文档涉及多个部门的信息文档，由主办部门负责收集整理，并及时与相关部门沟通协调，确保文档的准确性和完整性。相关部门应积极配合主办部门的工作，按时提供所需文档。四、信息文档的整理与归档（一）整理要求1.分类整理收集到的信息文档应按照本制度规定的分类标准进行分类整理，确保同一类别的文档集中存放，便于查找和管理。2.编号标注对整理好的信息文档，应按照编号规则进行编号标注，并在文档首页或封面显著位置标明编号，以便快速识别和检索。3.内容审核在整理过程中，应对信息文档的内容进行审核，确保文档内容符合公司规定和业务要求，对于不符合要求的文档应及时返回撰写人进行修改完善。（二）归档流程1.定期归档各部门应在每月末或每季度末将整理好的信息文档移交至公司指定的档案管理部门进行归档。档案管理部门应及时对接收的文档进行核对和登记，确保归档文档的数量和质量。2.临时归档对于一些紧急或特殊情况下产生的信息文档，在完成相关工作后应及时归档，档案管理部门可根据实际情况灵活安排归档时间，但应确保文档不积压、不遗漏。五、信息文档的存储与保管（一）存储方式1.纸质存储对于一些重要的纸质信息文档，应采用纸质档案盒或文件夹进行分类存放，并在档案盒或文件夹上标明类别、编号、年度等信息，便于查找和管理。2.电子存储建立公司信息文档电子数据库，将各类信息文档进行电子化存储。电子文档应按照分类和编号规则进行命名和存储，确保电子文档与纸质文档的一致性和关联性。同时，定期对电子文档进行备份，防止数据丢失。（二）保管环境1.纸质档案保管档案保管场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，确保纸质档案的安全保存。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.电子档案保管电子档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行。同时，采取必要的安全防护措施，如设置访问权限、安装杀毒软件等，防止电子档案被非法访问、篡改或丢失。（三）保管期限1.短期保管部分信息文档的保管期限为13年，如一般性的业务报表、会议纪要等。短期保管的文档在保管期限届满后，经档案管理部门审核确认无保留价值的，可按照规定程序进行销毁。2.中期保管一些重要的业务文档、人事档案等保管期限为310年。中期保管的文档应严格按照规定进行管理，确保文档的完整性和可追溯性。3.长期保管涉及公司重大决策、核心业务、商业秘密等重要信息文档的保管期限为10年以上，甚至永久保存。长期保管的文档应采取更加严格的保管措施，确保文档的绝对安全。六、信息文档的查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅公司内部员工因工作需要查阅信息文档的，应填写《信息文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部查阅因工作需要，外部单位或个人需查阅公司信息文档的，应提前向公司提出书面申请，说明查阅的目的、范围、时间等情况，经公司分管领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照或传播所查阅的信息文档。（二）借阅规定1.借阅申请公司内部员工因工作需要借阅信息文档的，应填写《信息文档借阅申请表》，详细说明借阅文档的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般情况下，信息文档的借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。3.借阅归还借阅人应在规定的借阅期限内归还所借阅的信息文档，不得转借他人。归还时，档案管理部门应对文档进行检查，确保文档完好无损。如发现文档有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。七、信息文档的保密与安全（一）保密措施1.人员管理加强对涉及信息文档管理工作人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露公司信息文档的内容。2.访问控制对信息文档的访问进行严格控制，根据工作需要设定不同的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问相应的信息文档。3.存储加密对于涉及公司机密的信息文档，无论是纸质还是电子形式，都应采取加密存储等措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.防火防盗档案保管场所应配备必要的消防器材和防盗设施，定期进行检查和维护，确保设施的正常运行。2.数据备份定期对电子信息文档进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.应急处理制定信息文档安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等紧急情况下的应急处理措施，确保能够及时有效地保护信息文档的安全。八、信息文档的销毁（一）销毁条件1.保管期限届满对于已达到保管期限且无保留价值的信息文档，经档案管理部门审核确认后，可按照规定程序进行销毁。2.内容失效因公司业务调整、政策变化等原因，导致某些信息文档已失去实际使用价值的，可进行销毁。3.其他原因因不可抗力等其他特殊原因，导致信息文档无法继续保存或已无保存必要的，经公司批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.申请审批档案管理部门提出信息文档销毁申请，填写《信息文档销毁申请表》，详细说明销毁文档的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。2.销毁实施销毁工作应在档案管理部门的监督下进行，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保信息文档无法恢复。销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.销毁记录销毁工作完成后，档案管理部门应将销毁记录整理归档，作为信息文档管理工作的重要资料保存。九、监督与考核（一）监督检查1.定期检查公司定期对各部门信息文档管理工作进行检查，重点检查信息文档的收集、整理、归档、存储、保管、查阅、借阅、销毁等环节的工作情况，确保信息文档管理工作符合本制度要求。2.不定期抽查档案管理部门不定期对各部门信息文档管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。对于抽查中发现的违规行为，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。（二）考核机制1.考核指标建立信息文档管理工作考核指标体系，包括信息文档的完整性、准确性、规范性、安全性、及时性等方面的指标。2.考核方式考核采用自评与上级评价相结合的方式，每年定期进行一次。各部门应在规定时间内提交自评报告，上级部门根据日常检查和抽查情况对各部门进行评价，确定考核结果。