信息归档管理制度

信息归档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司信息资源的管理，确保公司各类信息的完整性、准确性和安全性，便于信息的检索、利用和共享，特制定本信息归档管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中产生的各类信息的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司各类信息的归档工作由专门的档案管理部门或指定人员负责集中管理，确保信息的一致性和系统性。2.真实准确原则：归档信息必须真实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误，内容完整无缺。3.分类科学原则：按照信息的来源、内容、形式等特征进行科学分类，便于信息的整理、存储和检索。4.安全保密原则：严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改或丢失。二、信息归档范围（一）行政文件类1.公司发布的各类规章制度、通知、通报、决定、决议等文件。2.公司召开的各类会议的会议纪要、记录、决议等文件。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件。4.公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等各类证照文件。5.公司的年度工作计划、总结、报告等文件。（二）人事档案类1.员工的个人简历、入职申请表、劳动合同、离职申请表等文件。2.员工的绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等文件。3.员工的工资表、考勤记录、福利发放记录等文件。4.员工的社会保险、住房公积金等相关文件。（三）财务档案类1.公司的财务预算、决算报告、财务报表等文件。2.公司的会计凭证、账簿、报表等财务核算文件。3.公司的税务申报、缴纳记录等税务相关文件。4.公司的审计报告、资产评估报告等文件。（四）业务档案类1.公司的市场调研报告、市场推广方案、销售合同等市场营销相关文件。2.公司的产品研发资料、技术方案、测试报告等产品研发相关文件。3.公司的生产计划、生产记录、质量检验报告等生产管理相关文件。4.公司的采购订单、供应商资料、采购合同等采购管理相关文件。（五）其他档案类1.公司的荣誉证书、资质证书、获奖文件等文件。2.公司的宣传资料、广告策划、活动方案等宣传推广相关文件。3.公司的信息化建设相关文件，如系统需求文档、系统测试报告、系统维护记录等。4.公司认为需要归档的其他各类文件。三、信息归档流程（一）文件收集1.各部门指定专人负责本部门文件的收集工作，确保文件的及时、完整收集。2.员工在工作过程中形成的文件，应及时整理并移交至本部门指定的文件收集人员。（二）文件整理1.文件收集人员对收集到的文件进行初步整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类。2.对文件进行编号、编目，编制文件清单，确保文件的标识清晰、准确。（三）文件审核1.各部门负责人对本部门整理好的文件进行审核，确保文件的真实性、准确性和完整性。2.对审核过程中发现的问题，及时通知文件整理人员进行修改和补充。（四）文件归档1.文件审核通过后，由文件整理人员将文件移交至公司档案管理部门或指定人员进行归档。2.档案管理部门或指定人员按照本制度的要求，对归档文件进行进一步的整理、分类和存储。（五）文件检索与利用1.档案管理部门或指定人员建立完善的文件检索系统，便于员工快速查找和利用归档文件。2.员工因工作需要查阅归档文件时，应填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门或指定人员处查阅。3.档案管理部门或指定人员应对文件的查阅情况进行记录，确保文件的安全和保密。四、信息归档要求（一）文件格式1.归档文件应采用通用的文件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，确保文件能够被正常打开和阅读。2.对于特殊格式的文件，如扫描件、图片等，应进行必要的转换或处理，使其能够与其他文件一同归档。（二）文件命名1.归档文件的命名应简洁明了，能够准确反映文件的内容和主题。2.文件命名应遵循一定的规则，如采用“部门名称+文件主题+时间”的格式，确保文件命名的一致性和规范性。（三）文件编号1.归档文件应进行统一编号，以便于文件的管理和检索。2.文件编号应具有唯一性，不得重复使用。（四）文件存储1.归档文件应存储在安全、可靠的存储设备上，如硬盘、光盘、磁带等。2.存储设备应定期进行备份，防止文件丢失或损坏。3.档案管理部门或指定人员应建立完善的文件存储管理制度，确保文件存储的安全和保密。（五）文件保密1.严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，对归档文件进行保密管理。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的文件，应采取加密、访问控制等措施，防止信息泄露。3.未经公司授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播归档文件。五、信息归档期限（一）行政文件类1.公司发布的各类规章制度、通知、通报、决定、决议等文件，应在发布后[X]个工作日内归档。2.公司召开的各类会议的会议纪要、记录、决议等文件，应在会议结束后[X]个工作日内归档。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件，应在签订后[X]个工作日内归档。4.公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等各类证照文件，应在证照颁发后[X]个工作日内归档。5.公司的年度工作计划、总结、报告等文件，应在年度结束后[X]个工作日内归档。（二）人事档案类1.员工的个人简历、入职申请表、劳动合同、离职申请表等文件，应在员工入职或离职后[X]个工作日内归档。2.员工的绩效考核记录、培训记录、奖惩记录等文件，应在考核、培训、奖惩结束后[X]个工作日内归档。3.员工的工资表、考勤记录、福利发放记录等文件，应在每月结束后[X]个工作日内归档。4.员工的社会保险、住房公积金等相关文件，应在办理相关手续后[X]个工作日内归档。（三）财务档案类1.公司的财务预算、决算报告、财务报表等文件，应在年度结束后[X]个工作日内归档。2.公司的会计凭证、账簿、报表等财务核算文件，应在会计年度结束后[X]个月内归档。3.公司的税务申报、缴纳记录等税务相关文件，应在税务申报、缴纳结束后[X]个工作日内归档。4.公司的审计报告、资产评估报告等文件，应在审计、评估结束后[X]个工作日内归档。（四）业务档案类1.公司的市场调研报告、市场推广方案、销售合同等市场营销相关文件，应在业务活动结束后[X]个工作日内归档。2.公司的产品研发资料、技术方案、测试报告等产品研发相关文件，应在产品研发项目结束后[X]个工作日内归档。3.公司的生产计划、生产记录、质量检验报告等生产管理相关文件，应在生产活动结束后[X]个工作日内归档。4.公司的采购订单、供应商资料、采购合同等采购管理相关文件，应在采购业务结束后[X]个工作日内归档。（五）其他档案类1.公司的荣誉证书、资质证书、获奖文件等文件，应在获得相关证书或奖项后[X]个工作日内归档。2.公司的宣传资料、广告策划、活动方案等宣传推广相关文件，应在宣传推广活动结束后[X]个工作日内归档。3.公司的信息化建设相关文件，如系统需求文档、系统测试报告、系统维护记录等，应在系统建设、测试、维护结束后[X]个工作日内归档。4.公司认为需要归档的其他各类文件，应在文件形成后[X]个工作日内归档。六、信息归档监督与检查（一）监督检查部门公司设立信息归档管理监督检查小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门、人力资源部门、财务部门等相关部门负责人为成员。监督检查小组负责对公司信息归档管理工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.信息归档管理制度的执行情况，包括文件收集、整理、审核、归档、检索与利用等环节的工作是否符合本制度的要求。2.信息归档的及时性、完整性和准确性，检查各部门是否按照规定的期限和要求完成文件的归档工作，归档文件是否齐全、完整、准确。3.信息归档的安全性和保密性，检查档案管理部门或指定人员是否采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、篡改或丢失。4.信息归档设备的管理情况，检查存储设备是否定期进行备份，存储环境是否安全可靠。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组每[X]个月对公司信息归档管理工作进行一次全面检查，检查结果以书面形式通报各部门。2.不定期抽查：监督检查小组根据工作需要，不定期对各部门的信息归档管理工作进行抽查，对发现的问题及时提出整改意见。3.专项检查：针对公司信息归档管理工作中的重点问题或薄弱环节，监督检查小组组织开展专项检查，深入分析问题原因，提出改进措施。（四）整改措施1.对于监督检查中发现的问题，各部门应及时制定整改措施，明确整改责任人，限期完成整改任务。2.整改完成后，各部门应将整改情况书面