信息巡查管理制度

信息巡查管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息管理，规范信息巡查工作，确保公司信息安全、准确、及时传递与使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位涉及的各类信息巡查管理工作，包括但不限于文件信息、数据信息、网络信息、办公设备信息等。（三）基本原则1.全面覆盖原则：对公司各类信息的产生、流转、存储等各个环节进行全面巡查。2.及时准确原则：及时发现信息问题并准确判断，确保信息的真实性、完整性和时效性。3.责任明确原则：明确各部门及人员在信息巡查中的职责，做到责任到人。4.预防为主原则：通过定期巡查和不定期抽查，提前发现潜在信息风险，采取措施加以预防。二、信息巡查职责分工（一）信息管理部门1.负责制定信息巡查计划和标准，组织实施公司层面的信息巡查工作。2.对巡查中发现的重大信息问题进行协调处理，并跟踪整改情况。3.定期汇总分析信息巡查结果，向公司管理层汇报信息安全状况。（二）各部门负责人1.负责本部门信息巡查工作的组织和实施，确保本部门信息符合公司规定。2.督促本部门员工遵守信息管理相关制度，对违规行为进行纠正和处理。3.及时向信息管理部门反馈本部门信息巡查中发现的问题，并配合做好整改工作。（三）信息使用人员1.负责日常工作中所涉及信息的自查，确保信息的准确性和合规性。2.发现信息问题及时向部门负责人报告，并配合进行整改。三、信息巡查内容（一）文件信息巡查1.文件的起草、审核、签发流程是否规范，是否符合公司相关规定。2.文件内容是否准确、完整，有无错别字、数据错误、表述不清等问题。3.文件的编号、格式是否统一，排版是否规范。4.文件的存档是否及时、完整，存储介质是否安全可靠。5.文件的借阅、归还记录是否齐全，是否按照规定流程进行操作。（二）数据信息巡查1.数据的录入是否准确，有无重复录入、错误录入等情况。2.数据的备份是否及时、完整，备份存储介质是否妥善保管。3.数据的访问权限设置是否合理，是否存在越权访问现象。4.数据的统计分析结果是否准确，能否为公司决策提供有效支持。5.涉及敏感数据的处理是否符合国家法律法规和公司保密规定。（三）网络信息巡查1.公司内部网络是否畅通，有无网络故障或中断情况。2.网络设备的运行状态是否正常，有无异常流量、攻击等情况。3.公司网站、邮件系统等网络应用的运行是否稳定，内容是否及时更新。4.员工在使用网络过程中是否遵守公司网络使用规定，有无违规访问外网、下载非法软件等行为。5.网络安全防护措施是否有效，如防火墙、杀毒软件等是否正常运行。（四）办公设备信息巡查1.办公电脑、打印机、复印机等设备的硬件是否正常运行，有无故障或损坏。2.办公设备上安装的软件是否合法合规，有无未经授权安装的软件。3.办公设备的使用记录是否完整，是否存在异常使用情况。4.办公设备的维护保养是否及时，是否按照规定进行定期巡检和维修。5.办公设备存储的信息是否安全，是否存在信息泄露风险。四、信息巡查方式与频率（一）巡查方式1.定期巡查：信息管理部门每月组织一次全面的信息巡查，各部门每周进行一次内部自查。2.不定期抽查：信息管理部门不定期对各部门信息管理情况进行抽查，重点检查关键信息环节和存在问题较多的区域。3.专项巡查：针对特定时期、特定项目或特定信息问题开展专项巡查，确保相关信息管理工作规范有序。（二）巡查频率1.文件信息巡查：每月至少进行一次全面检查，对重要文件随时进行抽查。2.数据信息巡查：每周进行一次数据准确性检查，每月进行一次数据备份情况检查。3.网络信息巡查：每天监测网络运行状态，每周进行一次深入的网络安全检查。4.办公设备信息巡查：每月对办公设备进行一次全面巡检，对重点设备不定期进行抽查。五、信息巡查流程（一）巡查准备1.信息管理部门根据巡查计划和标准，制定详细的巡查清单和检查表。2.组织巡查人员进行培训，使其熟悉巡查内容、方法和流程。3.准备好必要的巡查工具和设备，如电脑、移动存储设备、网络检测工具等。（二）现场巡查1.巡查人员按照巡查清单和检查表，对各部门的信息管理情况进行实地检查。2.通过查看文件资料、系统数据、设备运行状态等方式，收集信息巡查证据。3.与相关人员进行沟通交流，了解信息管理工作的实际情况和存在的问题。（三）问题记录与分析1.巡查人员对发现的问题进行详细记录，包括问题描述、发现时间、发现地点、涉及人员等。2.对问题进行初步分析，判断问题的严重程度和影响范围。3.将问题记录和分析结果及时反馈给信息管理部门和相关部门负责人。（四）整改通知与跟踪1.信息管理部门根据问题的严重程度，向相关部门发出整改通知，明确整改要求、整改期限和责任人。2.相关部门接到整改通知后，制定整改措施并组织实施。3.信息管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。（五）结果汇总与报告1.信息管理部门定期汇总信息巡查结果，形成巡查报告。2.巡查报告内容包括巡查基本情况、发现的问题及整改情况、信息安全状况评估等。3.将巡查报告提交给公司管理层，为公司决策提供参考依据。六、信息巡查问题处理（一）一般问题处理对于巡查中发现的一般性信息问题，如文件格式不规范、数据录入错误等，相关部门应在接到整改通知后的[X]个工作日内完成整改，并将整改情况反馈给信息管理部门。（二）重大问题处理对于巡查中发现的重大信息问题，如网络安全事件、敏感数据泄露等，信息管理部门应立即启动应急预案，并及时向公司管理层报告。相关部门应在公司统一指挥下，迅速采取措施进行处理，最大限度降低损失和影响。处理结果应形成专项报告，报公司管理层审阅。（三）违规行为处理对于在信息巡查中发现的违规行为，如违反文件管理规定、网络使用规定等，按照公司相关奖惩制度进行处理。情节严重的，依法追究相关人员的法律责任。七、信息巡查工作的监督与考核（一）监督机制1.公司设立信息巡查监督小组，由公司管理层、信息管理部门负责人及相关人员组成。2.监督小组定期对信息巡查工作进行检查和监督，确保巡查工作按照制度要求认真执行。3.接受员工对信息巡查工作的监督和投诉，对反映的问题及时进行调查处理。（二）考核办法1.将信息巡查工作纳入各部门绩效考核体系，考核内容包括巡查工